Heel wat archiefinstellingen doen veel moeite om hun archiefvormers proactief te benaderen. Dit houdt in dat ze op voorhand organisaties, instellingen en bedrijven begeleiden bij het beheren van hun bestanden (naamgeving, mappenstructuur, selectie enz.), zodanig dat er kan worden gezorgd voor een duurzame bewaring en toegankelijkheid van hun digitale bestanden eenmaal ze in het archief zitten. Om de haalbaarheid van een dergelijke proactieve aanpak voor architectuurarchieven verder uit te werken, kregen het Architectuurarchief van de Provincie Antwerpen (APA) en het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) een projectsubsidie van de Vlaamse Overheid.

Win-win

Het project dat de naam The archives @ the architects kreeg, ging van start in februari 2016 en moest zich buigen over veel – en soms complexe – vragen. Kan een archiefinstelling als APA optreden als een echte archiefconsulent voor de archiefvormers uit haar sector, meer bepaald architectenbureaus? Kunnen archiefinstellingen archiefzorgen wegnemen door archief sneller en tussentijds op te nemen, en wat betekent dit dan voor de archiefinstelling zelf? Kunnen de voordelen voor de archiefvormers objectief worden aangetoond, zodat men niet louter moet rekenen op hun goodwill? En wegen de baten voor de archiefinstelling wel op tegen de kosten? Allemaal samengevat onder de centrale vraag: is er wel degelijk een win-win voor archiefinstelling en archiefvormer?

Het projectteam bekeek op welke manier APA architectenbureaus concreet kan begeleiden en ondersteunen, met een focus op het digitale archief. Als testcase werden zowel kleinere als grotere architectenbureaus geselecteerd, met name BLAF Architecten, architecten Els Claessens en Tania Vandenbussche, BULK architecten, en Robbrecht en Daem architecten.

Rapport

Het trajectverloop met de bureaus, de do's-and-don'ts, nodige competenties en het organisatorische, financiële en juridische effect op het bureau en op de eigen instelling werden in een eindrapport duidelijk gemaakt. Dit eindrapport vindt u, samen met meer informatie over het project, op deze projectpagina.

Foto: Constructie bibliotheek Van Abbemuseum (c) The Maarten Van Severen Foundation