Red Star Line Museum schreef een goed uitgewerkt beleid, protocol en juridisch kader om het proces van het registreren en het ontsluiten van (hedendaags) biografisch migratie-erfgoed waarin nog levende personen betrokken zijn en/of waar het gaat over gevoelige materie soepel te laten verlopen. Daarbij werd goed geregistreerd wat wel en wat niet kan ontsloten worden, voor welk publiek en binnen welk tijdskader. Deze elementen vormen een duurzame basis voor toekomstige ontsluiting en voor de verdere registratie van biografisch migratie-erfgoed.

Hiervoor werden volgende elementen uitgewerkt:

1. Workflow voor de omgang met biografisch migratie-erfgoed

Het Red Star Line Museum wil op een zorgzame manier omgaan met haar collecties én erfgoedgemeenschappen (het museum als zorgdragende plek). Daarvoor ontwierp het een flow voor het verzamelen, bewaren, registreren en ontsluiten van biografisch migratie-erfgoed. De workflow houdt deze stappen in:

• Warme verwelkoming van de (verhalen)schenker
• Doelstellingen, proces en procedures bespreken in klare taal
• Afnemen interview en/of overhandiging object(en). Het comfort van de (verhalen)schenker bepaalt het verloop en de duur van deze fase.
• Bij een interview: post-interview om te peilen naar hoe de respondent het interview beleefd heeft + zorg voor aanwezigheid van familieleden/ hulpverleners indien traumatische herinneringen aangehaald werden.
• In contact blijven met de schenker voor het uitbouwen van een duurzame relatie
• Opstellen van een overeenkomst, waarbij de schenker diverse keuzemogelijkheden m.b.t. collectieverwerving, bewaring en ontsluiting
• Eventueel: risico analyse door Red Star Line Museum indien verwacht wordt dat er mogelijk schade kan optreden aan de (verhalen)schenker of een derde partij.
• Nazorg voor de schenker: in contact blijven, gebruik van geschonken materiaal communiceren en/of toestemming vragen,…
• Nazorg voor het migratie-erfgoed: correct registeren, bewaren en ontsluiten

2. Schenkingsovereenkomst

Het Red Star Line Museum stelde twee nieuwe overeenkomsten op:

• Schenking van een verhaal
• Schenking van een object met bijhorend verhaal

In beide gevallen ondertekent de schenker in de eerste plaats voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Nadien kan hij/zij zich akkoord verklaren met het bewaren en gebruik van de geschonken objecten en/of verhaal. Indien hierop restricties van toepassing zijn, kan op een volgende pagina in de overeenkomst aangeduid worden naar welk publiek de schenking ontsloten mag worden en op welke termijn.

Deze overeenkomsten werden nagelezen en beoordeeld op het gebruik van Klare Taal. Desondanks is het Red Star Line Museum er zich van bewust dat deze stap in het proces een afschrikkend effect kan hebben. Een vertrouwensband en begeleiding bij de ondertekening van de overeenkomst zijn hierbij cruciaal.

De ontwikkeling van deze nieuwe overeenkomsten zal in 2024 leiden tot de vertaling ervan naar de meest voorkomende talen waarmee het museum te maken krijgt.

3. Juridisch kader

Het Red Star Line museum stelde een juridisch kader op. Het beschrijft de relevante regel- en wetgeving waarmee het museum rekening moet houden in het kader van de toepassing van

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (AVG/GDPR),
• het portretrecht,
• het auteursrecht,

in het kader van haar verzamelbeleid.

Voor de opstelling van dit juridisch kader werd gebruik gemaakt van heel wat literatuur en werd de bevoegde dienst bij Stad Antwerpen bevraagd. Tot slot werd extern juridisch advies ingewonnen bij een expert inzake intellectuele eigendom en privacyrecht.

4. Invulinstructies bij registratie in het bestaande registratiesysteem Adlib/Axiell Collections

Op CEST werd een dataprofiel gepubliceerd voor de registratie van biografisch erfgoed. Het museum wenst met dit profiel uniformiteit na te streven in de registratie van oral history.

5.  Visie en beleid op ethiek en privacy

Nadat alle onderzoek afgerond werd, werd de aanzet alvast gegeven tot een visie op ethiek en privacy in de collectie van Red Star Line Museum. Zo werd o.a. een risicoanalysetool ontwikkeld en werd er geëxperimenteerd met Named Entity Recognition. Deze tools zullen in de loop van 2024 verder uitgewerkt worden in een gedragen beleid voor het museum.