Participatief aan de slag met Records in Contexts

VRG verwerkt eigen fotomateriaal © UGent

Op 7 december sprak Alexandra Eveleigh over de rol van de archivaris in tijden van (online) participatie, in de webinarreeks To image otherwise: future archives. De lezing inspireerde Isabel Rotthier, hoofdarchivaris van de Universiteit Gent, om met FARO in gesprek te gaan over de digitale en participatieve werking van het universiteitsarchief.

ArchIT als digitale hoeksteen

Het Universiteitsarchief Gent werkt sinds kort met een nieuwe archiefomgeving ArchiT. Isabel licht toe waarom: “Het universiteitsarchief kreeg de laatste jaren veel contextvragen, zoals ‘Wat was de rol van de rector doorheen de geschiedenis?’, ‘Wie waren de verschillende rectoren?’, ‘Hoe evolueerden de inschrijvingen van studenten doorheen de jaren?’. We doken in ons archief om deze vragen te beantwoorden, en wilden die informatie ook graag voor anderen beschikbaar maken.” Omdat de UGent-website enkel recente informatie mag bevatten, was er nood aan een digitale ‘archiefomgeving’.

Daarom rolde de UGent in het najaar 2021 ArchIT uit. Dit archiefsysteemlandschap heeft twee centrale bouwstenen: het GIAS-platform en Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). GIAS is het Gemeenschappelijk Informatie- en ArchiefbeheerSysteem van de stad Gent en eGOV Oost-Vlaanderen. DAV levert het serieregister en het digitaal depot aan. Dat serieregister is een centraal register voor de Vlaamse overheid waarin regels vastgelegd zijn voor het beheren en bewaren van categorieën van bestuursdocumenten of series. UGent zette in ArchIT een eigen, losstaande UGIAS-omgeving op, verrijkt met een aantal principes van Records In Contexts.

Archieven. What’s in a name?

In UGIAS (Universitair Gemeentelijk Informatie- en ArchiefbeheerSysteem) kunnen zowel volledige archieven als collecties, series, losse stukken of onderdelen van archiefstukken opgenomen worden. “Alle archiefeenheden staan op zichzelf en kunnen onderling gelinkt worden. Dit kan zowel hiërarchisch (via een boomstructuur) als relationeel opgebouwd en getoond worden,” verklaart Isabel. Zo’n archiefeenheid kan gekoppeld worden aan UGent-actoren (bijvoorbeeld ‘Rik Van de Walle’) en UGent-functies (bijvoorbeeld ‘rector’), maar ook aan externe websites zoals Wikipedia, Archiefpunt of eender welk archief-, bibliotheek- of museumsysteem.

RIC-omgeving ‘rector’ © UGent

Een actor kan breed ingevuld worden: niet enkel personen (professoren, studenten, alumni …) en organisaties (bestuur, administratie, verenigingen …) maar ook positions en systems kunnen beschreven worden. Isabel licht verder toe: “Met positions kunnen we mandaten of organisatie-eenheden beschrijven, zoals een rector, faculteit of opleidingscommissie. In systems beschrijven we alle supercomputers, servers en databanken die al dan niet nog actief in gebruik zijn.”

Ook de functies worden erg ruim ingevuld: functies, gebeurtenissen, evenementen, opleidingen, disciplines, dossiers, verhalen … kunnen allemaal beschreven worden en gelinkt worden aan de relevante archiefeenheden.  

Vele handen? 

Deze relationele archiefbeschrijving binnen ArchIT is uitdagend en vraagt veel werk. Het universiteitsarchief werkt al langer samen met zijn achterban van ‘UGenters’ bij inventarisaties of bij het aanleveren van extra content of context bij archieven, actoren of functies. Bij de ingebruikname van ArchIT in de loop van 2022 wordt deze participatieve werking verder opgeschaald. Het universiteitsarchief biedt workshops, handleidingen en methodes om content uit te schrijven, archiefmateriaal te scannen … Zo kunnen allerlei UGenters actoren en functies beschrijven, bestaande beschrijvingen verrijken en bijhorende digitale objecten opladen.

"ArchIT is geen crowdsourcingplatform zoals Vele handen, waaraan allerlei participanten kunnen deelnemen en bijdragen. Momenteel is er een gerichte samenwerking met enkel UGenters. Bij de verdere ontwikkeling wordt wel bekeken hoe er kan samengewerkt worden met bestaande platformen zoals MADOC (vakgroep Geschiedenis UGent) en zal de geplande GIAS-crowdsourcingmodule binnen ArchIT geïntegreerd worden."

