Op 1 april 2010 organiseerde de VVBAD-werkgroep rond automatisering een studienamiddag rond substitutie, ook vervanging genoemd, onder de titel: 'Substitutie, magda?'. Substitutie houdt in dat een analoog archiefstuk wordt gedigitaliseerd en vervolgens vernietigd. De centrale vragen zijn:

• Is substitutie toegelaten?
• Wanneer wel/niet?
• Welke procedure moet hiervoor gevolgd worden (ten aanzien van het Rijksarchief)?

Een gedetailleerd verslag van de studienamiddag vindt u samen met de podcasts van de presentaties op de webstek van de VVBAD. Ik zal mij dan ook beperken tot de hoofdlijnen.

De studienamiddag begon met een inleidend woord van Filip Boudrez (Stadsarchief Antwerpen, voorzitter werkgroep automatisering).

De eerste voordracht werd gegeven door Edwin Jacobs van het advocatenkantoor Time.Lex en behandelde de juridische aspecten van substitutie. Dit kantoor is gespecialiseerd in IT-recht.

Volgens de wetgever is een origineel document een papieren document met een handtekening. Onder invloed van de alsmaar grotere digitale wereld evolueert de interpretatie die men geeft aan de term 'origineel document'. De nadruk komt nu meer op de integriteit en authenticiteit van de inhoud te liggen, veeleer dan op de drager. De relevante wetgeving verschilt vaak van document tot document. Voor substitutie van sommige documenten zoals facturen, sociale documenten, boekhoudkundige documenten en contracten heeft de wetgever expliciet regels vastgelegd. Als casus werd de e-factuur uitgebreid behandeld. In de meeste gevallen is er geen wet die substitutie van bepaalde documenten regelt.

Wetgeving rond een trusted archiving service werd wel uitgewerkt, maar is nooit echt van de grond gekomen. De EU werkt momenteel aan richtlijnen die zullen bepalen waaraan firma’s die een trusted archiving service aanbieden, moeten beantwoorden.

De afwezigheid van een uniforme wetgeving voor substitutie brengt met zich mee dat men aan de hand van de noden en verplichtingen moet inschatten of substitutie kan. Ook 'corporate governance', het beleid van de organisatie, kan dit eveneens beïnvloeden.

De tweede voordracht was van Rolande Depoortere van het Algemeen Rijksarchief. Zij behandelde het archiefwettelijk kader en het beleid van het Rijksarchief ten aanzien van substitutie. Het Rijksarchief erkent het nut van substitutie wanneer de oorspronkelijke drager aan het vergaan is, bijvoorbeeld bij nitraatfilms.

Substitutie wordt weldegelijk gezien als het vernietigen van archiefbescheiden. Voorafgaande toelating van de Algemeen Rijksarchivaris (of zijn afgevaardigde) is dus vereist. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen originelen en kopieën. Ook na het digitaliseren wenst het Rijksarchief op de hoogte gehouden te worden. Archivalia worden vaak bewaard omwille van hun bewijskracht, het Rijksarchief stelt dan ook dat substitutie van deze documenten slechts kan wanneer de digitale kopie dezelfde juridische bewijskracht heeft. Depoortere geeft enkele voorbeelden van goedgekeurde substitutietrajecten: de pensioendossiers van de openbare sector, medische dossiers en dossiers van verzekeringen voor geneeskundige verzorging en effecten aan toonder.

De voorkeur van het Rijksarchief gaat uit naar het papieren origineel. Papier wordt als duurzamer aanzien. Een Europese bevraging toont aan dat deze gedachtegang algemeen gangbaar is in de EU, met uitzondering van Nederland.

Het Rijksarchief neemt de volgende standpunten in m.b.t. substitutie:

• Geen substitutie van archieven die zich reeds in het Rijksarchief bevinden.
• Geen substitutie van te bewaren archieven die zich nog bij de archiefvormer bevinden.
• Substitutie is toegelaten voor stukken die op termijn vernietigd mogen worden indien de authenticiteit gegarandeerd is tijdens de dynamische en semidynamische fase.

Verder adviseert het Rijksarchief ook een financiële afweging te maken (staan de kosten in verhouding tot de voordelen van substitutie).

Om tot substitutie over te gaan stelt het Algemeen Rijksarchief de volgende eisen:

• De kopieën moeten aan bepaalde kwaliteitscriteria voldoen.
• Er moeten stabiele formaten en dragers gebruikt worden.
• Het digitaliseringproces moet gedocumenteerd zijn.
• Er moet een betrouwbaar beheerssysteem gebruikt worden. Bv: MoReq2.
• Het Rijksarchief wordt op de hoogte gehouden voor en na het digitaliseren.

Tegelijk stelt het Rijksarchief dat indien het origineel digitaal is, het ook digitaal bewaard moet worden.

De derde spreker was Ingmar Koch, archiefinspecteur voor Nederlands Limburg en Noord-Brabant. De spreker begint met te beklemtonen dat de substitutie zelf het probleem niet is, maar wel de exponentiële toename van de vereiste opslagcapaciteit om al dat gedigitaliseerde archief te bewaren.

In Nederland is substitutie toegelaten. De archiefwetgeving legt de criteria vast voor alle archieven (niet voor specifieke documenten of dossiers zoals in België) en dit reeds sinds 2005. In Nederland ziet men vervanging ook niet als het vernietigen van archief zoals in België. Voor 2005 mocht substitutie niet, maar moest digital born archief wel digitaal worden overgedragen. Er zijn toetsingscriteria die bepalen of er gesubstitueerd mag worden. Deze hebben betrekking op de kwaliteit, metadata, procedures, een vervangingsbesluit e.d. Opvallend is dat de wetgever geen beperking in de tijd heeft vastgelegd voor substitutie. Er is dus niet bepaald dat men alleen stukken van bijvoorbeeld na 1900 mag vervangen. Dit in tegenstelling tot sommige andere Europese landen. Alvorens tot substitutie kan worden overgegaan, is toestemming van de archiefinspectie vereist (althans voor te bewaren stukken). Compressie van de digitale stukken is toegelaten, zei het niet om het even welke compressie. Dit in tegenstelling tot veel vakliteratuur die zich uitspreekt tegen compressie omwille van de duurzaamheid.

Filip Boudrez hield het slotwoord. Hij merkte op dat het niet alleen belangrijk is goed te digitaliseren, maar het gedigitaliseerde materiaal ook van de nodige authentieke en integere metadata te voorzien. Verder stelt het probleem van duurzaamheid zich ook bij het digital born materiaal. Boudrez sloot de studienamiddag af met een oproep voor een breed, interdisciplinair overleg over metadata.

ADDENDUM

In de Bibliotheek- & Archiefgids van juni, 2010/3 verscheen een artikel van Filip Boudrez en Paul Drossens waarin deze problematiek uitgebreid besproken wordt. Het artikel staat ook op de webstek van de VVBAD.