Samen sterk. Op weg naar een geïntegreerde digitale ontsluiting van de collecties van de Musea Hasselt

Het initiatief wordt volwaardig gedragen door de drie stedelijke musea van Hasselt: Jenevermuseum, Het Stadsmus en Modemuseum Hasselt.

Het project heeft drie doelstellingen:

1. Het wegwerken van de achterstand in de collectieregistratie op het niveau van basisregistratie.

In 2016-2018 maakte het Jenevermuseum deel uit van de tweede fase van RE-ORG Belgium georganiseerd door het KIK-IRPA in samenwerking met FARO. Het Jenevermuseum reorganiseerde hierbij twee depotruimtes met een stoffige en ongeordende collectie, maar deze ca. 2000 collectiestukken moeten nog worden geregistreerd. In het Modemuseum betreft het een achterstand in het verwerken van schenkingen van 2014 tot 2017. Dankzij dit project kan deze achterstand in één beweging worden weggewerkt en kan er in de komende jaren gebruik gemaakt worden van gestandaardiseerde registratierichtlijnen en ook effectief worden ingezet op de verdieping van registratie en ontsluiting. 

2. Het evolueren naar één gemeenschappelijke database voor de collecties van Musea Hasselt. 

Collectieregistratie is – ondanks een gezamenlijk depot – opgevat als een verantwoordelijkheid van elk museum afzonderlijk. Ieder museum werkt immers in een eigen applicatie van de database Adlib Museum Plus en er ontbreken gemeenschappelijke beschrijvingsregels en gecontroleerde thesauri en validatielijsten over de 3 musea heen met alle gevolgen van dien. Vanaf 1 januari 2019 veranderde de interne collectiewerking: het team collectie werkt transversaal voor Musea Hasselt in plaats van voor één museum. Gestandaardiseerd registreren en overkoepelde thesauri en lijsten, bij voorkeur in één gezamenlijke database, zijn onontbeerlijk voor de goede werking van het collectieteam. Binnen dit project worden er gemeenschappelijke afspraken en procedures in verband met objectregistratie opgesteld en wordt de implementatie van één gemeenschappelijke database gerealiseerd. 

3. Het opbouwen van expertise en het ontwikkelen van een visie (policy) rond het gebruik van collectiegegevens als open data.

Collectiedata als open data staat bij de Musea Hasselt nog in de kinderschoenen. Er is momenteel slechts een beperkte ervaring en kennis bij de drie musea. Met dit project willen we hieromtrent in de eerste plaats expertise opbouwen. De publicatie ‘Aanbevelingen over open data in de cultuursector’  en praktijkvoorbeelden uit de sector zijn het uitgangspunt om een rapport met aanbevelingen rond open data uit te stippelen waarmee het team collectie de komende jaren aan de slag kan.

Projectresultaten

Allereerst is de registratiepraktijk an sich onder de loep genomen. Dit resulteerde in nieuwe afspraken op vlak van metadata van beelden, algemene richtlijnen m.b.t. objectregistratie en richtlijnen op maat van de belangrijke deelcollecties flessen, drinkglazen, labomateriaal, alcoholmeters, ondergoed, hoofddeksels en keramiek. Tot slot werden er regels vastgelegd voor het registreren van sets, ensembles en gerelateerde objecten. Al deze documenten kunnen in de toekomst als instrumenten worden ingezet en worden doorontwikkeld met als doel de efficiëntie en accuraatheid van de collectieregistratie te vergroten.

De ambitie omtrent objectregistratie werd binnen het project aangepast: enkel de objecten van het Jenevermuseum. Gaandeweg heeft de projectmedewerker 1.283 objecten geregistreerd, waarvan 951 flessen, 97 borrelglaasjes, 203 items labomateriaal en 32 reclamevoorwerpen. Eveneens werden er kwalitatieve foto’s gemaakt die zijn gekoppeld aan de objectrecords in de database. 

