De meer dan twintig KU Leuven Bibliotheken beheren topcollecties en inspirerende leerruimtes en bieden ook een uitgebreide dienstverlening voor onderzoekers, docenten, studenten en externe bezoekers.

Met meer dan 80.000 bezoekers op jaarbasis en vele evenementen en VIP- bezoeken gekoppeld aan de werking van KU Leuven Bibliotheken neemt de Universiteitsbibliotheek een specifieke plaats in binnen onze werking. Tijdens het feestjaar 600 jaar KU Leuven in 2025 en bij het de herdenking van het 100 jarig bestaan van het gebouw in 2028 verwachten we een extra aantal evenementen die moeten voorbereid en in goede banen geleid moeten worden.

De Universiteitsbibliotheek biedt huisvesting aan verschillende diensten van KU Leuven Bibliotheken: Stafdienst, Artes, Bijzondere Collecties, Nexus en Bibliotheekdiensten naast enkele externe diensten. Om efficiëntie en eenheid te creëren rond het gebruik van het gebouw wordt vanuit de stafdienst een groep medewerkers ingezet voor het onthaal en de toeristische werking, VGM-coördinatie, opvolging IT, gebouwenbeheer, transporten en verhuizingen en ondersteuning voor de prestigieuze tentoonstellingen en evenementen. Een aantal van deze zaken worden via één budget vanuit de stafdienst beheerd.

Website van de eenheid

Functie

• Je schrijft mee het beleid uit inzake tentoonstellingen, evenementen en publieksbemiddeling van KU Leuven Bibliotheken, je zorgt dat het geïmplementeerd wordt en zorgt voor de opvolging ervan met je eigen team.
• Je verleent advies aan het MT KU Leuven Bibliotheken over tentoonstellingen, evenementen en publieksbemiddeling, stelt beleidsnota’s op, maakt analyses en schrijft projectvoorstellen uit die besproken en gevalideerd worden op het MT. 
• Als teamleidinggevende sta je in voor een goede organisatie van het onthaal van de Universiteitsbibliotheek, de coördinatie van tentoonstellingen en evenementen in het gebouw, het gebouwenbeheer. Dit doe je samen met je team dat bestaat uit de coördinator tentoonstellingen, de onthaalmedewerkers en de medewerkers facilitaire dienst.
• Je werkt je snel in in de geplande activiteiten en de tentoonstelling voor 600 jaar KU Leuven.
• Je bereidt het feestjaar 2028 voor, doet voorstellen (tentoonstelling, publicaties, herwerking opstelling Toren, evenementen,…) en werkt deze samen met je team en externen verder uit.
• Je stuurt je team aan en organiseert op zeer regelmatige basis teamoverleg en verschillende momenten van werkoverleg.
• Je coördineert de onthaal- en toeristische werking in het gebouw, bent secretaris van de Stuurgroep Toren en neemt deel aan de Stuurgroep Beiaard. 
• Je bent de coördinator van het overleg gebouwbeheer en stuurt de medewerkers van het facilitaire team aan die de opvolging van de verschillende ruimteaanvragen, werven/aanpassingen in huis opvolgen.
• Je beheert verschillende kredieten waaronder: tentoonstellingskrediet, krediet tentoonstellingsmateriaal, IT Budget, toerisme en torenkrediet.
• Met je team sta je in voor de coördinatie en organisatie van evenementen in het gebouw en het beheer van het materiaal hiervoor
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de update van de handleidingen van de vergader- en evenementenlokalen
• Je bent verantwoordelijk voor de webpagina's, formulieren en overeenkomsten met betrekking tot evenementen. 
• Je werkt nauw samen met je collega’s binnen de stafdienst maar zeker met de stafmedewerker communicatie en stafmedewerker financiën.
• Je werkt nauw samen met de andere diensten en afdelingen van KU Leuven (Bibliotheken) en externe partners.
• Je bent lid van de relevante overlegorganen binnen KU Leuven Bibliotheken.
• Je bent lid van het stafoverleg
• Je hebt regelmatig overleg met de Directeur KU Leuven Bibliotheken en kan haar vervangen in bv. de Commissie Cultuur KU Leuven.​