Participatie van UGenters

Prof. Moerloose contextualiseert en waardeert zijn archief. © UGent

Participatief werken is geen apart proces maar is een onderdeel van de algemene archiefwerking. Op acquisitie-niveau wordt iedereen binnen de UGent aangemoedigd om het eigen archief te beschrijven, te contextualiseren en indien gewenst ook (mee) in te scannen. Jaarlijks wordt onder meer aan studentenverenigingen gevraagd om de minimale gegevens van hun actor- of functiefiches aan te vullen.

VRG scant eigen archiefmateriaal. © UGent

"We betrekken de universiteitsgemeenschap ook bij het waarderen van archiefmateriaal. Zo werkten de UGenters actief mee aan het opstellen van de selectieregels van het universiteitsarchief."

Bovendien werkt het universiteitsarchief vraaggestuurd. Isabel vertelt: “We merkten dat er een grote interesse was in historische plannen van de UGent-gebouwen en in namenlijsten van wie vroeger aan de UGent studeerde. We mobiliseerden vrijwilligers om alle namen van de inschrijvingsregisters te transcriberen (1817-1929) en studenten Architectuur om de historische plannen van de UGent te inventarisen en te digitaliseren.”

UGenters appreciëren de relationele archiefomgeving: hun werk wordt mee opgenomen in een groter geheel dat straks volledig doorzoekbaar wordt.

Archivaris als spelverdeler

Het universiteitsarchief biedt een kader waarbinnen verschillende spelers aan de slag kunnen met archiefmateriaal. Isabel ziet zich vooral als spelverdeler: “We controleren of de regels van het inventariseren en digitaliseren gevolgd worden, maar we doen geen systematische controle op inhoud. Zo kijken we de getranscibeerde namen bijvoorbeeld niet na.” UGenters krijgen een grote mate van autonomie bij het beschrijven, opladen en digitaliseren van archiefmateriaal. Het is wel de archivaris die de finale ‘go’ geeft om de aangeboden content publiek toegankelijk te maken.

Wanneer we vragen naar tips voor andere archieven die (digitale) participatie (verder) willen uitbouwen, geeft Isabel nog het volgende mee: “Participatie is geen aparte peiler in je werking. Integreer het in de volledige archiefwerking van je dienst. Vertrek daarbij steeds van de vraag of de nood van je gebruiker. Wanneer er een duidelijke nood is, is participatie een evidentie.”

Zelf participatief aan de slag?

Geïnspireerd door het verhaal van Isabel Rotthier en benieuwd hoe ook u digitale participatie in uw archief kan verhogen? De lezing van Alexandra Eveleigh kan hier herbekeken worden. Een kort verslag van de vragen die gesteld zijn, leest u hier. Lees meer over participatie in ons dossier op de Erfgoedwijzer.

Kent u goede participatieprojecten in archieven? Laat ons dat dan zeker weten via jelena.dobbels@faro.be. Eind voorjaar 2022 organiseert FARO i.s.m. Archiefpunt een driedaagse basiscursus over participatie voor archieven. Daarvoor zijn we op zoek naar inspirerende voorbeelden.

Benieuwd naar meer?

Sinds 2012 werkt de Expert Group on Archival Description van de International Council on Archives (ICA) aan een nieuwe beschrijvingsstandaard voor archiefmateriaal: Records In Contexts (RIC). RIC integreert en bouwt verder op de vier bestaande standaarden: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF en ISDIAH. In 2016 werd een eerste conceptueel model voorgesteld. De internationale archiefsector werd uitgenodigd om feedback te geven, wat de VVBAD deed samen met de Nederlandse KVAN. Het conceptuele RIC-model van ICA documenteert welke concepten en relaties nodig zijn om archieven te beschrijven, maar bepaalt niet welke technieken daarvoor gebruikt moeten worden. Er is nog geen definitieve RIC; momenteel is er versie 0.2. In 2022 volgt een update. Het Archive Nationale de France ontwikkelt de onthologie. Het Stadsarchief Amsterdam is bezig met de implementatie van RIC en blogt hier regelmatig over.

Op vrijdag 11 februari 2022 vindt het volgende internationale webinar plaats in de reeks To Imagine Otherwise: Future Archives. Michelle Caswell, Associate Professor of Archival Studies aan de University of California Los Angeles (UCLA), zal het daarin hebben over wat een feministische benadering kan betekenen voor de waardering van archieven. Meer info en de mogelijkheid tot inschrijven vindt u hier.

Foto’s: VRG verwerkt eigen fotomateriaal // RIC-omgeving ‘rector’ // Prof. Moerloose contextualiseert en waardeert zijn archief // VRG scant eigen archiefmateriaal. © UGent

Jelena Dobbels