Deze publicatie vloeide voort uit de cursus Digitaal documentbeheer van het cursustraject Digitaliseren en digitaal archiveren van FARO. Met dit voorbeeld van goede praktijk willen we tegemoetkomen aan de behoefte naar een praktische benadering van digitaal documentbeheer. We vertellen niet alleen wat een organisatie moet doen om op een goede manier digitale documenten te beheren, maar ook hoe. Voor de verschillende stappen uit het proces verwijzen we naar software waarmee u dit concreet kan realiseren. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruikgemaakt van opensourcesoftware.

De nadruk ligt op het beheren van kantoordocumenten. Met kantoordocumenten bedoelen we tekstdocumenten, rekenbladen, e-mails en presentaties. Dit neemt niet weg dat ook afbeeldingen, geluid en bewegend beeld aan bod komen. In dit document bieden een voorbeeld van goede praktijk voor digitaal documentbeheer bij kleine en middelgrote organisaties. De inhoud van dit document kan voor grotere organisaties eveneens interessant zijn, al zal de werkwijze die we hier voorstellen mogelijk niet voldoen aan alle behoeften van een grote organisatie. Het is mogelijk dat een deel van de werkzaamheden, zoals hier beschreven, niet door de documentbeheerder wordt uitgevoerd, maar wel door een externe archiefdienst. Tot slot stellen we zeker niet dat dit de enige goede manier is om digitale documenten te beheren. Het is een goede manier van werken.