In het kader van de beslissing van de Vlaamse Regering over de operationalisering van het Vlaams Instituut voor de Archivering (VIAA) onderzoekt het project Digitaal Archief Vlaanderen de mogelijkheden van een gemeenschappelijke dienstverlening voor langetermijnbewaring van digitale overheidsinformatie. Digitaal Archief Vlaanderen is een structurele samenwerking tussen de Vlaamse overheid, KU Leuven/LIAS, het Vlaams Parlement, FelixArchief/eDAVID en het VIAA.

Duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie? Behouden van de bewijskracht van digitaal ondertekende documenten? Terugvinden en ontsluiten van gearchiveerde digitale informatie? Duurzame archivering van digitale overheidsinformatie is meer dan extra opslagruimte voorzien. Binnen de Vlaamse overheid, de lokale besturen en bij andere maatschappelijke sectoren, zoals het culturele erfgoed of het wetenschappelijk onderzoek, is de nood aan doorgedreven ondersteuning van duurzame archivering sterk aanwezig.

Buitenlandse praktijkvoorbeelden tonen aan dat een gemeenschappelijke organisatie van diensten voor digitale archivering verschillende schaalvoordelen biedt en kostenefficiënter is.

Doelstelling

Eind 2012 keurde de Vlaamse Regering de opstart van het Vlaams Instituut voor de Archivering (VIAA) goed. De operationalisering van het VIAA zal uitgevoerd worden door Waalse Krook vzw, met in de raad van bestuur vertegenwoordigers van de Vlaamse ministers Lieten, Schauvliege en Bourgeois en experten van o.a. de VRT, de KU Leuven, de Universiteit Gent, de Coördinerende archiefdienst, FARO en iMinds vzw. Beide zijn ook verantwoordelijk voor de voorbereiding van het project.

In maart 2014 moet een plan voor de verzelfstandiging van VIAA op tafel liggen, waarin ook de aanpak op het vlak van digitale overheidsinformatie een plaats moet krijgen.

In voorbereiding hiertoe werd het project Digitaal Archief Vlaanderen gestart, waarin de Vlaamse overheid, KU Leuven/LIAS, het Vlaams Parlement en FelixArchief/eDAVID structureel samenwerken met het VIAA om de mogelijkheden van een gemeenschappelijke dienstverlening voor langetermijnbewaring van digitale overheidsinformatie te onderzoeken.

Eind 2014 krijgt VIAA dan haar definitieve vorm.

Participatie

De partners binnen dit project vinden het belangrijk om rekening te houden met de noden van de archiefsector, in eerste instantie de zorgdragers die onder het Archiefdecreet vallen. Daarom wordt voorzien in de oprichting van een klankbordgroep.

Via deze klankbordgroep wil het projectteam niet alleen een platform voor inbreng bieden, maar willen we de zorgdragers ook ondersteunen om de opportuniteit en de concrete impact van deze gemeenschappelijke dienstverlening voor de eigen organisatie in te schatten.

In totaal worden in de loop van dit jaar een zestal bijeenkomsten voorzien, die zich niet alleen richten op de archiveringsexperten, maar evenzeer tot beheerders, proces- en informatieverantwoordelijken en IT’ers.

De eerste bijeenkomst van deze klankbordgroep wordt tweemaal georganiseerd om een maximale participatie toe te laten:

• 24/6/2013 van 9 tot 12u in Antwerpen, Anna Bijnsgebouw, Lange Kievitstraat 111-113, zaal Rubens (2de verdieping)
• 26/6/2013 van 9 tot 12u in Brugge, Jacob Van Maerlantgebouw, Stationsplein, zaal Quercus (gelijkvloers)

Kandidaten melden zich vóór 11/6/2013 bij de projectleider: luc.truyens@viaa.be

Planning en aanpak

In de eerste fase werkt het projectteam een generieke blauwdruk voor een bedrijfs- en data-architectuur uit, samen met een functionele en technologische architectuur. Deze architectuur baseren we op de bestaande voorzieningen bij de partners en de geldende standaarden voor archivering. Ze omvat zowel bestaande als te ontwikkelen functionaliteiten. Oplevering van deze eerste fase voorziet het projectteam op 25 september 2013.

In de tweede fase ontwikkelt het projectteam een business case die de effecten van het gezamenlijk inrichten van de bij de partners bestaande diensten en het ontwikkelen van nieuwe diensten, zowel op financieel, juridisch, organisatorisch als beheersmatig vlak in kaart brengt.

Finaal worden een aantal voorstellen voor tarifering van de te organiseren dienstverlening voorgelegd. De resultaten van deze fase worden verwacht in het voorjaar van 2014.

Meer lezen?

Alle informatie over het project wordt gebundeld op een aparte website.