SPECTRUM-N

Standaard voor collectiemanagement in musea

Versie 1.0

Tot stand gekomen in een samenwerkingsproject van de Nederlandse en Vlaamse museumgemeenschap


Eindredactie: Griet Lebeer
Uitgegeven door: FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
en LCM. Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten Nederland
Gelokaliseerde vertaling van:
SPECTRUM: the UK Museum Documentation Standard
Versie 3.1

Uitgegeven door MDA, Cambridge (UK), 2007
© 2008

Wettelijk Depot D/2008/11.524/3

Verantwoordelijke uitgever Copyright FARO en LCM
Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de voorafgaande en schriftelijke toestemming van de uitgever.

Verantwoordelijke uitgever Copyright Collections Trust (voorheen MDA)
Het niet-commerciële gebruik van SPECTRUM-N wordt beheerd door een standaard gebruikerslicentie. De tekst van deze (Engelstalige) User Licence is te lezen op de website van MDA (http://www.mda.org.uk).

Voor commercieel gebruik, neem contact op met Collections Trust.

Every effort has been made to ensure that the information provided in this publication is accurate. However, the publishers and the editors make no guarantees for the currency and accuracy of information and cannot accept any legal responsibility or liability for any errors or omissions from the publication or the consequences thereof.
Products and services that are referred to in this book may be either trademarks and/or registered trademarks of their respective owners. The publishers and editors make no claim to these trademarks.
Inhoudsopgave | Meteen naar inhoud

Inhoudsopgave

top

Voorwoord

Collections have a unique ability to connect people to a real, tangible sense of their heritage. More than this, they are an active and vital resource, capable of supporting research, scholarship and many other forms of innovation and development.

It is the responsibility of cultural organisations to balance the needs of access and preservation to ensure that these invaluable resources continue to be as useful to future generations as they are to ours. For more than a decade, SPECTRUM has stood as a shared statement by museum professionals of how this balance can best be achieved.

This edition of SPECTRUM for the Netherlands and Flanders is remarkable in many ways. It owes its existence to the passion and perseverance of a small and highly committed group of people, all of whom believe in the power of standards to deliver better services for museum, archive and library users.

Standards play a powerful role in the development of cultural services. They help us to ensure that our services are publicly accountable. They make our work more effective and sustainable. They improve the quality and consistency of services to the public, and they help to ensure that our collections are genuinely and meaningfully accessible.

This edition of SPECTRUM represents a common commitment to excellence and improvement for museums and other collecting organisations across the Netherlands, Flanders and the UK.

The development of an international network of SPECTRUM-users represents everything that is best about standards. It comes from a spirit of openness and collaboration – the understanding that knowledge is at its most valuable when it is shared.

The national versions of SPECTRUM will remain linked, providing a lasting connection between the cultural professions in our three countries. This link is profound and important – it means that we will learn and develop together in the years ahead, enabling us to connect to a far larger community of people working with - and passionate about - collections.

SPECTRUM belongs to the sector, and it is the privilege of the Collections Trust (formerly MDA) and our colleagues at FARO and Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM) to be responsible for maintaining it and ensuring that it continues to develop in the future.

My thanks in particular go to the following people, without whom this edition of SPECTRUM would never have existed:

Thanks also to the many other people who have been involved in developing, piloting, translating and publishing the standard over the past two years!

Wherever we work, if we’re using SPECTRUM, we are working together.

Nick Poole
Chief Executive
The Collections Trust, UK

top

Dankwoord

De stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten en FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw zijn verheugd deze eerste versie van SPECTRUM-N te kunnen presenteren en hopen dat dit handboek, net als in het Verenigd Koninkrijk, vele musea van nut zal zijn bij het optimaliseren van het collectiemanagement.

LCM en FARO willen hier volgende personen en organisaties, die zich hebben ingezet voor deze vertaling, graag bedanken en onze bijzondere erkentelijkheid overmaken.

Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Agentschap Kunsten en Erfgoed – Afdeling Erfgoed, investeerde enkele jaren geleden in de vertaling van SPECTRUM 2.0. Hieruit is de huidige vertaling van de herwerkte Engelse versie SPECTRUM 3.1 in 2007 opgestart en verder ontwikkeld in een eerste Nederlandstalige versie SPECTRUM-N 1.0. Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap stuurde tevens de opvolging van de juridische invulling voor Vlaanderen in SPECTRUM-N.

De Nederlandse Erfgoedinspectie heeft het initiatief tot vertaling ondersteund en middelen vrijgemaakt om deze vertaling tot een goed einde te brengen. Een speciaal woord van dank gaat naar Charlotte van Rappard-Boon en Wilbert Helmus, die vanuit de Erfgoedinspectie een grote bijdrage hebben geleverd aan het project.

De juristen hebben vanuit hun expertise op het vlak van erfgoed en recht, alle juridische materie van SPECTRUM aangepast aan de Nederlandse en Vlaamse/Belgische situatie: Kees Schoemaker, Rijksmuseum Amsterdam; Mariska de Wit, artt.; en Lucie Lambrecht, advocaat aan de Balie van Brussel.

Miriam Windhausen, Over kunst en design, trad op als tekstcorrector.

Het Centrum voor Teksteditie en Bronnenstudie van de Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal- en Letterkunde te Gent (KANTL) heeft de definitieve tekst samen met de Engelse tekst in XML gezet, teneinde de duurzaamheid van de vertaling te garanderen. Onze dank gaat hierbij naar Ron Van den Branden en Edward Vanhoutte.

Verschillende medewerkers van musea in Nederland en Vlaanderen hebben de vertaling van procedures in wording doorgenomen en becommentarieerd en/of nemen deel aan het piloottraject en toetsen de werking van SPECTRUM-N binnen hun organisatie. Een overzicht van de medewerkers vindt u na dit Dankwoord.

De Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland (SIMIN) van de Nederlandse Museumvereniging, heeft het initiatief tot vertaling ondersteund en verschillende bijeenkomsten rondom Spectrum georganiseerd.

De medewerkers van FARO (voorheen Culturele Biografie Vlaanderen vzw) en LCM hebben met groot enthousiasme aan het project gewerkt, in het bijzonder Steven Leman, Marianne de Rijke, Leon Smets, Tine Verhaert en tenslotte Bram Wiercx, die de technische begeleiding voor zijn rekening nam.

De belangrijkste inhoudelijke bijdrage werd natuurlijk geleverd door de redactie: Gerdie Borghuis, Reinwardt Academie Amsterdam; Yolande Deckers, Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen; Annette Gaalman, Erfgoed Brabant i.o.; Griet Lebeer, FARO; Charlotte van Rappard-Boon, Erfgoedinspectie; Mieke Van Doorselaer, Provincie Oost-Vlaanderen; Henk Vanstappen, Musea Stad Antwerpen; Cindy Zalm, Amsterdams Historisch Museum. Dankzij de redactie is SPECTRUM-N een handboek geworden, dat volledig toegesneden is op de Nederlandse en Vlaamse situatie. Een speciaal woord van dank voor Annette Gaalman en Griet Lebeer, die respectievelijk als voorzitter en secretaris van de redactie zijn opgetreden.

Last but not least gaat onze dank uit naar Collections Trust (voorheen MDA), die de Engelse versie 3.1 ter beschikking heeft gesteld en collegiale medewerking heeft verleend aan het vertaalproces.

