Office manager (B1) (m/v/x)

Functieomschrijving

Het Steunpunt voor Bovenlokale Cultuur is een nieuwe organisatie die als doel heeft individuen, organisaties en besturen uit Vlaanderen en Brussel te ondersteunen bij hun praktijkontwikkeling, subsidieaanvragen en beleidsvisie rond bovenlokale cultuur. De organisatie vindt haar oorsprong in het nieuwe ​decreet bovenlokale cultuurwerking en zal de ontwikkelingen van het lokale en bovenlokale culturele veld stimuleren. Het gaat om een kleine organisatie, die momenteel haar kantoor heeft in Gent, maar uiterlijk tegen juni 2019 zal verhuizen naar Brussel (Ravensteingallerij). We bestaan uit een klein en dynamisch team, waar iedereen mee de handen uit de mouwen steekt en zich flexibel opstelt. En voor dit team zijn wij op zoek naar een office manager.

Als office manager ben je het kloppend hart van het steunpunt: je draagt mee zorg voor een vlotte operationele werking en verzorgt het onthaal. Je werkt zorgvuldig, attent en daadkrachtig. Je behandelt vertrouwelijke en financiële gegevens discreet. In nauwe samenwerking met de directeur, sta je in voor de zakelijke ondersteuning & uitvoering. Je ondersteunt je collega’s bij de dienstverlening waar nodig. Je hebt de nodige ervaring en kan zelfstandig en flexibel werken. Je bent vertrouwd met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, ...). Ervaring met facturatie en boekhouding is zeker een pluspunt.

Takenpakket

  • Opvolging personeelszaken.
  • Uitvoeren financiële transacties, facturatie, basisboekhouding & begroting, in nauw overleg met directeur en externe boekhouder/revisor.
  • Administratieve ondersteuning bij de dienstverlening: inschrijvingen, facturatie, attesten, infopakketten samenstellen, CRM up-to-date houden.
  • Onthaal van bezoekers & klanten.
  • Je werkt vlot met alle digitale toepassingen voor tekstverwerking, mailen, personeelszaken, boekhouding, e-banking.
  • Je houdt steeds rekening met GDPR bij het beheren van gegevens.
  • Je beheert de centrale agenda, boekt afspraken en vergaderzalen, verzamelt inschrijvingen...
  • Je bewaakt het tijdig indienen van officiële documenten.
  • Je doet aankopen, bestellingen, beheert de aankopen.
  • Een vlotte pen strekt tot aanbeveling: documenten nalezen (gevoelig voor correcte spelling en grammatica), uittikken, verslagen in de huisstijl zetten.
  • Je werkt vlot met onze externe leveranciers: EGW, verzekeringen, onderhoud, telefonie & internet.
  • Je beheert het administratief archief.
Aanbod

We bieden je een voltijds contract van onbepaalde duur in een zeer dynamische en gevarieerde werkomgeving. Je kan genieten van glijdende werkuren en komt in een gedreven team terecht. Verloning en verlofregeling volgens pc 329 (B1). Relevante anciënniteit kan meegenomen worden. Terugbetaling woon-werkverkeer. Een 4/5de invulling van de functie is bespreekbaar. We mikken op een snelle indiensttreding.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

Praktische informatie

Interesse? Stuur jouw cv en motivatiebrief tegen uiterlijk 25 maart 2019 naar lien.verwaeren@cultuurbovenlokaal.be​.

De preselectie zal hoofdzakelijk gebeuren op basis van je motivatiebrief. Bij grote interesse zal een thuisopdracht worden ingericht, waarna met de overblijvende kandidaten een mondeling gesprek zal volgen.

Meer informatie kan opgevraagd worden via mail aan lien.verwaeren@cultuurbovenlokaal.be​.
  

Praktische info

Titel
Office manager (B1) (m/v/x)
Werkgever
Steunpunt voor Bovenlokale Cultuur
Uiterste inschrijvingsdatum

Elders op FARO

Staat het vinden van nieuwe invalshoeken of inspiratie voor uw erfgoedwerking op uw lijstje van goede voornemens? Dan hebben wij ...
Of u nu actief bent in de cultureel-erfgoedsector of in aanverwante sectoren, vanuit wetenschappelijk oogpunt of gewoon vanuit interesse onderzoek ...
In de gloednieuwe toolbox 'Erfgoed waarderen' verzamelen we voor u alle informatie die u nodig heeft om een waardering tot ...