Tijdens Informatie aan Zee, georganiseerd door VVBAD op 15 en 16 september 2011, stelden de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, FARO en PACKED 'Cometa' voor, een model voor het maken van beschrijvingen op collectieniveau.

Cometa is een praktisch model dat voor en door cultureel-erfgoedinstellingen werd ontwikkeld om iedereen die een collectiebeschrijving wil maken, snel op weg te helpen. Zo hoeft niemand het wiel opnieuw uit te vinden én werken we allemaal op (ongeveer) dezelfde wijze. Cometa kan worden gebruikt door alle soorten erfgoedorganisaties en door zowel professionals als amateurs.

In kaart brengen
Naar aanleiding van de problematiek rond de ontsluiting van het eigen collectieregister (nu de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken) voerde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek eind 2009 gesprekken met de VVBAD, Archiefbank Vlaanderen en FARO. Uit dit overleg kwam naar voren dat er behoefte was om de huidige praktijk van het inventariseren van collecties op deelcollectieniveau of overkoepelend collectieniveau beter onderling af te stemmen binnen de cultureel-erfgoedsector. Dit zou kunnen door de bestaande expertise bij enkele organisaties te consolideren en te delen met andere spelers (zoals de erfgoedcellen) in het kader van hun opdracht rond omgevingsanalyse en het in kaart brengen.

Al snel werd duidelijk dat een kader voor het verzamelen en ter beschikking stellen van collectiebeschrijvingen in Vlaanderen wenselijk was. Deze scope bleek te passen in het Prisma‐traject van FARO, een uitgebreide veld‐ en toekomstanalyse van het cultureel‐erfgoedveld in Vlaanderen.

Prisma-werkgroep Collecties
De Prisma-werkgroep Collecties bracht vertegenwoordigers van de diverse subsectoren samen. Doel van de groep was binnen het cultureel‐erfgoedveld in Vlaanderen de afstemming te verzekeren van methodieken en standaarden met betrekking tot inventarisering van collecties op (deel)collectieniveau.

In eerste instantie is gewerkt aan het uitwisselen van kennis over bestaande collectie‐inventarissen in Vlaanderen en daarbuiten, en het bestuderen van bestaande modellen en standaarden. Een technische subwerkgroep werkte vervolgens op basis van de bestaande praktijk en enkele internationale standaarden een model uit voor Vlaanderen. Dit moet dienen als vertrekpunt voor kwalitatieve, uitwisselbare basisbeschrijvingen op collectieniveau. Het model werd aanvaard door de brede werkgroep in februari 2011.

Het Cometa-model
In 2011 en 2012 zal het model, dat inmiddels 'Cometa' (COllectieMETAdata) werd genoemd, worden geïntroduceerd in de sector, via documentatie, tools en vorming. In september 2011 brengen FARO, PACKED en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek hiervoor de volgende materialen uit:

• Een inleidende brochure die zal worden verspreid onder professionals in de cultureel-erfgoedsector
• Een online informatiedossier op www.cometamodel.be

Namens de drie partners stelde stafmedewerker David Coppoolse het model op Informatie aan Zee voor met de presentatie Cometa. Collecties consistent in kaart brengen. Een eerste studiemoment is voorzien voor 31 januari 2012.

Bron: Vlaamse Erfgoedbibliotheek