LCM en FARO hopen dat de inspanningen van bovengenoemde personen en organisaties de aanzet geven tot een bloeiend SPECTRUM-gebruik in Nederland en Vlaanderen en dat een tweede editie gevoed zal worden door ervaringen van vele musea. Vanuit de dagelijkse praktijk zijn aanvullingen en verbeteringen welkom die SPECTRUM-N daarmee tot een nog beter instrument maken voor een goed collectiemanagement. Een aantal musea heeft al aangegeven graag met SPECTRUM-N aan de slag te gaan. Die musea vindt u in het overzicht hierna.

top

Medewerkers

De bijgevoegde lijst geeft een alfabetisch overzicht van de medewerkers en hun organisatie bij het tot stand komen van SPECTRUM-N 1.0
Naam Organisatie
Aalbers, Florence  Rijksmuseum Amsterdam 
Boekhorst, Guus  Audax Textielmuseum Tilburg 
Borghuis, Gerdie  Reinwardt Academie Amsterdam 
David, Johan  Museum voor Oudere Technieken Grimbergen 
De Rijke, Marianne  Landschap Erfgoed Utrecht 
De Wit, Mariska  artt.
Deckers, Yolande  Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen 
Gaalman, Annette  Erfgoed Brabant i.o. 
Geldhof, Patrieck  Nationaal Wielermuseum Roeselare 
Harst-van den Berg, Mijke  Industrion Kerkrade 
Hartogh, Else  Provinciaal Gallo-Romeins Museum Tongeren 
Helmus, Wilbert  Erfgoedinspectie Nederland 
Henny, Xenia Rijksmuseum Amsterdam 
Jager, Cathy Rijksmuseum Amsterdam 
Kersse, Steven  Musea Brugge 
Lambrecht, Lucie  Advocaat aan de Balie van Brussel 
Laureys, Marina  Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Ag. Kunsten en Erfgoed 
Lebeer, Griet  FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw 
Leman, Steven  Culturele Biografie Vlaanderen vzw 
McKenna, Gordon  Collections Trust (voorheen MDA) 
Peek, Marja  Instituut Collectie Nederland 
Poole, Nick  Collections Trust (voorheen MDA) 
Schoemaker, Kees  Rijksmuseum Amsterdam 
Schreurs, Bert  FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw 
Smets, Leon  FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw 
Souvereyns, Geert  Vlaamse Kunstcollectie 
Van Bree, Lieke  Stagiaire Culturele Biografie Vlaanderen vzw 
Van den Branden, Ron  CTB (KANTL) Gent 
Van Doorselaer, Mieke  Provincie Oost-Vlaanderen 
Van Gent, Judith  Amsterdams Historisch Museum 
Van Oosterwijk, Anne  Musea Brugge 
Van Rappard-Boon, Charlotte  Erfgoedinspectie Nederland 
Van Santen, Caroline  Zeeuws Museum Middelburg 
Vanbrabant, Katrien  Museum voor Oudere Technieken Grimbergen 
Vanhoutte, Edward  CTB (KANTL) Gent 
Vanstappen, Henk  Musea stad Antwerpen 
Verhaert, Tine  Culturele Biografie Vlaanderen vzw 
Vugts, Agnes  Huis voor de Kunsten Limburg 
Wiercx, Bram  FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw 
Wijnen, Carla  Industrion Kerkrade 
Windhausen, Miriam  Over kunst en design 
Zalm, Cindy  Amsterdams Historisch Museum 

top

Pilootmusea

Amsterdams Historisch Museum 

Audax Textielmuseum Tilburg 

Fries Museum Leeuwarden 

Het Muiderslot Muiden 

Industrion Kerkrade 

Koninklijk Instituut voor de Tropen Amsterdam 

Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen 

Legermuseum Delft 

Musea Antwerpen 

Musea Brugge 

Museum aan de Stroom Antwerpen MAS 

Museum Bronbeek Arnhem 

Museum voor Hedendaagse Kunst Antwerpen MUHKA  

Museum voor Oudere Technieken Grimbergen 

Nationaal Wielermuseum Roeselare 

Provinciaal Gallo-Romeins Museum Tongeren 

Rijksmuseum Amsterdam 

Van Gogh Museum Amsterdam 

Vlaamse Kunstcollectie 

Zeeuws Museum 

Zuiderzeemuseum Enkhuizen 

top

Inleiding

'SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard' is een handboek voor musea waarin de wenselijk geachte praktijk ten aanzien van museale documentatie én museale bedrijfsvoering is uitgewerkt. Het bestaat uit eenentwintig procedures voor handelingen met museale objecten en de wijze waarop die gedocumenteerd moeten worden, waarbij de vast te leggen informatie zeer specifiek benoemd en toegelicht is.

SPECTRUM is een document in ontwikkeling, en het resultaat van een samenwerking tussen meer dan honderd professionals op het gebied van museale documentatie in musea in het Verenigd Koninkrijk. In 1991 is het werk begonnen om tot een gezamenlijke standaard te komen. Het werk werd gecoördineerd door MDA (voorheen Museum Documentation Association, vanaf 2008 Collections Trust) en naast de bijdragen uit de meer dan honderd musea, werden ook nog vele andere deskundigen geconsulteerd. Dit resulteerde in 1994 in de eerste uitgave van SPECTRUM, in 1997 in een tweede editie, in 2005 in een versie 3.0 en in maart 2007 in een versie 3.1.

SPECTRUM is uitgegaan van de behoeften op het vlak van de museale documentatie en heeft daarom ook de verwijzing naar documentatie in haar titel. Gedurende het werkproces is echter duidelijk geworden dat, om de standaard voor documentatie te definiëren, het nodig was het gehele collectiebeheer onder de loep te nemen. Van alle handelingen met museale objecten, zoals bijvoorbeeld binnenkomst, transport of afstoting, moet eerst de meest wenselijke praktijk in kaart gebracht zijn. Op basis daarvan kan dan de documentatiestandaard gedefinieerd worden. Bovendien bleek bij het gestructureerd beschrijven van deze handelingen met objecten het niet alleen zinvol om de bijbehorende documentatievereisten aan te geven, maar ook de vereisten met betrekking tot het museaal beleid. Zo werd SPECTRUM uiteindelijk veel meer dan een documentatiestandaard: het werd een standaard voor collectiemanagement. En dat is dan ook de ondertitel die – uiteraard met instemming van de Engelse collega's – de eerste Nederlandse vertaling meekrijgt: standaard voor collectiemanagement in musea.

Waarom een standaard voor collectiemanagement toepassen?

Wanneer in musea problemen met de collectie aan het licht komen, van welke aard dan ook – van te laat ontdekte schimmeluitbraken in depots tot het niet meer kunnen traceren van objecten – ligt de oorzaak hiervan vaak in slecht collectiemanagement: taken en werkwijzen zijn niet duidelijk gedefinieerd en verdeeld, controles worden niet uitgevoerd, informatie wordt niet (centraal) vastgelegd. Te vaak nog nemen musea genoegen met een organisch gegroeide praktijk, waarin medewerkers elk naar eigen inzicht (een deel van) het collectiebeheer uitvoeren. Uiteraard kan dit zonder personeelswisselingen en met genoeg deskundigheid in huis jaren goed gaan, maar een dergelijke praktijk is zeer kwetsbaar en weinig duurzaam.

Voor het voeren van adequaat collectiemanagement is het noodzakelijk terug te kunnen vallen op schriftelijke afspraken over werkwijzen (een handboek), en op een up-to-date collectie-informatiesysteem, waarin of van waaruit alle informatie over elk object beschikbaar en toegankelijk is. Veel musea zijn al begonnen met het maken van een dergelijk handboek, dat vaak de vorm heeft van een ordner met richtlijnen voor verschillende handelingen met objecten, bijvoorbeeld inkomende en uitgaande bruiklenen, en de bijbehorende te gebruiken formulieren. Sommige zaken daarin kunnen heel specifiek voor dat ene museum gelden, maar de meeste zaken zijn algemeen toepasbaar. Vanuit de musea zelf kwam dan ook de vraag naar algemene richtlijnen, die als uitgangspunt genomen kunnen worden voor het eigen handboek voor collectiemanagement. Niet alleen spaart dat tijd in de ontwikkeling, er is ook een andere meerwaarde: door zoveel mogelijk dezelfde richtlijnen te hanteren, zal de uitwisseling van informatie tussen musea vergemakkelijken.

Aan die behoefte beantwoordt SPECTRUM. Alhoewel SPECTRUM een ingewikkeld acroniem is (Standard ProcEdures for CollecTions Recording Used in Museums), is de naam SPECTRUM ook gekozen vanwege de betekenis in ons dagelijks taalgebruik: reeks van verscheidenheden. SPECTRUM is zo samengesteld, dat in de uitwerking van de procedures en de informatie-eenheden gestreefd is naar volledigheid. Dit zorgt ervoor dat SPECTRUM niet slechts voor musea van een bepaald type of een bepaalde grootte geschikt is, maar dat elk museum, elke collectiebeherende organisatie, het als handboek kan gebruiken. Sommige musea zullen slechts enkele procedures, en daarvan nog uitsluitend de minimale standaard, nodig hebben, andere zullen alle procedures implementeren. En wanneer er al een eigen handboek voor collectiemanagement is samengesteld, kan SPECTRUM heel handig als toetssteen gebruikt worden: zijn er geen aspecten over het hoofd gezien? Zijn bepaalde zaken misschien efficiënter aan te pakken?

Een goed collectiemanagement is de basis voor een bloeiend bestaan van het museum. Een paar van de voordelen op een rij:

top

Waarom een Nederlandse vertaling?

