SCALA

SCALA is een project van het AIDA samenwerkingsverband met als doel een use case te ontwikkelen voor een oplossing voor de preservatie van digitaal geboren privaatrechtelijke archieven.

Wat zijn digitaal geboren privaatrechtelijke archieven?

Privaatrechtelijke archieven zijn documenten in eender welke vorm die door personen of organisaties in de private sector gemaakt of ontvangen zijn, en die bewaard worden in het licht van hun werking of activiteit. Het kan gaan om bijvoorbeeld architecten, schrijvers, vakbondsorganisaties, vrijwilligersorganisaties enz.

Digitaal geboren archieven zijn archieven die op digitale wijze zijn ontstaan. Word-documenten bijvoorbeeld, digitale foto's en digitale bouwtekeningen, maar ook websites of een Facebook account.

Digitaal geboren archieven komen in vele vormen en maten. SCALA focust zich heel specifiek op digitaal geboren archief in boomstructuren. Dit wil zeggen: digitale documenten die geordend en doorzoekbaar zijn met behulp van mappen en bestandsnamen.

Wat is AIDA?

AIDA is een samenwerkingsverband van negen archiefinstellingen die samen een oplossing willen creëren om digitale archieven op een veilige manier te verwerken, te bewaren en beschikbaar te maken.

Digitaal archiveren doe je niet zomaar: We moeten kunnen aantonen dat bestanden niet zonder controle gewijzigd zijn en voldoende metadata verzamelen om het archief doorzoekbaar te maken. Daarnaast zijn systemen nodig om beveiligde digitale opslag te voorzien en om obsolete bestanden om te zetten naar bestanden die ingelezen kunnen worden door de software van vandaag. Dit alles moet schaalbaar zijn, want we voorzien de komende jaren een grote toename in de aangroei van digitale archiefcollecties.

Het gewenste niveau van digitaal archiveren wordt vastgelegd door internationale standaarden. Met AIDA willen de partners hun digitaal archiefbeheer professionaliseren door toe te werken naar deze standaarden. Door onze middelen te poolen met andere erfgoedinstellingen in Vlaanderen, verhogen we onze slagkracht.

AIDA staat voor Automatisering Ingest Digitale Archieven. De partners van AIDA zijn: ADVN, Amsab-ISG, AMVB, Archiefpunt, AVG-CARHIF, CAVA, Letterenhuis, meemoo en Vlaams Architectuurinstituut.

Waarom SCALA?

De partners van AIDA willen we een oplossing voor de preservering van digitaal geboren archiefcollecties ontwikkelen die aan hun noden voldoet en die overeenstemt met AIDA's waardenkader, waarbij we sterk inzetten op voldoende autonomie tegenover technische leveranciers, expertiseopbouw bij de partners zelf en voldoende inspraak van de partners. Deze oplossing is een combinatie van:

  • beleid (preserveringsstrategie)
  • hard- en software (ingest tooling, storage faciliteiten...)
  • diensten (support, kennisdeling...)

SCALA is opgezet als een grote use case die werd uitgevoerd van 2021 t.e.m. 2023, opgesplitst in twee fasen. Het project werd mogelijk gemaakt dankzij een subsidie van de Vlaamse Overheid.

Projectresultaten

Fase 1: uitrol van een gemeenschappelijk piloot-preserveringsysteem

Looptijd [1/5/2021, 30/4/2022]

In mei en juni vond een aanbestedingsprocedure plaats voor de configuratie en implementatie van het piloot preserveringssysteem. Drie bedrijven werden aangeschreven. Na een gunningsproces sloten we een contract met het bedrijf KEEP Solutions, dat diensten aanbiedt rond de preserveringssoftware RODA.

Van juli t.e.m. januari vond de configuratie en implementatie van het pilootsysteem plaats op de infrastructuur van meemoo. Enkele functionaliteiten werden custom ontwikkeld voor SCALA. De ontwikkeling vond plaats in 3 iteraties. Tussen iteratie 2 en 3 zat voldoende tijd om het systeem te laten evalueren door de partners. Dit resulteerde in een functioneel preserveringssysteem, gekoppeld aan het digitale depot van meemoo voor duurzame opslag van archieven. (scala.meemoo.be). Uitgebreide documentatie hebben we verzameld op GitHub.

De SCALA-partners ingestten acht testarchieven in het piloot preserveringssysteem. In twee workshops kregen alle partners een vorming in het gebruiken van het systeem. Via een bevraging capteerden we de functionaliteit van het systeem voor iedere partner. De performantie van het systeem werd gemeten en getest. We realiseerden een financiële analyse van de kostenstructuur van het gedeelde preserveringssysteem.

