Deelcollecties wijzen de weg

Nottebohmzaal, Hendrik Consciencebibliotheek

Bibliotheken beschrijven hun boeken in een catalogus, die zo al gauw duizenden en duizenden verschillende records bevat. Maar hoe groter de collectie, hoe moeilijker het wordt om een algemeen zicht te krijgen op de thema’s en profielen waarrond een bibliotheek verzamelt. Het is onmogelijk om door de vele publicaties heen de deelcollecties nog te herkennen. Dat probleem kan opgelost worden door het maken van collectiebeschrijvingen, iets wat ook in de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience met succes wordt toegepast.

Op vraag van de bibliotheek werd de bibliotheeksoftware uitgebreid met een nieuwe module, gebaseerd op het Cometa-model dat FARO, PACKED en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek ontwikkelden. Voorlopig werden reeds meer dan honderd deelcollectiebeschrijvingen aan de catalogus toegevoegd. Elke collectiebeschrijving bevat onder meer een korte omschrijving van waar de deelcollectie over gaat, welke materiaaltypes ze bevat en waar ze vandaan komt. Iedere beschrijving linkt bovendien door naar een overzicht van alle individuele publicaties die deel uitmaken van de collectie. Wie bijvoorbeeld op zoek is naar de boeken uit de bibliotheek van het Volkskundemuseum, in 2011 in zijn geheel overgebracht naar de Consciencebibliotheek, vindt die nu in één beweging terug.

De reeds beschreven deelcollecties zijn bijna allemaal zogenaamde herkomstcollecties: de publicaties vormen één collectie omdat ze allemaal van dezelfde schenker of verkoper afkomstig zijn. Maar ook andere criteria lenen zich uitstekend voor het maken van collectiebeschrijvingen, zoals publicatietypes (bv. een deelcollectie van alle incunabelen), onderwerp of thema (bv. immaterieel erfgoed).