Al sinds er begin jaren zeventig meer aandacht kwam voor standaardisering van documentatie van museale objecten, nam Engeland daarin het voortouw. Het Nederlandse en Vlaamse museale veld, ook toen al vaak samen optrekkend – onder andere binnen CIDOC (Comité international pour la documentation, onderdeel van de International Council of Museums) – nam graag goede initiatieven over en zo werden bijvoorbeeld de door MDA ontwikkelde Historical Artefact Card en bijbehorende handleiding, in het Nederlands vertaald. De Nederlandse en Vlaamse praktijk maakte echter duidelijk dat voor veel musea de uitgebreide documentatie waar deze Historische Voorwerpkaart plaats voor bood, nog een brug te ver was. Daarom werd een verkorte versie van de kaart ontwikkeld, die de naam 'Basisregistratiekaart' ging dragen. Deze kaart op haar beurt, vond ook weer weerklank in Engeland. Het uitwisselen van good practices, tussen Engeland, Nederland en Vlaanderen heeft dus al een lange traditie.

Al snel na de publicatie van de eerste editie van SPECTRUM in 1994, werd in het museale documentatieveld in zowel Nederland als Vlaanderen de wens uitgesproken dit handboek te vertalen. Nederlandse en Vlaamse museummedewerkers raadpleegden de Engelse versie en zagen er de meerwaarde van, maar een op alle vlakken direct toepasbaar referentiekader bood deze toch niet. Niet alleen de taal vormde daarin een barrière, maar ook de verwijzingen naar uiteraard specifiek Engelse wet- en regelgeving. Een vertaling van SPECTRUM die ook rekening zou houden met de in Nederland en België van toepassing zijnde wet- en regelgeving zou hét handboek kunnen worden dat alle afzonderlijke richtlijnen, handleidingen en modellen samen zou kunnen brengen.

Ongeveer zeven jaar geleden werden zowel in Vlaanderen als in Nederland pogingen ondernomen om een Nederlandse vertaling te ontwikkelen. Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap gaf zelfs al opdracht tot een eerste vertaling van de toen actuele versie (de tweede editie), maar kon geen volgende stap in dit traject zetten, omdat MDA nog geen standpunt had geformuleerd ten aanzien van het auteursrecht op SPECTRUM. [2] Toen Nick Poole in 2004 directeur werd van MDA maakte hij direct werk van de auteursrechtkwestie rond SPECTRUM. Vanaf dat moment werd het MDA-beleid dat SPECTRUM een product was dat door en voor het veld ontwikkeld was, en dus kosteloos ter beschikking zou zijn van alle non-profit organisaties. SPECTRUM werd gratis downloadbaar vanaf de MDA-website. Ten aanzien van vertalingen van SPECTRUM nam MDA hetzelfde standpunt in: vertalingen waren van harte welkom, en organisaties in andere landen, die dergelijke initiatieven wilden ontplooien konden op alle medewerking van MDA rekenen. Dat was het groene sein dat Nederland en Vlaanderen nodig hadden om samen de vertaling weer op te pakken.

top

Hoe kwam de vertaling tot stand?

Na eerste initiatieven van de Nederlandse Museumvereniging verklaarden Culturele Biografie Vlaanderen vzw. Steunpunt voor archiefinstellingen, bewaarbibliotheken, documentatiecentra, erfgoedcellen en musea (CBV) - sinds 1 januari 2008 FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw (FARO) - en de Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM) in Nederland zich bereid om het vertaalproject uit te voeren en SPECTRUM na de projectfase te gaan beheren. Ook de Nederlandse Erfgoedinspectie en het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap zegden hun medewerking aan het tot stand brengen van de vertaling toe, in het kader van hun stimulerende werkzaamheden op het gebied van kwaliteitszorg. Op 1 en 2 maart 2007 ondertekenden zowel CBV als LCM overeenkomsten met MDA over de vertaling van SPECTRUM, en CBV en LCM met elkaar over de onderlinge samenwerking daarin.

Voor het maken van de vertaling van SPECTRUM 3.1 werd de reeds bestaande vertaling van de tweede editie als uitgangspunt genomen. Deze werd herzien en bijgewerkt naar de actuele versie. We beschikten daarbij over de Engelstalige versie 3.1 waarin door MDA de passages die 'localisation' behoefden waren gemarkeerd. Een redactie van deskundigen uit Vlaanderen en Nederland, alsmede een aantal medewerkers uit musea en juristen uit beide landen, nam de Nederlandse vertaling in wording door en gaf commentaar. De volgende uitgangspunten zijn daarbij gehanteerd:

Natuurlijk kwam de redactie af en toe in de verleiding om verdergaande veranderingen door te voeren in de Engelse tekst. Soms vond de redactie de uitwerking van een procedure nogal beknopt in vergelijking met de wijze waarop andere procedures waren uitgediept. Ook leek het de redactie niet meer zo nodig om steeds zowel naar handmatige als naar geautomatiseerde informatiesystemen te verwijzen. Toch zijn deze bevindingen niet doorgevoerd in deze eerste Nederlandse vertaling, al zijn de opmerkingen wel genoteerd. Collections Trust (voorheen MDA) heeft aangegeven graag in gesprek te gaan over voorgestelde verbeteringen, zodat SPECTRUM ook werkelijk een document wordt dat gedragen wordt door museumprofessionals in meerdere landen. De redactie heeft het echter als haar taak gezien nu eerst een vertaling aan het Nederlandse en Vlaamse museale veld voor te leggen, die zeer dicht bij de inhoud van het Engelse document blijft. Het is aan het veld – op dezelfde manier zoals dat in het Verenigd Koninkrijk het geval is – om met wijzigings- en aanvullingsvoorstellen te komen, die dan zullen leiden tot een hernieuwde Nederlandstalige versie van SPECTRUM.

top

Spectrum en Museum Accreditation

In het Verenigd Koninkrijk is de toepassing van SPECTRUM een van de eisen voor het Museum Accreditation Scheme. Van de procedures Inkomend object, Inkomende bruikleen, Verwerving, Standplaats en verplaatsing, Registratie en documentatie, Uitgaand object, Uitgaande bruikleen en Retrospectieve documentatie moeten de Britse musea tenminste de Minimumstandaard toepassen, om geaccrediteerd museum te kunnen worden. Het Nederlands Museumregister en de Vlaamse museale erkenning op basis van het Erfgoeddecreet van 2004 [3] zijn verwant aan het Britse systeem van accreditatie. Hoewel de toepassing van SPECTRUM in Nederland en Vlaanderen op dit moment niet verplicht is, is SPECTRUM een instrument dat in het traject naar erkenning goede ondersteuning biedt. In deze vertaling is uiteraard wel aangegeven welke criteria met betrekking tot de Nederlandse en Vlaamse accreditatie relevant zijn in de toepassing van een bepaalde procedure.

top

Feedback

SPECTRUM-N is een doorlopend proces. FARO en LCM zullen zich daarom niet alleen inspannen om SPECTRUM uit te dragen in het museale veld, maar ook om de voortdurende groei en ontwikkeling ervan te stimuleren en gestalte te geven. Wijzigings- en aanvullingsvoorstellen uit de museale praktijk zijn hiervoor de basis.

Indien u bij wilt dragen aan de ontwikkeling van SPECTRUM, raadpleeg dan de websites van FARO (www.faronet.be) en LCM (www.museumconsulenten.nl) voor nadere informatie.

top

Het gebruik van SPECTRUM

Hoe is SPECTRUM samengesteld?

SPECTRUM bestaat uit twee delen:

1. 21 Procedures beschrijven de handelingen met objecten stap voor stap en de wijze waarop deze gedocumenteerd moeten worden.

2. Informatievereisten geven een gestructureerde opsomming van de informatie die vastgelegd moet worden om de procedures goed te kunnen uitvoeren.

Een glossarium gaat vooraf aan de procedures. Hierin worden vaktermen gedefinieerd en nader toegelicht binnen de context van SPECTRUM-N.

top

Wanneer kan SPECTRUM gebruikt worden?