De E-ARK standaard en onze toepassing ervan werd voorgesteld op Informatie Aan Zee. Op een focusdag die we organiseerden op 26 april 2022 in het Letterenhuis stelden we het SCALA-project voor en gingen we dieper in op de noden die er bestaan over het archiveren van born-digital archieven en collecties in de erfgoedsector. Binnen een adviesgroep onderzochten we of E-ARK een interessante standaard kon zijn voor de verschillende digitale depots in Vlaanderen.

Lees zeker de uitgebreide SCALA  gevalstudie voor meer info.

Fase 2: uitwerken voorwaarden voor samenwerking rond digitaal preserveren

Looptijd [1/9/2022, 31/8/2023]

Tijdens de tweede fase van het project stonden het maken van een veldtekening, het uitwerken van een organisatiemodel en het schrijven van een financieel plan centraal.

De veldtekening onderzoekt de noden met betrekking tot de preserving van digitaal geboren privaatrechtelijke archieven in de erfgoedsector. Welke rol spelen bestaande digitale depotinfrastructuren in het vervullen van deze noden? Hoe verhouden deze noden zich tot de preservering van andere soorten digitaal geboren archieven (zoals bijvoorbeeld audiovisuele collecties of webarchivering) en gedigitaliseerde collecties? En wat zijn de belangrijkste knelpunten?

In de whitepaper werkten we een case voor de werking van AIDA uit. De whitepaper beschrijft de diensten en werkprocessen die de preservatie van digitaal geboren archieven kunnen ondersteunen en de strategieën die er zijn om bestaande digitale depotinfrastructuren in te zetten. We onderzoeken hoe AIDA tegemoet kan komen aan de noden die in de veldtekening zijn geïdentificeerd.

Een eerste versie van de veldtekening werd via een enquête ter externe review voorgelegd aan de cultureel-erfgoedsector. De enquête liep van 1 maart t.e.m. 21 april. Negentien respondenten gaven hun feedback via de enquête. Daarnaast voerde het SCALA-team gesprekken met verschillende instellingen binnen de cultureel-erfgoedsector: meemoo, DAV, KADOC, Liberas, CEMPER, Histories, Universiteitsbibliotheek Gent, Designmuseum Gent, FOMU, Kazerne Dossin, SMAK, Rubenianum.

Een duurzame organisatie zet je niet op zonder goede afspraken en een budget. In werkpakket 3 schreven we voor AIDA een ondernemingsplan uit, waarbij we ook een financieel plan voor de organisatie uitwerkten voor de komende vijf jaar, voortwerkend op de bevindingen van SCALA fase 1. In werkpakket 2 keken we naar het organisatiemodel voor AIDA. We werkten een draft samenwerkingsovereenkomst uit waarbij we AIDA vormgeven als een contractueel vastgelegde samenwerking tussen AIDA's partners.

Tijdens deze oefening werden we begeleid door advies- en kenniscentrum Febecoop. De AIDA-stuurgroep werd betrokken door een intensief traject van tien werksessies.

Alle resultaten van kun je raadplegen op de website van CEST.

Partnerorganisaties
  • ADVN (Archief voor nationale bewegingen)
  • AMSAB-ISG (Instituut voor sociale geschiedenis)
  • AMVB (Archief en museum voor het Vlaams leven te Brussel)
  • Archiefpunt
  • AVG-CARHIF
  • CAVA (Centrum voor academische en vrijzinnige archieven)
  • Letterenhuis
  • meemoo (Vlaams instituut voor het archief)
  • Vlaams Architectuurinstituut
Leden stuurgroep
  • Wim Lowet
  • Maarten Savels
  • Rony Vissers
  • Sophie Bossaert
  • Ellen Van Keer
  • Isabelle van Ongeval
  • Ellen Maria Soetens
  • Els Flour
  • Florian Daemen
  • Jelle Kleevens

Praktische info

Looptijd van
Looptijd tot
Organisatienaam
Vlaams Architectuurinstituut
Contactpersoon
Wim Lowet
Adres
Jan van Rijswijcklaan 155, 2018 Antwerpen
Telefoon
03 242 89 70
Financieringsbron(nen)

Projectsubsidie van de Vlaamse overheid

Andere projecten

The Hamburger Kunsthalle is showing the most extensive retrospective to date of the work of ...

Het Zilvermuseum Sterckshof diende bij het agentschap Kunsten en Erfgoed een aanvraag in voor een ...

Het project MAGIS Brugge neemt de befaamde stadsplattegrond van Marcus Gheeraerts uit 1562 als uitgangspunt ...