Begin 2022 vatten FARO, VVBAD en Archiefpunt het plan op om samen een kwantitatieve bevraging te organiseren bij de Vlaamse archieven, met het oog op de start van een nieuwe beleidsplanningsperiode (2024-2028). Een voorstel tot bevraging werd omgezet naar een nodenbevraging, die werd uitgestuurd in het voorjaar van 2022. De resultaten hiervan werden voorgesteld op de Netwerkdag voor archieven op 3 maart.

Een tweede luik uit dit voorstel werd opgepikt om een datamonitoring bij archieven op te starten.

Datamonitoring bij archieven: de resultaten

Niet minder dan elf onderdelen van de archiefwerking werden onder de loep genomen: het profiel van de medewerkers, de vrijwilligers, het collectiebeheer, digitalisering, publiekswerking, enzovoort.

De online vragenlijst werd verstuurd naar 419 professionele archieven (archiefwerking met minstens één personeelslid). Uiteindelijk werden 89 ingevulde vragenlijsten weerhouden, een respons van 21%.

De resultaten zijn nu beschikbaar. Dompel uzelf onder in alle cijfers en krijg een uitgebreid beeld van de archiefwerking anno 2022.

We pikken er enkele cijfers uit:

• Bij de meeste archieven waren er in 2021 één of twee vrijwilligers actief.
• Bijna alle archieven hebben een depot in eigen beheer. Dat voldoet meestal wel aan de behoeften van het archief. Maar toch voorziet men in de toekomst problemen op het vlak van beschikbare capaciteit. Zo geeft de helft van de archieven aan nog minder dan 20% beschikbare opslagruimte te hebben.
• Slechts 23% van de archieven heeft een immaterieel cultureel-erfgoedwerking.
• Minder dan de helft heeft een collectieplan of -profiel.
• De helft van de archieven die inzet op projectmatige digitalisering van analoge collecties heeft hiervoor ook effectief een apart budget.
• Archieven zetten heel wat maatregelen op in functie van preventieve conservatie, het meest op aangepaste verpakking en het schonen van inkomende stukken.
• Drie kwart van de archieven biedt ‘scanning-on-demand’ aan.
• Voor het opzetten van publieksactiviteiten wordt er vooral samengewerkt met lokale (erfgoed)partners.

Klaar? Start!

De bevraging is uitgevoerd, maar we willen allerminst dat dit rapport nu in de kast verdwijnt en gaan hiermee aan de slag.

• Zo stellen we de resultaten voor op verschillende overlegorganen met de archiefsector, maken we verdere deelanalyses en stemmen we af met de Benchmark Archieven in Nederland.
• Ook op Informatie aan Zee zullen we aanwezig zijn. Om te debatteren over het nut van monitoring en hoe we het kunnen inzetten voor de gehele archiefsector, niet enkel voor het beleid.

Want we willen deze data teruggeven aan de sector. Hoe kunnen archieven deze data gebruiken? Welke zaken moeten we dan verder analyseren? Welke data moeten we gedetailleerder (en misschien jaarlijks) verzamelen? Welke vragen kunnen we in een volgende editie schrappen?

De werkgroep die instond voor het opmaken van de vragenlijst blijft actief en neemt deze vragen verder op. Interesse om deel te nemen? Neem dan contact op met Saidja Steenhuyzen (saidja.steenhuyzen@faro.be). 

Nieuwe opstart datamonitoring

Deze datamonitoring bij archieven in 2022 betekende de doorstart van een nieuw traject rond datamonitoring bij FARO. Misschien herinnert u zich nog het Cijferboek cultureel erfgoed van FARO (en het Departement Cultuur, Jeugd en Media)? Dit was een tweejaarlijkse monitor van de cultureel-erfgoedsector met als doel de evolutie van de (erkende) cultureel-erfgoedsector te monitoren. De laatste ronde hiervan ging uit in 2015 (over de periode 2014).

Daarna was het wachten op een nieuw initiatief. Dit kwam er door het Afsprakenkader Onderzoek, dat FARO afsloot met het Departement Cultuur, Jeugd en Media in 2021.

Een datamonitoring houdt in dat er op regelmatige basis data wordt verzameld zodat trends kunnen worden vastgesteld. Zo zal er één bevraging per deelsector georganiseerd worden per beleidsperiode.

In het najaar van 2023 gaan we alvast aan de slag met de voorbereidingen voor de bevraging bij erfgoedbibliotheken. We houden u op de hoogte!