SPECTRUM kan op velerlei wijzen toegepast worden. Het belangrijkste is dat SPECTRUM een naslagwerk is, een leidraad, die al naar gelang de vraag die men beantwoord wil zien, ter hand genomen wordt. De verschillende onderdelen kunnen onafhankelijk van elkaar gebruikt worden en per onderdeel kan bekeken worden hoe diepgaand men dit wil toepassen. De volgende voorbeelden geven aan hoe SPECTRUM gebruikt zou kunnen worden:

Controle van een specifiek onderdeel van een procedure

Gebruik SPECTRUM bij de evaluatie van specifieke onderdelen van procedures die in uw museum worden toegepast, zoals bijvoorbeeld het vastleggen van informatie over inkomende objecten, om te bezien of alle benodigde informatie op correcte wijze wordt opgenomen en terugvindbaar gemaakt. Zo niet, pas dan uw eigen procedurehandleiding en invulinstructies aan.

top

Het opstellen van een eigen procedurehandleiding

De Minimumstandaard, die onderdeel is van elke procedure in SPECTRUM, geeft aan welke zaken altijd in een concreet op het museum toegepaste procedurehandleiding moeten zijn opgenomen. De verdere uitwerking van de procedures, waarin elke mogelijk noodzakelijke stap is beschreven, kan gebruikt worden als checklist bij het schrijven van het eigen procedurehandboek.

top

Het ontwikkelen van invulinstructies

Bepaal aan de hand van SPECTRUM welke informatie vastgelegd moet worden en geef aan op welke wijze dat in het door het museum gehanteerde systeem gedaan kan worden.

top

De vaststelling van het beleid

Gebruik de paragraaf 'Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?' die deel uitmaakt van elke procedure, als een checklist voor de vaststelling van het museaal beleid. Misschien zullen niet alle zaken ook daadwerkelijk in het eigen museum van toepassing zijn, maar het brengt wel duidelijk naar voren welke procedures in uw museum spaak kunnen lopen, wanneer ze niet ondersteund worden door beleid.

top

Crisis!

Een object blijkt vermist te zijn – wie moet welke informatie over het object krijgen? Neem de procedure 'Verlies en schade' door en u weet wat u te doen staat.

top

Verantwoording van middelen

SPECTRUM is een statement of good practice van museum professionals. Dit maakt SPECTRUM zeer goed bruikbaar om directie of bestuur uit te kunnen leggen waarom tijd en middelen nodig zijn om bijvoorbeeld een depotcontrole uit te voeren, of voor het vastleggen van informatie.

top

Te bereiken doelen vaststellen

Bij het opstellen van werkplannen is het nodig aan te kunnen geven welke doelen na een bepaalde periode bereikt moeten zijn. SPECTRUM biedt een goede leidraad bij het vaststellen van haalbare doelen en hun prioriteiten.

top

Communicatie met derden

Wanneer het museum het collectie-informatiesysteem wil vernieuwen of uitbreiden, is SPECTRUM een uitstekende bron voor het vaststellen van de gewenste functionaliteit. Bovendien kan SPECTRUM van nut zijn om de leverancier van het systeem uw eisen en wensen nader toe te lichten.

top

Het vaststellen van de informatievereisten

Een verantwoordelijke voor een bepaalde museale collectie moet vaststellen welke informatie vereist is als basale informatie over objecten in de collectie. SPECTRUM biedt een goed uitgangspunt voor het vaststellen van die noodzakelijke informatie.

top

Relevante informatie voor nieuwe en cultureel diverse doelgroepen

Het vastleggen van informatie en meningen over objecten afkomstig van eerdere eigenaren of publiek wordt steeds belangrijker. SPECTRUM geeft aan hoe deze informatie vastgelegd kan worden. De hiervoor te gebruiken informatie-eenheden zijn samengebracht in de informatiegroepen 'Bijdrage eigenaar object' en 'Bijdrage bezoeker object'.

top

Het bieden van dienstverlening van hoge kwaliteit

Uw museum wil duidelijk maken dat het goed omgaat met financiële middelen en een hoge kwaliteit dienstverlening biedt. Een dergelijke dienstverlening kan alleen gerealiseerd worden wanneer het museum een adequaat collectiemanagement voert, zodat museale objecten vakkundig bewaard worden en informatie erover goed toegankelijk is. SPECTRUM is daarom als instrument voor collectiemanagement in musea tevens een kwaliteitsnorm voor die hoge-kwaliteit dienstverlening.

top

Duurzaamheid van informatie

Informatie is een verzameling data (gegevens) die zodanig gestructureerd is dat deze gebruikt kan worden door individuen en organisaties en gecommuniceerd kan worden met anderen.

Een collectie-informatiesysteem is samengesteld uit een aantal afzonderlijke informatiebronnen. Dit kunnen zijn:

De belangrijkste functie van een informatiesysteem is het waarborgen van de toegankelijkheid van alle informatiebronnen voor alle gebruikers.

Enkele richtlijnen die musea hierbij kunnen volgen:

Taken

Voor een duurzaam informatiemanagement zijn adequaat databeheer en zorgvuldige dataconservering, alsmede een goed functionerend systeem- en applicatiebeheer van groot belang. Werkzaamheden die hiertoe behoren zijn:

Bovenstaande taken kunnen door verschillende personen uitgevoerd worden, of voor een bepaalde informatiebron door één persoon. Het is echter van groot belang, dat de verantwoordelijkheid voor elk van deze taken is vastgelegd.

top

Papieren bronnen

Bij papieren informatiebronnen houdt duurzaam informatiemanagement het volgende in:

top

Digitale bronnen

Bij digitale informatiebronnen houdt duurzaam informatiemanagement het volgende in:

top

Audio- en/of visuele bronnen, op andere wijze leesbaar

Bij deze informatiebronnen houdt duurzaam informatiemanagement het volgende in:

top

Risicoanalyse en herstel na een calamiteit

De informatiebronnen van een museum moeten op dezelfde wijze behandeld worden als de objecten in de collectie. Daarom moeten ook informatiebronnen een risicoanalyse ondergaan. Een calamiteitenplan moet ook procedures bevatten met betrekking tot risico’ s en veiligheid van de informatiebronnen. Zie 11 - Risicobeheer.

top

Glossarium

Het glossarium licht de betekenis van de gebruikte termen toe binnen de context van SPECTRUM-N.

