Werken en mailen, het lijken synoniemen: wiens dag wordt er niet bepaald door de mailbox? “Hopeloos ouderwets”, zegt Kim Spinder, mailen is op zijn minst niet goed voor de focus, en eigenlijk groot tijdsverlies. En dus stopte ze er radicaal mee. Ik koos voor de gouden middenweg en paste haar tips toe om te minderen.

Dit is wat ik deed:

• Ik neem meer de telefoon. Tot mijn verbazing levert dat een grote winst op. Kwesties zijn sneller uitgeklaard dan via ellenlange mailcorrespondenties. En voorlopig staat de telefoon niet roodgloeiend.
• Ik stuur zelf minder mails. Omdat ik dus bel, maar ook omdat ik vragen aan collega’s opspaar in plaats van ze snel even op mail te zetten. Heel wat dingen zijn eigenlijk niet zo dringend en kunnen besproken worden als je elkaar eens in de wandelgangen treft. Je hebt dan ook meteen antwoord en dat is wel zo makkelijk. Op mijn smartphone hou ik lijstjes bij met dingen die ik nog moet vragen.
• Ik check mijn mail minder vaak. Volgens Kim Spinder is eenmaal per dag ideaal, maar dat lukt me niet. Wel probeer ik ’s ochtends even mail-loos te zijn. Mijn werkmail verdween ook van de smartphone. Het motto is nu: we gaan zitten voor mail en openen enkel een bericht als we er ook iets mee gaan doen (lezen, antwoorden, opslaan).
• Ik klasseer documenten sneller. De mailbox was bij mij vaak een lange to-dolijst. Nu probeer ik documenten al op te slaan in een map zodra ik ze ontvang. Als ik dan het dossier behandel, heb ik meteen alles bij de hand en moet ik niet door de mailbox gaan scrollen (want dan zie ik weer andere berichten en ben ik afgeleid).
• Ik geef het goede voorbeeld. Door goed na te denken vooraleer ik mensen in CC zet, en even na te denken alvorens ik 'reply to all' druk. Want daarin schuilt veel mailoverlast.

De voorbije maand was op mailgebied alvast een stuk rustiger. Er is slechts één nadeel: als je jarenlang in een 'ik-mail-dus-ik-ben'-focus hebt geleefd, is een legere mailbox best confronterend. Misschien moet ik me toch nog inschrijven op een paar extra nieuwsbrieven?

Veel meer tips op http://wequitmail.nl/