• Waar en wanneer? U kunt de evaluatie plannen tijdens een van de gebruikelijke vergadermomenten. Evenzeer kan het een goed idee zijn om een apart moment uit te trekken voor een grondige evaluatie (een strategische denkdag bijvoorbeeld). En waarom niet op een bijzondere locatie? Op die manier nemen de raadsleden vanzelf al wat meer afstand tot de praktijk.

Hoe?

Hieronder volgen zes types werkvormen die u kunt inzetten. Sommige zijn heel formeel, andere eerder informeel. Zoals gezegd moet u bekijken welke sfeer uw raadsleden nodig hebben om open in gesprek te gaan. Een interessante toolbox vol suggesties voor werkvormen is de code of governance toolkit.

Online enquête

De bestuursleden via een online survey bevragen over de werking van de raad van bestuur heeft als voordeel dat iedereen anoniem kan reageren. Deze bevraging verloopt ook relatief snel en levert overzichtelijke cijfers op om nadien verder te bespreken tijdens een vergadering. Anderzijds kan het ook wat afstandelijk en zelfs formalistisch overkomen. De vraag is ook of alle bestuurders wel bereid zijn om de enquête in te vullen.

Goedbestuur.be biedt een standaardbevraging aan, maar u kunt natuurlijk ook zelf een bevraging organiseren via Google Forms over SurveyMonkey. Baseer u voor de vraagstelling bijvoorbeeld op:

• de bestuursbarometer;
• de vragenlijst gedeelde diagnose goed bestuur van VOCA;
• de inspirerende vragenlijst over de rol van de bestuursleden in de code of governance toolkit (pagina 29).

Een checklist

Met (een deel van) de bestuursleden een checklist overlopen, biedt houvast. Dit kan een goede manier zijn om te bekijken hoever men staat ten opzichte van de theorie van goed bestuur. Ideaal dus als eyeopener, of als houvast en laatste controle nadien.

• De Nederlandse toolkit governance code cultuur maakt veel gebruik van dergelijke checklists.
• Bij de Code Bilsen hoort een checklist voor het opstellen van een huishoudelijk reglement. Ook de Code Bilsen zelf kunt u tot een checklist omwerken.
• Op de Nederlandse website van het nationaal register vindt u tal van checklist, bijvoorbeeld over de profielen van bestuurders, de beoordeling van de voorzitter en de opleiding en professionalisering van de raadsleden.

Matrix

Om beslissingen te nemen over de taakverdeling tussen de verschillende bestuursorganen kan een matrix handig zijn.

• Zo’n schema staat bijvoorbeeld in de vragenlijst gedeelde diagnose goed bestuur.
• FARO maakte zelf een matrix om het gesprek aan te gaan over competenties en profielen binnen uw raad van bestuur. Inspiratie daarvoor haalden we bij de Charities Governance Toolkit.

U kunt een checklist voorbereiden en overlopen, of de deelnemers een matrix laten maken (zoals aangegeven in de code of governance toolkit pagina 19).

Stellingen stemmen

Een groepsgesprek over goed bestuur in gang zetten kan aan de hand van straffe stellingen. Ideeën voor stellingen vindt u bijvoorbeeld in de checklist voor social-profitorganisaties, in deze presentatie en u kunt ook de richtlijnen van de Code Bilsen omzetten in stellingen. De stemming zelf kunt u op verschillende manieren aanpakken:

• u kan mensen laten stemmen via handopsteking of werken met groene en rode kaarten;
• via gratis tools als kahoot en nearpod kunnen de raadsleden via hun smartphone stemmen. U projecteert het resultaat dan plenair;
• voor informelere groepen kan het een idee zijn om mensen op een lijn hun positie te laten bepalen;
• een tussenvorm is het werken met dotmocracy-formulieren waarop mensen schriftelijk kunnen aangeven hoe ze tegenover een bepaalde stelling staan;
• u kunt het stellingenspel ook als een quiz verpakken, zoals in deze handleiding (pagina 13).

Worldcafé

Met deze formule legt u vragen voor aan kleine doelgroepjes. Per tafel voorziet u een tafelvoorzitter die noteert en de discussie modereert. Na twintig minuten schuift de groep door. De voorzitter blijft zitten, ontvangt een nieuwe groep en legt de vraag opnieuw voor, aangevuld met de suggesties uit de eerste groep. In totaal kunt u zo drie rondes doen. U kunt hierop variëren door niet door te schuiven, maar mensen langer over één topic te laten doorpraten. Of u kunt alle deelgroepen dezelfde vraag geven en hierover laten terugkoppelen naar het plenum. Inspiratie voor vragen en werkwijze vindt u bijvoorbeeld in de Code Bilsen en in de code of governance toolkit (pagina 32).

Leren van anderen

Goede (en minder goede) voorbeelden van anderen maken de invulling goed bestuur een stuk concreter. Denk aan voorbeelden van huishoudelijke reglementen, van transparante documentenflows of de manier waarop anderen het overleg met de stakeholders organiseren. Google dus en ga op zoek naar interessante cases (of bel FARO). U kunt deze voorbeelden op papier analyseren of een gesprekspartner uitnodigen om hierover te vertellen. Lijst per voorbeeld op wat de sterke punten zijn, wat u minder goed vindt en vooral: welke elementen u wilt meenemen in uw eigen werking. Voorbeelden van aftredingsroosters vindt u in de Code Bilsen en bij de cultural governance toolkit. In die laatste toolbox vindt u ook materiaal over het opstellen van een jaarkalender of een jaarverslag. Handig, want zo hoeft u zelf het warm water niet uit te vinden.

Mixen maar

• Zo kunt u bijvoorbeeld starten met een online bevraging, de resultaten verder uitdiepen in een worldcafé en afsluiten met een matrix-oefening.
• Of u start met een checklist, vervolgens projecteert u stellingen en kleine groepjes gaan daarna aan de slag met een verdere vraag.
• Of u begint met stellingen, leert daarna van anderen en werkt daarna een checklist uit.

Ook kunt u de oefeningen spreiden over verschillende groepen, en bijvoorbeeld de checklist eerst met uw voorzitter bekijken, vervolgens een evaluatie doen met de voltallige raad van bestuur en ten slotte met een kleine deelwerkgroep een huishoudelijk reglement opstellen.