Aanwinstenregister  Een register of lijst waarin aanwinsten of nieuw verkregen objecten in het museum worden vastgelegd. De aanwinsten of verwervingen zijn toegevoegd door aankoop, langdurige bruikleen, schenking (donatie of legaat), ruil of als resultaat van veldwerk.
Basisregistratie (zie Minimale registratie) www.museuminzicht.be
Naast de velden van de Minimale registratie wordt - volgens toelichtingen bij het Invulboek van het project MovE - het museale object nader geregistreerd aan de hand van de volgende extra velden met betrekking tot identificatie (beschrijving); vervaardiging/datering (vervaardiger, datering van, tot); fysieke kenmerken (materiaal, afmeting); toestand/conservering (toestand); verwerving (aankoopprijs, valuta (aankoopprijs)).
Bewaargever  Aanbieder van een object aan het museum voor verwerving, bruikleen, onderzoek, educatie, conservering en tentoonstelling. Het kan om de eigenaar gaan van het object of om een opdrachthouder of intermediair.
Bewaarplaats of depot Voorkeurstermen voor definitieve/permanente opslagruimte in het museum ('de reserve'), in tegenstelling tot voorlopige opslagruimte waar objecten voorlopig kunnen bewaard worden tot verdere opvolging van het dossier. Het is de ruimte waar objecten zorgvuldig kunnen worden bewaard in afwachting van nader onderzoek of conserveringsbehandeling, of in afwachting van presentatie of opstelling in de tentoonstellingsruimten.
Bulkniveau Term gebruikt om handelingen aan te duiden met collecties als geheel of in grote subgroepen van objecten, in tegenstelling tot handelingen met individuele objecten in een collectie. Afhankelijk van de situatie kan het gaan om een groter geheel van niet gedifferentieerde of niet geregistreerde objecten.
Calamiteitenplan  Een plan op organisatie- of instellingsniveau, waarin stapsgewijs beschreven is hoe gehandeld wordt in geval van een calamiteit of rampzalige gebeurtenis (zoals brand, ongeval, noodweer, inbraak) die op plaatselijke schaal plaatsvindt.
Catalogus  Een uitgebreide, op het publiek gerichte collectie- of tentoonstellingsbeschrijving, in boekvorm of in digitale vorm.
Collectiebeleid  Het beleid dat een museale instelling voert over het geheel van activiteiten met betrekking tot de collectie in het museum. Het collectiebeleid wordt opgemaakt in een collectieplan dat de grondslag vormt voor het museumbeleid. Hiertoe behoort ook een gefundeerd verzamelbeleid. In het collectieplan (of colletiebeleidsplan) zijn de volgende elementen opgenomen om een goed museaal functioneren in kaart te brengen: oorsprong, omschrijving en samenstelling van de collectie (inclusief juridische status van de collectie en het belang van de collectie); het toekomstige verzamel-, aankoop- en afstotingsbeleid; het beleid met betrekking tot registratie, documentatie, onderzoek, behoud en toegankelijkheid van de collectie.
Collectie-informatiesysteem (CIS) Voorkeursterm voor het geautomatiseerde registratie- en/of documentatiesysteem waarin alle beschikbare informatie met betrekking tot de collectie(s) en objecten en de bijbehorende documenten, verzameld is en geordend, gedocumenteerd en toegankelijk wordt gemaakt. Deze kennisinformatie wordt permanent bijgewerkt na onderzoek. Hierin wordt het proces en de geschiedenis van het object binnen het museum opgevolgd.
Conditiebeschrijving  Uitgebreide beschrijving van de fysieke toestand of conditie van een object op een bepaald moment; uitgevoerd voordat het object voor bijvoorbeeld bruikleen op transport gaat. De conditiebeschrijving wordt ook opgenomen in, of is gelinked aan het collectie-informatiesysteem, als noodzakelijke controle in de gebruiksgeschiedenis van het object.
Conservator-restaurator De specialist die conserverende handelingen (actieve en preventieve) uitvoert of die de opstelling van museumobjecten opvolgt. Deze tweevoudige benaming wordt bij voorkeur gebruikt om verwarring te vermijden tussen de Engelstalige term conservator (diegene die conserverende handelingen uitvoert) en de Nederlandse term conservator (de museumdirecteur of afdelingsverantwoordelijke). De enkelvoudige term restaurator verwijst teveel naar restauratie-ingrepen om ook die handelingen te dekken die alleen preventief zijn. In meer algemene context van het conserveringsbeleid wordt een onderscheid gemaakt tussen de verantwoordelijke (beslissingsbevoegdheid) en de uitvoerder van de conserverende handelingen (bij voorkeur de conservator-restaurator).
Curator  De verantwoordelijke in het museum voor het beleid van een (deel)verzameling of voor de inrichting van een tentoonstelling. Hier kan in het Nederlandse taalgebied ook de gangbare term conservator gebruikt worden. Het kan gaan om de museumdirecteur, afdelingsverantwoordelijke of tentoonstellingsverantwoordelijke, niet te verwarren met de Engelse betekenis van conservator.
Depot of bewaarplaats Voorkeurstermen voor definitieve/permanente opslagruimte in het museum ('de reserve'), in tegenstelling tot voorlopige opslagruimte waar objecten voorlopig kunnen bewaard worden tot verdere opvolging van het dossier. Het is de ruimte waar objecten zorgvuldig kunnen worden bewaard in afwachting van nader onderzoek of conserveringsbehandeling, of in afwachting van presentatie of opstelling in de tentoonstellingsruimten.
Documentatiesysteem  Het vroegere handmatige steekkaartencatalogussysteem, dat in de meeste musea vandaag in een aangepast en uitgebreid geautomatiseerd bestand, het registratie- en/of documentatiesysteem is opgeslagen. Hierin wordt alle beschikbare informatie verzameld, geordend en toegankelijk gemaakt over gegevens ontleend aan objecten en gerelateerde documenten. SPECTRUM-N gebruikt de voorkeursterm collectie-informatiesysteem (CIS).
Due diligence of zorgvuldigheidsprincipe Engelse juridische eis uit de bedrijfswereld, die 'vereiste zorgvuldigheid, na nauwkeurig en verantwoord onderzoek' betekent. Volgens de ethische code van ICOM gaat het over de verplichting om alles in het werk te stellen om de feiten per geval vast te stellen, alvorens tot een bepaalde handelwijze wordt besloten, met name de identificatie van de herkomst en de eigendomsgeschiedenis van een object dat voor aanschaf of gebruik wordt aangeboden, voordat dit als zodanig wordt aanvaard.
Erfgoeddecreet  www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Decreet van 7 mei 2004 houdende de organisatie en subsidiëring van een cultureel-erfgoedbeleid (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 9 juli 2004) met bijhorend het Besluit van de Vlaamse Regering van 14 januari 2005 ter uitvoering van het Erfgoeddecreet van 7 mei 2004 voor wat betreft de musea, de cultureel-erfgoedpublicaties en de projecten cultureel erfgoed (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 12 mei 2005). Het erfgoeddecreet is een gemeenschapsaangelegenheid en voorziet in de erkenning en subsidiëring van musea in Vlaanderen. Met dit decreet wil de Vlaamse Gemeenschap een cultureel-erfgoedbeleid uitbouwen dat vanuit een geïntegreerde aanpak een kwaliteitsvolle en duurzame zorg voor en de ontsluiting van het cultureel erfgoed stimuleert. Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding. Tijdens het ter perse gaan van SPECTRUM-N kwam de tekst ter beschikking van de principiële goedkeuring door de Vlaamse regering van het voorontwerp van dit decreet.
Faciliteitenrapport   Een rapport dat wordt opgemaakt door de bruikleennemer met gedetailleerde informatie over de tentoonstellingsruimte, de bewaaromstandigheden en de wijze van presenteren voor de bruikleenaanvraag. Het gaat dieper in op de klimatologische en fysische omstandigheden waarin het object terecht zal komen.
Gebruikscollectie Ook rekwisietencollectie of educatieve collectie genoemd. Objecten die gebruikt mogen worden, aangeraakt, hersteld en weggegooid als 'gewone' gebruiksvoorwerpen; de objecten maken geen deel uit van de geregistreerde museumcollectie. De gebruikscollectie is onderdeel van de steuncollectie.
Housekeeping Aan de National Trust ontleende term waarmee bedoeld wordt het regelmatige onderhoud (stoffen, stofzuigen) en het op orde houden van de museale ruimte en de objecten daarin.
Inkomstformulier  Een formulier dat wordt opgemaakt bij binnenkomst van een object in het museum en waarin het object volgens een uniek nummer beschreven wordt aan de hand van de aanwezige kerninformatie. Synoniem voor record inkomend object. SPECTRUM-N geeft de voorkeur aan het gebruik van een inkomst- en vertrekformulier tegenover het register van inkomende en uitgaande objecten/stukken.
Inventarisinformatie  De informatie die vereist is bij Minimale registratie voor alle objecten in het museum of groepen van objecten, ongeacht of ze tot de vaste of de steuncollectie behoren.
Kerninformatie  De informatie die nodig is voor het kunnen afleggen van verantwoording voor ieder object op ieder moment, zie Minimale registratie.
Label/labeling Aanbrengen van een kaartje in verantwoord materiaal (lichtecht en duurzaam, bijvoorbeeld melinex) met notitie van het objectnummer. Het is bij voorkeur met een ongebleekt katoenen draad onlosmakelijk aan het object bevestigd. Een label wordt gebruikt wanneer het onmogelijk is het object op een verantwoorde wijze fysiek te nummeren of wanneer het object een tijdelijk nummer krijgt. Zie Voor verdere informatie.
Minimale registratie (zie Basisregistratie)  www.museuminzicht.be
Volgens toelichtingen bij het Invulboek van het project MovE wordt het museale object geregistreerd aan de hand van acht velden met betrekking tot identificatie (instellingsnaam, objectnummer, objectnaam, titel); verwerving (datum, methode, van); standplaats (huidige standplaats). In Nederland maakt het veld titelgeen deel uit van de eisen voor Minimale registratie.
Museumregister  www.museumvereniging.nl
Lijst van musea in Nederland die volgens vastgestelde professionele normen werken en museaal erkend zijn. Het reglement staat genoteerd op de website van de Nederlandse Museumvereniging.
Nummering  Fysiek markeren of aanbrengen van het objectnummer op het object volgens het principe van reversibiliteit, en wel op die wijze dat het niet accidenteel verwijderd kan worden, zie Voor verdere informatie.
Objectnummer  Het vroegere inventarisnummer, het unieke nummer dat op het object staat of door middel van een label aan het object is aangehecht, ter vaststelling van de identiteit en ter verwijzing naar de beschrijving van dat object in het collectie-informatiesysteem.
(Object)record  Een record of digitale gegevenskaart van het object in het collectie-informatiesysteem. Een documentbeschrijving is opgebouwd uit meerdere velden.
Ontvangstbewijs  Schriftelijk bewijs dat de aanbieder van een object ontvangt van het museum bij afgifte van een object en waarin kerninformatie omtrent het aangebodene is vastgelegd.
Opslagruimte  Voorlopige opslagplaats in het museum waar objecten voorlopig kunnen bewaard worden tot verdere opvolging van het dossier.
Quarantaineruimte  Ruimte bij het depot waar onderzoek en observatie van nieuw binnengekomen objecten plaatsvindt; met name ook belangrijk voor controle op aantasting door ongedierte en schimmel.
Record inkomend object  Synoniem voor inkomstformulier, een document met kerninformatie van een object dat wordt opgemaakt bij binnenkomst in het museum. SPECTRUM-N gebruikt de voorkeursterm inkomstformulier.
Register van in- en uitgaande objecten Register waarin de bewegingen van objecten die een museum binnenkomen en verlaten, worden vastgelegd. De objecten worden in volgorde van binnenkomst in het register ingeschreven. SPECTRUM-N opteert voor het gebruik van een inkomstformulier en vertrekformulier, naast een aanwinstenregister.
Registratie  Het administratief noteren in een voortdurend bijgehouden gegevensbestand, van de in een museumcollectie op te nemen objecten, waarbij tenminste gegevens betreffende identiteit, eigendomsrecht en standplaats worden vermeld. De registratie kan minder of meer uitgebreid worden ingevuld. Afhankelijk van de situatie wordt minimale registratie, basisregistratie, kerninformatie, of inventarisinformatie bedoeld.
Registratie en documentatie  Het zodanig vastleggen van alle beschikbare informatie (minimale gegevens en aanvullende documentatie) die over een collectie en de objecten bekend is, dat deze verantwoord kan worden beheerd en aangevuld na onderzoek
Standplaats  Plaats van het object in het museum, hetzij in de vaste opstelling, hetzij in het depot. Een onderscheid kan gemaakt worden tussen vaste standplaats (waar het object normaal gesproken thuishoort) en huidige standplaats (waar het zich nu werkelijk bevindt). Niet te verwarren met 'locatie', dat een algemener begrip is.
Steuncollectie  Een verzameling objecten en/of documenten die buiten de gebruikelijke museale en cultuurhistorische waarde vallen van de collectie en juist daarom geen deel uitmaken van de vaste collectie. Deze objecten kunnen echter het museum dienstig ondersteunen voor bruikleen, educatie, onderzoek, tentoonstelling of wetenschappelijke analyse.
Thesaurus  Woordsysteem dat bestaat uit gecontroleerde termen, met toegevoegde verwijzingen tussen synoniemen, meer algemene en meer specifieke termen en gerelateerde termen. 
Vaste collectie  Het geheel van objecten die het museum in eigendom dan wel in langdurig bruikleen heeft.
Veldwerk  Objecten die op het terrein buiten de museale ruimte zijn verzameld. Ze kunnen tentoongesteld worden in museale context, of de resultaten en documentatie kunnen opgenomen worden in de museumcollectie: archeologische vondsten, industriële archeologie, natuurhistorische objecten, immaterieel erfgoed, antropologische objecten, etnografische objecten, volkenkundige objecten, botanisch erfgoed, verzamelreis.
Vertrekformulier  Een formulier dat wordt opgemaakt wanneer een object uit de vaste collectie de museumgebouwen verlaat. SPECTRUM-N geeft de voorkeur aan het gebruik van een inkomst- en vertrekformulier tegenover het register van inkomende en uitgaande objecten/stukken.
Verzamelbeleid  Het beleid van een museum met betrekking tot het verzamelen van objecten, waarbij het verbeteren van de kwaliteit en het aanvullen van leemtes in de verzameling voorop moeten staan. Het verzamelbeleid is onderdeel van het collectiebeleid. 
Verzamelreis  Het verzamelen van aanvullend materiaal in het kader van studie of onderzoek. Deze term komt vaak aan bod bij deelverzamelingen van bijvoorbeeld botanische tuinen, volkenkundige musea, etnografische collecties. Deze extra objecten kunnen ter illustratie opgenomen worden in een tentoonstelling zonder daarom deel uit te maken van de collectie.
Volgnummer  Het vroegere binnenkomstnummer, met name het nummer dat de volgorde van binnenkomst van museumobjecten of de volgorde bij standplaats van documenten aangeeft. Objecten krijgen bij binnenkomst in het museum een tijdelijk volgnummer toegekend dat wordt genoteerd op het inkomstformulier of het record inkomend object.
Vrije tekst  De mogelijkheid waarbij op alle woorden in een tekst kan worden gezocht, met uitzondering van stopwoorden als lidwoorden en voorzetsels. 
top

