Het project had een looptijd van ongeveer drie jaar en startte met de aanwerving van een verhuiscoördinator, die het project aanstuurde. Er werd voldoende voorbereidingstijd gepland voor de eigenlijke verhuizing. Voor de start van het verhuisproject was er al een voorbereidende inhaaloperatie voor de registratie van de collecties aan de gang.

Bij de start van het project werd in een spreadsheet een overzicht gemaakt van de te verhuizen collecties. Hierop stonden alle deelcollecties opgesomd, per depot of museumlocatie. Bij elke deelcollectie werd het aantal objecten geraamd. Kwamen verder aan bod: de stand van zaken van de registratie, de toekomstige depotlocatie, de gewenste opbergwijze, het (gewenste) type verpakking, de timing en personeelsinzet. Doel was snel een globaal overzicht van de totale werklast te krijgen. Op basis van deze Excellijst werd ook de personeelsinzet bepaald. Het overzicht gaf ook aan hoeveel depotruimte er (grofweg) nodig was en welke depotinfrastructuur.

Het project werd opgesplitst in onderdelen die qua timing sterk op elkaar ingrepen en in de werkvolgorde door elkaar liepen:

Objecten registreren en fotograferen
Voor elke collectie werd bepaald of de bestaande registratie voldeed of moest worden nagekeken of aangevuld. Daarnaast werd de inhaaloperatie voortgezet, waarbij telkens werd afgewogen of er individueel of in bulk moest worden geregistreerd (met het oog op de verhuizing). Er werden drie tijdelijke medewerkers aangeworven om de lopende inhaaloperatie te versnellen. Zij werkten in een Excelsheet, die nadien werd nagekeken en in de Adlib-databank geïmporteerd. Tijdens de registratie werd telkens ook een werkfoto genomen van het object of de bulkobjecten. Wegens tijdsnood werden enkele collecties niet geregistreerd; zij kregen wel een tijdelijk verhuisnummer (en barcodelabel) zodat ze tijdens de verhuizing steeds te localiseren waren.

Barcodesysteem (implementatie en werking)
Gezien de omvang van de collecties en de de reeds bereikte registratiegraad werd ervoor gekozen om een systeem voor geautomatiseerd standplaatsbeheer te implementeren in de vorm van een barcodesysteem. (De barcode kreeg de voorkeur op de RFID.) Samen met Adlib werd een verhuismodule ontwikkeld die objecten, verpakkingen en standplaatsen aan elkaar koppelde. De implementatie bracht veel werk met zich mee. Er werden twee barcodemedewerkers aangetrokken om dit vlot te laten lopen.

Een groot deel van de voorwerpen kreeg een barcodelabel omgebonden net als elke (tijdelijke) verpakking en alle standplaatsen (lade, legbord, tafel ...) in de depot- en de werkruimtes. Hiervoor werden de museumsuppoosten en enkele jobstudenten ingezet, van nabij opgevolgd door de barcodemedewerkers. Deze laatsten zorgden ook voor ondersteuning tijdens de verhuizing zelf en voerden steekproeven uit.

Tijdens de verhuizing werd elk voorwerp aan een verpakking gekoppeld, verpakkingen werden vervolgens aan andere verpakkingen gekoppeld en elke verandering van standplaats werd gescand door de arthandlers en het eigen personeel. We maakten hiervoor gebruik van PDA's waarop de verhuismodule stond geïnstalleerd. Bij elke scan werd informatie in de Adlib-databank geschreven. Elke gescande actie werd zo genoteerd en was opvraagbaar. Hiertoe was elk lokaal voorzien van wifi.

Verpakken
Elk voorwerp werd permanent (voor in het depot) en/of tijdelijk (voor transport) verpakt. De permanente verpakking is steeds zuurvrij en/of inert. We maakten waar mogelijk gebruik van standaardmaten en -materialen (papier, karton en kunststof). De permanente verpakking werd bepaald met de verhuizing in het achterhoofd en was meestal ook geschikt als verpakking voor het transport. Voor het transport werden herbruikbare kunststoffen kratten en verhuiskussens aangekocht.

Om de aankoop van verpakkingsmateriaal vlot te laten verlopen werden verschillende raamcontracten afgesloten met leveranciers. Alle voorwerpen die permanent werden verpakt (en dus verpakt in depot werden weggezet), werden ingepakt door museummedewerkers of de overkoepelende dienst Collectiebeleid/Behoud en Beheer. Arthandlers van een externe firma pakten de voorwerpen in die 'bloot' in depot kwamen te staan voor het transport.

Transporteren
Een klein deel van het transport werd door medewerkers van de dienst Collectiebeleid uitgevoerd. Voor het grootste deel werd een beroep gedaan op een kunsttransportfirma. Hiervoor werd een Europese aanbesteding uitgeschreven. De Nederlandse arthandlers werkten met twee vaste teams, waarbij twee personen (met o.m. de projectleider) continu aanwezig waren. De arthandlers pakten voorwerpen in, scanden barcodes, verzorgden het eigenlijke transport, het uitladen, uitpakken en wegplaatsen in depot. Er was telkens een medewerker van het museum of de dienst Collectiebeleid aanwezig.

Inrichten depotruimtes
Er werden op drie locaties nieuwe depotruimtes ingericht. In het Hessenhuis (zie depotfiche) werd de benedenverdieping tot depotruimte omgebouwd. Naast het plaatsen van nieuwe depotinfrastructuur dienden er ook werkzaamheden aan het gebouw te gebeuren met het oog op de (brand)veiligheid, wifi e.d. In het MAS werd op de tweede verdieping een (kijk)depot opgebouwd met nieuwe depotinfrastructuur. Het bestaande Centraal Depot werd uitgebreid. Hier werd de oude depotinfrastructuur zoveel mogelijk gerecupereerd. Dit depot werd daarom als laatste ingehuisd.

Overleg
Om alle onderdelen van het project mooi op elkaar af te stemmen (bv. het registreren gebeurde soms voor of soms tegelijk met het verpakken; er werd in één museum nog geregistreerd en verpakt terwijl er al was gestart met het verhuizen van andere collecties) werd er frequent vergaderd. Per museum zaten alle verhuismedewerkers (twee)wekelijks samen en werden alle werkzaamheden overlopen, de onderliggende gevolgen besproken en afspraken gemaakt. Daarnaast was er nog een beperkte ploeg die de verhuizing aanstuurde en ook regelmatig samenkwam. Met de transportfirma werd een wekelijks overleg ingepland om de werkzaamheden op te volgen. Daarnaast had de verhuiscoördinator dagelijks contact met de coördinator van de transportfirma.