Intergemeentelijke archivaris

Functieomschrijving

De gemeenten Brasschaat, Essen, Kalmthout, Schoten, Stabroek en Wijnegem willen in de toekomst samenwerken rond het beheer van hun gemeentelijke en OCMW-archieven. Hiervoor wordt overgegaan tot de aanwerving van een intergemeentelijke archivaris en de aanleg van een wervingsreserve die twee jaar geldig blijft. De intergemeentelijke archivaris zal in een beurtrolsysteem telkens een week werkzaam zijn in één van de deelnemende gemeenten.

Intergemeentelijke Archivaris
A1a-A3a
M/V – voltijds – contractueel – onbepaalde duur  

Inhoud van de functie

  • Opmaken van een nulmeting van de betreffende lokale archieven om per bestuur een verbetertraject en bijhorende taaklast te kunnen voorstellen.
  • Uitwerken van een archiefbeleid op maat van elk bestuur, in samenspraak met de betrokken gemeentelijke diensten.
    • Toewijzen van verantwoordelijkheden.
    • Maken van afspraken over bewaarstrategieën voor digitaal en analoog archief.
    • Vaststellen en opvolgen van procedures en opzetten of verder zetten van een archiefbeheersysteem.
    • Organiseren van controle en evaluatie van de procedures.
    • Beheren van verbeteracties m.b.t. archiefbeleid binnen de BBC/SMJP.
  • Uitbouwen van een gemeenschappelijke en uniforme archiefwerking die gelijkloopt bij de verschillende partners.
  • Uitwerken van een gemeenschappelijk beleid met het oog op efficiëntiewinst (gedeelde kennis, gedeelde kosten).
  • Berekenen van financiële implicaties en opstellen van financiële plannen voor specifieke archiefprojecten.
  • Leiden, motiveren en bijsturen van het uitvoerend personeel inzake archiefbeheer.
  • Uitbouwen van een archiefstructuur en het materieel beheer.
  • Stimuleren van een optimale communicatie met de medewerkers van de deelnemende gemeenten, in het bijzonder de plaatselijke archiefmedewerkers.
  • Rapporteren op geregelde basis over de werkzaamheden aan de besturen, de algemeen directeurs en het personeel.
  • Voeren van een duidelijke externe communicatie.
  • Organiseren van de goede, geordende en toegankelijke staat van het archief van de gemeente en OCMW (van creatie tot eventuele vernietiging of permanente bewaring en bouw digitaal klassement).
    • Organiseren van de duurzame bewaring en aandacht hebben voor kwaliteitszorg.
    • Organiseren van ordening en ontsluiting, inclusief de registratie van metadata.
    • Organiseren van overdracht en afstoting.
    • Organiseren van selectie en vernietiging, ondersteuning van de diensten tijdens archiefschoonmaakacties.
    • Organiseren van de beveiliging van informatie.
    • Toezien op de goede uitvoering van de afgesproken procedures bij de diensten.
    • Opzetten en coördineren van structureel overleg en van een netwerk van contactpersonen bij de diensten, in overleg met de eventueel bestaande lokale werkgroepen rond document- en informatiebeheer.
    • Organiseren van vorming en coaching.
    • Eventuele samenwerking met vrijwilligers en verenigingen inzake archiefwerking coördineren.
  • Organiseren van interne en externe dienstverlening:
    • Organiseren van interne raadpleging en gebruik.
    • Organiseren van de ontsluiting in openbare staten.
    • Organiseren van de toegang tot het gemeentelijk archief op basis van het decreet openbaarheid van bestuur en op basis van het archiefdecreet (wetenschappelijke doeleinden).
    • Ontwikkelen van nieuwe producten en diensten op vraag van archiefgebruikers.
  • Valoriseren van het archief van gemeente en OCMW als erfgoed.
  • Faciliteren van wetenschappelijk onderzoek op basis van het archief van gemeente en OCMW.
  • Opbouwen en uitbreiden van eigen deskundigheid.
  • Leggen en onderhouden van contacten met het bredere archiefveld in de regio, in Vlaanderen en België.
Functieprofiel

Je beschikt over een masterdiploma en je hebt affiniteit met archiveren. Een van volgende opleidingen gevolgd hebben is een pluspunt:

  • Opleiding archivistiek bij School voor Bestuursrecht
  • Opleiding initiatie archiefkunde bij een bibliotheekschool
  • Opleiding master-na-master in de archivistiek: erfgoedbeheer en hedendaags documentenbeheer bij VUB