Gebruiksaanwijzing procedures

Gebruik van de procedures

Elke procedure in SPECTRUM-N bevat informatie die slechts relevant is voor de betreffende procedure. Om bepaalde werkzaamheden binnen het museum volledig te kunnen uitvoeren kan het nodig zijn naar andere procedures te verwijzen. Bijvoorbeeld, de procedure Inkomend object is gekoppeld aan de procedure Inkomende bruikleen en aan de procedure Verwerving, vermits het binnenkomen van een object in het museum de eerste stap kan zijn naar bruikleen of verwerving toe.

Er wordt ook regelmatig verwezen naar de procedure Conditiecontrole en -onderzoek omdat het noodzakelijk is de conditie van het object te controleren bij verschillende gelegenheden, zoals voor verwerving, bruikleen of afstoting.

Wanneer verwezen wordt naar een andere procedure, kan dat op verschillende manieren gebeuren. Vaak is het de procedure als geheel waaraan gerefereerd wordt (bijvoorbeeld 'Zie 15 - Rechten'). Soms is de verwijzing echter specifiek naar een bepaald onderdeel van een andere procedure zoals 'Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?' of naar het onderdeel 'Procedure' (bijvoorbeeld 'Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek – Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?' en 'Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure').

U kunt kiezen welke procedures van nut zijn bij uw activiteiten. Bijvoorbeeld, als u nooit objecten in bruikleen geeft, moet u de procedure Uitgaande bruikleen niet in werking stellen, en de Minimum Standaard voor die procedure zal bijgevolg niet van toepassing zijn op uw museum.

top

Inhoud van elke procedure

Elk van de 21 procedures is volgens een zelfde vaste structuur opgebouwd:

Definitie

Verklaart de draagwijdte van elke procedure en eventuele dubbelzinnige termen.

top

Minimumstandaard

Hoe ook een museum de procedure implementeert, dit is wat het museum moet bereiken.

top

Voor u begint

Voordat het museum een procedure implementeert, moeten de wettelijke bepalingen die van invloed zijn op de uitvoering van de procedure duidelijk zijn en moet het beleid zijn vastgelegd, op basis waarvan de procedure uitgevoerd wordt (Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?).

top

Procedure

Dit deel is onderverdeeld in sub-procedures die belangrijke uitvoerfasen zijn in de procedure. Deze fasen zijn verder onderverdeeld in variabele genummerde procedurestappen die instructie geven welke handelingen precies moeten uitgevoerd worden. Bij elke procedurestap, waar dat van toepassing is, zijn de 'Vereiste informatiegroepen' opgesomd. Dit is een verwijzing naar groepen informatie-eenheden (verder uitgewerkt in het tweede deel van SPECTRUM), die gebruikt moeten worden om informatie over de betreffende procedurestap vast te leggen.

top

Voor verdere informatie

Verwijzingen naar bronnen en organisaties die van nut kunnen zijn voor de toepassing van de betreffende procedure [4].

top

Verband tussen een procedure en informatievereisten

Het uitvoeren van een procedure zal leiden tot het registreren van verschillende soorten informatie. Dit wordt in SPECTRUM-N genoteerd in de informatievereisten voor elke procedure: de gestructureerde opsomming van de informatie die vastgelegd moet worden om de procedures goed te kunnen uitvoeren. In het tweede deel van SPECTRUM is deze benodigde informatie opgenomen en verder uitgewerkt.

Dit deel van SPECTRUM bestaat uit de volgende onderdelen:

top

1 - Voorbereiding inkomend object

Definitie

Het beheren en documenteren van de overwegingen bij potentiële verwervingen van objecten in de periode voor hun aankomst in het museum.

top

Minimumstandaard

Het museum moet een beleid hebben waarin is vastgelegd wat gedaan moet worden vóór binnenkomst van objecten en daarbij behorende documentatie. Houd er rekening mee dat sommige soorten veldwerk alleen documentatie opleveren, en geen objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van de voorbereiding van inkomende objecten de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

De procedure Voorbereiding inkomend object regelt de verantwoordelijkheid van het museum bij verwervingen of aanmelding van potentiële verwervingen in de periode voordat de betreffende objecten bij het museum binnenkomen. De procedure is daarom relevant voor alle soorten veldwerk. Denk daarbij bijvoorbeeld aan archeologisch, natuurwetenschappelijk of antropologisch veldwerk.