Daarnaast voerde de projectmedewerker een vergelijkende data-analyse op de drie verschillende Adlib-applicaties van de musea uit. Op basis hiervan werden de werkpunten aangepakt, waarvan de meeste bij het Modemuseum Hasselt. De belangrijkste realisatie is de omvorming van de platte woordenlijst ‘objectnaam’ en bijgevolg ook ‘objectcategorie’ naar gestandaardiseerde thesauri inclusief de verrijking met externe bronnen zoals de AAT en de Visuele Thesaurus Mode en Kostuum. Ook de resterende onregelmatigheden bij het Jenevermuseum en Het Stadsmus zijn weggewerkt en op elkaar afgestemd. Voor de realisatie van kwalitatieve thesauri voor ‘materiaal’ en ‘techniek’ over de 3 musea heen, werden de eerste stappen ondernomen. Door deze acties is de uniformiteit van de data aanzienlijk vergroot en werken we naar genormaliseerde en (her)bruikbare datasets voor online ontsluiting via Erfgoedplus.be / Erfgoedinzicht.be en andere digitale platformen.

Na overleg met de Vlaamse erfgoedconsulent en met Axiell werd besloten om bij Erfgoedinzicht aan te sluiten. Dit proces waarbij de drie applicaties samensmolten, werd in juni 2020 opgestart en in september 2020 opgeleverd. De voordelen van deze omschakeling zijn legio. Dankzij de instap in Erfgoedinzicht kunnen we bijvoorbeeld gebruik maken van het bijhorende DAM-systeem om de aan Adlib gekoppelde afbeeldingen op te slaan i.p.v op de server van de Stad Hasselt. Daarnaast is het nu mogelijk om de drie museale collecties integraal te doorzoeken, bijgevolg ondersteunt deze gezamenlijke database ook een betere afstemming op vlak van collectiebeleid en -verwerving. 

De aanbevelingen rond open data zijn geformuleerd in actiepunten. Een eerste stap is het in kaart brengen van de auteursrechtenstatus om de collectiegegevens en -content in de toekomst zo ‘open’ mogelijk digitaal te kunnen aanbieden. Momenteel rust er veiligheidshalve op al het materiaal het auteursrecht, waardoor er een drempel is opgeworpen op vlak van hergebruik. Het tweede actiepunt is om het world wide web efficiënter en breder in te zetten bij het beschikbaar stellen van erfgoedcollecties. Hierbij is het uniek en persistent identificeren (PID’s) van data is noodzakelijk. Een eerste en meest aannemelijke optie om dit waar te maken, is om de gegevens ook te delen via authorities zoals Wikidata of RKDartist. Het is ook mogelijk dat de Hasseltse musea zelf als data-uitgever optreden, maar dit is technisch gecompliceerder. Bovendien kunnen niet enkel museale objecten an sich maar ook actoren, locaties en gebeurtenissen, specifiek voor de Hasseltse Musea als (linked) open data ter beschikking worden gesteld. Met deze actiepunten is het plan van aanpak voor de toekomst in grote lijnen inzichtelijk gemaakt. Het concreet realiseren van de actiepunten valt buiten de scope van dit project.

 

 

Leden stuurgroep

Strategische opvolging:

  • Stad Hasselt 
  • Ann Vandeput (Diensthoofd Musea)

Operationele opvolging: Team Collectie

  • Inge Huskens (projectmedewerker)
  • Joanie Dehullu (conservator Jenevermuseum en initiatiefnemer van het project)
  • Veronique Van Nierop (medewerker Het Stadsmus)
  • Anaïs Huyghe (conservator Modemuseum Hasselt)
  • Anne-Marie Geerts (medewerker Modemuseum Hasselt)
  • Jenny Jacobs (medewerker Modemuseum Hasselt)

Uitvoering: Team Collectie

  • Inge Huskens (projectmedewerker)
  • Annemie America (fotografie)
  • Jef Laenen (fotografie)
  • Wonne Scrayen (stagiaire)

Praktische info

Looptijd van
Looptijd tot
Organisatienaam
Samenwerking van het Jenevermuseum, het Modemuseum Hasselt en Het Stadsmus.
Contactpersoon
Inge Huskens
Adres
Witte Nonnenstraat 19, 3500 Hasselt
Telefoon
+3211239862
Financieringsbron(nen)

Projectsubsidie 'Inhaalbeweging voor digitale collectieregistratie' van het departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse Gemeenschap.

Andere projecten

Machinaal erfgoed bewaren en presenteren aan een publiek? Dat kan op verschillende manieren en de ...

Europeana Food and Drink stelt zich tot doel het commercieel hergebruik van digitaal erfgoed van ...

Jean Linden (1817-1898) trok als Belgische botanicus in 1835 naar Zuid-Amerika. Hij verbleef onder meer ...