Competentieprofiel

  • Prestatiemotivatie: inspanningen leveren om prestaties en resultaten continue te verbeteren. Stellen van ambitieuze doelstellingen en het bereiken van de gewenste resultaten.
  • Overtuigingskracht: verkrijgen van instemming door het gebruik van goede argumenten, gepaste beïnvloedingsmethodes en autoriteit (enthousiasmeren).
  • Samenwerken: uitdragen van gedragen samenwerkingsverbanden over de grenzen van de eigen dienst en de organisatie heen.
  • Netwerken: professionele relaties ontwikkelen en actief en doelgericht gebruik maken van netwerking binnen en buiten de organisatie.
  • Innovatie: actief bijdragen tot een voortdurende verbetering en vernieuwing van kennis, methodes, processen, diensten en producten.
  • Klantgerichtheid: acties afstemmen op de gevoeligheden, behoeften en wensen van de klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden.
  • Communicatie (schriftelijk + mondeling): Op een gestructureerde wijze en in begrijpbare taal boodschappen overbrengen zodat de doelgroep ze begrijpt.
  • Flexibiliteit: gedrag en aanpak aanpassen in functie van de situatie met het oog op het bereiken van een bepaald doel.
  • Stressbestendigheid: tijdens en na moeilijke situaties, onder sterke druk, tegenslagen of kritiek, efficiënt en effectief kunnen blijven functioneren.
  • Zorgvuldigheid: handelen met aandacht voor details gericht op het voorkomen van fouten.

Vereiste kenniscompetenties

  • Deskundig in archiveren door ervaring of relevante beroepsopleiding.
  • Kennis van de internationaal aanvaarde normen.
  • Kennis van de deontologische code.
  • Bewezen competenties in het organiseren en begeleiden van vergaderingen.
  • Zelfstandig leiden en coördineren van projecten.

Pluspunt

  • Beschikken over eigen vervoer.
  • Ervaring met gemeentearchieven strekt tot aanbeveling.
Aanbod

Je wordt betaald volgens de wettelijke barema’s. Je mag tot maximum 10 jaar beroepsrelevante anciënniteit inbrengen, voor beroepservaring opgedaan in een openbare sector is dit onbeperkt. Concreet heb je met vijf jaar anciënniteit een bruto maandloon van 3.740,96 euro en met 10 jaar anciënniteit een bruto maandloon van 4.167,68 euro. 

Daarnaast bieden wij je als bestuur: 

  • Een boeiende job met een goede work-life balance
  • Flexibel uurrooster
  • 35 verlofdagen en 14 feestdagen
  • Gratis hospitalisatieverzekering
  • Opbouw 2e pensioenpijler
  • Fietsvergoeding woon-werk-woon van 0,24 €/km
  • Maaltijdcheques van 6 € per 7,6 uur prestatie
  • Terugbetaling openbaar vervoer
Praktische informatie

Wil je werken in een enthousiast team en voor dynamische, duurzame en vernieuwende besturen met respect voor de work-life balans? Ben je gepassioneerd door archieven? Wil je graag een archiefbeleid uitwerken op maat van lokale besturen? 

Schrijf je online in uiterlijk op 5 januari 2020. Enkel wanneer we samen met jouw kandidatuur een CV, motivatiebrief, kopie van je diploma en een uittreksel uit het strafregister ontvangen wordt jouw kandidatuur in aanmerking genomen voor het verdere verloop van de selectieprocedure.

Toon in je motivatiebrief duidelijk aan waarom je voor de functie van intergemeentelijke archivaris kiest. Tijdens een eerste CV screening zal hiermee rekening gehouden worden.

Data waar je alvast rekening mee kan houden:

  • Verkennend gesprek vindt plaats op 17 januari 2020.
  • De case (thuisopdracht) wordt verstuurd op 21 januari 2020. 
  • De toelichting van de case en het interview gaat door op 28 januari 2020.
  • De assessments hebben plaats in de 1e week van februari.

Je dient op elk onderdeel minstens de helft te halen en gemiddeld 60%. Het assessment is eliminerend.

Meer info kan je bekomen via sollicitatie@brasschaat.be

Praktische info

Titel
Intergemeentelijke archivaris
Werkgever
Gemeente Brasschaat
Uiterste inschrijvingsdatum

Elders op FARO

In de gloednieuwe toolbox 'Erfgoed waarderen' verzamelen we voor u alle informatie die u nodig heeft om een waardering tot ...
De afgelopen maanden presenteerden verschillende organisaties hun nieuwe multimediale tour in de ErfgoedApp. Benieuwd om te ontdekken welke dat zijn?
Deze versie van de ErfgoedApp werd ontwikkeld voor en met de steun van Museum Hof van Busleyden en Musea Brugge ...