De procedure Voorbereiding inkomend object is ook relevant bij legaten, aankopen op veilingen en bij aanbiedingen van grote stukken of collecties die beoordeling vereisen en waarvan dus nadere gegevens vóór aankomst bij het museum verzameld moeten zijn. De procedure kan tevens van toepassing zijn bij het inventariseren van collecties.

Gebruik deze procedure in combinatie met de volgende procedures, waarbij collecties worden beoordeeld voordat zij bij het museum in bewaring worden gegeven:

  • Conditiecontrole en -onderzoek
  • Actieve en preventieve conservering
  • Verwerving
  • Gebruik collecties
  • Inventaris
  • Standplaats en verplaatsing

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Noteer in het beleid met betrekking tot de voorbereiding van inkomende objecten de volgende punten:

  • De stappen die gezet moeten worden om te voorzien in een juiste controle volgens het zorgvuldigheidsprincipe op herkomst van de potentiële verwerving.
  • De stappen die gezet moeten worden om de extra druk die de verwerving op het museum legt met betrekking tot ruimte en menskracht, alsmede op het gebied van financiën, juridische zaken en conservering, in kaart te brengen.
  • De wijze waarop particulieren die objecten willen onderbrengen bij het museum op de hoogte gehouden worden van het huidige beleid en veranderingen daarin.

De bewaargever moet zorgen voor transport en verzekering van de objecten.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op de voorbereiding van inkomende objecten.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat de voorbereiding van inkomende objecten beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Uitvoering van de voorbereidingsfase

3

Bepaal of het museum de juiste organisatie is om de mogelijk te verwerven objecten onder te brengen. Het museum moet haar verzamelbeleid en de voorwaarden voor het in bewaring nemen van objecten en bijbehorende documentatie kenbaar maken aan potentiële bewaargevers.

Bevorder samenwerking tussen de potentiële bewaargever en het museum voor, tijdens en na het veldwerk.

In de opgravingsvergunning moet worden opgenomen waar de vondsten ter bewaring worden gegeven. Indien een museum de vondsten wenst te bewaren, moet dit op voorhand afgesproken worden met de opgravers.

top

4

Ken een uniek nummer toe aan objecten of groepen objecten.

Vereiste informatiegroepen:
top

5

Maak afspraken over de wijze van aanlevering van objecten en/of documentatie die uit veldwerk afkomstig zijn. Geef aanbevelingen voor inhoud en presentatie van de collectie, als mede voor de documentatie, de verpakking en de conservering. Regel de wijze van eigendomsoverdracht.

top

6

Beoordeel en leg essentiële informatie vast over omvang en inhoud van de collectie en de daarbij behorende documentatie voor de volgende doeleinden:

  • de relatie tot het verzamelbeleid, inclusief selectiecriteria;
  • de conditie van het materiaal;
  • de wijze van transport en de vereiste transportfaciliteiten;
  • soort en omvang van de bewaarplaatsen;
  • de financiële bijdrage voor de bewaring (indien van toepassing);
  • de eigendom van de objecten door middel van het zorgvuldigheidsprincipe;
  • de intellectuele eigendom van het materiaal en/of de documentatie.

Gebruik voor archeologisch materiaal een checklist die de volgende informatie bevat:

  • hoeveelheid/soort kleine vondsten, grote vondsten en zichtbare overblijfselen. In het geval van grote archeologische groepen is het mogelijk om de hoeveelheid aan te geven door het aantal dozen en materiaalsoorten, bijvoorbeeld 6 dozen met neolithische vuurstenen, 20 dozen met laatmiddeleeuws aardewerk;
  • hoeveelheid/soort van documentair materiaal op papier, film, band, in digitale vorm en andere media;
  • stabiliteit van objecten, uitgevoerd en vereist conserveringswerk;
  • geschiktheid van de verpakking voor bewaring in het museum;
  • bijbehorende labels, nummers, lijsten en indexen;
  • kosten van de objecten (wanneer deze zijn aangekocht).

Verwijs naar deze documentatie.

Vereiste informatiegroepen:
top

7

Beslis bij veldwerk of selectie van objecten plaats moet vinden tijdens het veldwerk zelf of bij de beoordeling voor binnenkomst en verwerving.

top

8

Leg de datum, of de waarschijnlijke datum, waarop de objecten bij het museum verwacht worden vast. Geef de eigenaar aanbevelingen over de zorg, opslag en documentatie van de objecten in de periode tot aan de verwerving.

top

9

Een museum mag uitsluitend een object verwerven op grond van een geldige titel van de eigendomsoverdracht en van een beschikkingsbevoegde persoon. Sluit een overeenkomst met de landeigenaar indien objecten, verworven als het resultaat van veldwerk, gedoneerd zullen worden aan het museum. De overdracht van het eigendomsrecht moet voor of op het moment van bewaargeving voltooid zijn.

top

10

Controleer de conditie van de objecten voordat zij getransporteerd worden ter bevestiging van hun stabiele toestand en controleer of zij op de juiste wijze verpakt zijn voor opslag.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure
Zie 2 - Inkomend object - Procedure

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BAUTERS, L. en J. VAN DAMME, Het wettelijk kader. Het wettelijk kader van het Vlaams beleid inzake monumenten, stads- en dorpszichten, landschappen en archeologisch patrimonium. Eigendomsrechten van archeologische voorwerpen en hun gevolgen, in Jaarverslag van de provincie Oost-Vlaanderen 1998. Monumentenzorg en cultuurpatrimonium, Gent, 1999, p. 11-16.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

DRIESSEN, P. en E. WESEMAEL, Standaarden voor de registratie van archeologische objecten in een museale context. Registratie en automatisering van museale collecties, 6, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

LUGER, T., Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten/Instituut Collectie Nederland), 2003 (herdruk in voorbereiding).

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

top

Organisaties

Administratie der douane en accijnzen (Invoerrechten)
http://customs.fgov.be

Belastingdienst (BTW)
http://www.belastingdienst.nl

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Douane (invoerrechten)
http://www.douane.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst financiën (BTW)
http://fiscus.fgov.be

ICOM
http://www.icom.org

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media – Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlands Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Unesco / Culture
http://www.unesco.org/culture
Ethische code – ICOM Code of Ethics for Museums; informatie over illegale handel in cultuurgoed: Unesco verdrag ter voorkoming van illegale in-, uit- en doorvoer van cultuurobjecten (1970) - Convention on the Means of Prohibiting and Preventing the Illicit Import, Export and Transfer of Ownership of Cultural property (Parijs, 1970); Convention for the Protection of Cultural Property in the Event of Armed Conflict (Den Haag, 1954 en 1999).

Unidroit
http://www.unidroit.org
Unidroit Verdrag inzake de internationale terugkeer van gestolen of onrechtmatig uitgevoerde cultuurgoederen (1995) – Convention on Stolen or Illegally Exported Cultural Objects (Rome, 1995)

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

2 - Inkomend object

Definitie

Het beheren en documenteren van inkomende objecten en van de bijbehorende informatie die nog geen deel uitmaken van de collectie. Voer deze procedure uit voor alle objecten die nog geen objectnummer van het ontvangend museum hebben gekregen.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake het binnenkomen en het in bewaring nemen van objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van het inkomend object voorziet in de volgende zaken:

top

Voor u begint

De procedure Inkomend object zorgt ervoor dat vastgelegd is welke objecten binnengekomen zijn in een museum. Dat geldt voor alle objecten die aan het museum worden toevertrouwd, inclusief aanwinsten en bruiklenen voor vaste of steuncollecties. Musea worden geacht voor objecten die niet tot hun eigen collectie behoren evenveel zorg aan de dag te leggen als voor objecten die wel in eigen bezit zijn. Musea kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het verlies of de beschadiging van objecten die gevraagd of ongevraagd zijn aangeboden en aangenomen.

Gebruik de procedure Inkomend object samen met elke andere procedure, waarin sprake is van inkomende objecten die nog geen objectnummer van uw museum hebben gekregen. Op die manier kunnen object en bijbehorende informatie worden opgevolgd.

Objecten en documentaire archiefstukken afkomstig uit veldwerkprojecten kunnen een volgnummer krijgen voordat ze in het museum in bewaring worden gegeven. Bij dergelijke objecten hoeft de volledige procedure Inkomend object niet doorlopen te worden indien de procedure Voorbereiding inkomend object volledig is toegepast. Gebruik bij aankomst van het object in het museum de procedure Verwerving.

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Schrijf een beleid over inkomende objecten (aanwinsten, bruiklenen, objecten met verzoek om informatie en om andere redenen in bewaring gegeven objecten). Wees terughoudend bij het in bewaring nemen van objecten en sta slechts per uitzondering toe dat objecten in uw museum worden achtergelaten voor expertise en onderzoek.

Zorg dat uw beleid in de volgende punten voorziet:

  • De omstandigheden waarin objecten worden aanvaard en de personen die hier verantwoordelijk voor zijn.
  • De voorwaarden die het museum stelt aan de teruggave van de in bewaring gegeven objecten.
  • Hoelang, en in welke vorm, gegevens over verzoek om informatie worden bewaard.
  • Hoe het museum omgaat met objecten die niet zijn opgehaald door of zijn teruggegeven aan de personen die ze in bewaring gaven.

Noteer expliciet de voorwaarden verbonden aan in bewaring gegeven objecten:

  • Een verklaring over de zorg en de verantwoordelijkheid die het museum op zich neemt.
  • De uitsluiting van elke aansprakelijkheid van het museum.
  • Het recht om objecten af te stoten die door de bewaargever niet tegen de afgesproken datum zijn afgehaald.
  • Het niet geven van een garantie door het museum inzake identificatie en interpretatie van objecten (disclaimer).
  • Een weigering om waardebepalingen mee te delen.
  • Voor een verwervingsvoorstel, een verklaring over de eigendomsstatus van het object of de objecten.
  • Voor een inkomende bruikleen, de stappen die het museum zal ondernemen om het object of de objecten terug te bezorgen.
  • In alle bovenstaande gevallen, een tijdschema voor elke activiteit.
  • Een vaststelling van de partij die de kosten verbonden aan de bewaargeving, bijvoorbeeld de transportkosten en de verzekeringspremie, draagt.
top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en zorg dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op de voorbereiding van inkomende objecten.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat de voorbereiding van inkomende objecten beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Een ontvangstbewijs en een record inkomend object of een inkomstformulier aanmaken

3

Probeer, wanneer een inkomend object aangekondigd is, dit zo goed mogelijk voor te bereiden door:

  • duidelijk te zijn over de voorwaarden die aan het in bewaring nemen verbonden zijn (voor zover afwijkend van de standaardvoorwaarden);
  • de betrokken personen in te lichten;
  • voor een geschikte opslagruimte te zorgen;
  • te controleren of het object in een voldoende conditie verkeert om bij het museum in bewaring te geven. Zonder nieuwe objecten af van andere collecties door ze in een quarantaineruimte te plaatsen tot duidelijk is dat er geen gevaar is voor andere objecten en er een conditierapport is opgemaakt;
top

4

Leg de gegevens over het object vast op een formulier of in een record zodra het het museum binnenkomt. Probeer voor binnenkomst al zoveel mogelijk informatie over het object te verkrijgen. Als de bewaargever een inventaris verschaft van de objecten die hij in bewaring geeft, controleer deze inventaris op discrepanties en zorg dat er overeenstemming bestaat over de objecten die in bewaring worden gegeven. Leg de volgende elementen vast:

  • volgnummer;
  • naam, adres en telefoonnummer van de huidige eigenaar (en bewaargever, indien verschillend). Let hierbij op de Wet op de bescherming van persoonsgegevens;
  • datum van binnenkomst;
  • een korte beschrijving van conditie en compleetheid van de objecten (identificeer de samengestelde delen van objecten die er als één geheel uitzien);
  • een korte beschrijving van de objecten, met inbegrip van eventuele informatie betreffende vervaardiging en gebruik;
  • reden van binnenkomst;
  • wijze van binnenkomst;
  • aantal in bewaring gegeven objecten (indien mogelijk, zie Opmerking hieronder);
  • voorschriften opgelegd door de eigenaar (of bewaargever), waaronder afspraken voor de teruggave en de vertrouwelijkheid van de informatie die aan het museum wordt verstrekt;
  • overeengekomen datum van teruggave;
  • handtekening van de eigenaar (of van de bewaargever indien niet dezelfde) (of een verwijzing naar de handtekening wanneer een geautomatiseerd systeem gebruikt wordt);
  • naam en handtekening van de museummedewerker die het object in ontvangst neemt;
  • verzekeringsgegevens (met inbegrip van de van te voren overeengekomen waarde);
  • een toelichting over het verpakkingsmateriaal (kan deel uitmaken van het object);
  • informatie over het veldwerk (methode, context, coördinaten, vinder);
  • bijkomende informatie over het object: toelichting op de risico's, bijvoorbeeld van chemische of radioactieve aard; wettelijke voorschriften en vergunningen, bijvoorbeeld wapenvergunningen; van toepassing zijnde rechten, bijvoorbeeld auteursrecht; de vraagprijs, indien het object te koop wordt aangeboden.

Opmerking: Grote groepen objecten

Als het aantal in bewaring gegeven objecten niet kan worden geteld, bijvoorbeeld als het gaat om een groot aantal potscherven, maak dan een praktische aantekening van de omvang, bijvoorbeeld "2 dozen". Geef in dat geval nummers aan groepen van objecten en niet aan individuele items. Kies daarbij ook het geschikte registratieniveau. Zo volstaat soms een overzichtslijst en is een registratie op objectniveau niet onmiddellijk vereist of zelfs ook niet mogelijk.

top

5

Het is essentieel dat u de conditie van het object controleert op het moment van afgifte. Zo blijft het mogelijk de oorspronkelijke toestand van het object te achterhalen indien de eigenaar een vordering zou instellen. Een object wordt in eerste instantie opgeborgen in een quarantaineruimte. Pas na controle van de conditie kan een object een plaats krijgen in het depot. Dit om de rest van de objecten te beschermen tegen mogelijke besmetting of aantasting door houtworm, schimmels e.d.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Het conditierapport moet aan de omstandigheden zijn aangepast. Maak een beknopte omschrijving van de conditie van het object, bijvoorbeeld 'barstje in voetstuk', 'vlek op achterzijde'. Probeer indien mogelijk een afbeelding van het object toe te voegen. In sommige gevallen is uitgebreide conditierapportage vereist en is ook een beoordeling nodig van zowel risico's voor mensen als risico's voor andere objecten.

Objecten worden alleen zonder direct onderzoek aanvaard als het uitpakken door gespecialiseerd personeel dient te gebeuren. In dat geval moet het ontvangstbewijs vermelden dat de objecten zonder nazicht in ontvangst zijn genomen.

6

Bezorg als ontvangstbewijs voor het object of de objecten een kopie van de geregistreerde informatie aan de bewaargever. Informeer de bewaargever over de algemene voorwaarden die het museum hanteert met betrekking tot de aanvaarding van de in bewaring gegeven objecten, op basis van de reden van bewaargeving. Informeer de bewaargever ook over zijn of haar rechten betreffende de persoonlijke informatie die in het bezit is van het museum (Wetgeving betreffende de bescherming van de persoonsgegevens).

top

7

Als de bewaargever op het moment van ontvangst van het object niet aanwezig, maar wel bekend is (bijvoorbeeld als objecten per post worden verstuurd), stuur hem of haar dan een kopie van de vastgelegde gegevens als ontvangstbewijs en vraag een kopie ondertekend terug te sturen.

Als de bewaargever onverhoopt niet bekend is, bijvoorbeeld wanneer objecten per post zonder afzender en zonder aankondiging aankomen, leg dan zoveel mogelijk gegevens vast, inclusief foto's (indien wettelijk mogelijk).
Voeg een aantekening toe waarin toegelicht wordt dat de bewaargever niet beschikbaar was om een en ander te verifiëren. Zie stap 12 hieronder voor de wijze van verwerking.

top

8

Bevestig een tijdelijk label aan het object met daarop het volgnummer. Als het object uit afzonderlijke onderdelen bestaat of als het aanbrengen van een label moeilijk is, plaats het object dan in een houder/doos en bevestig het label aan de houder/doos.

top

9

Registreer de voorlopige standplaats van het object en zorg ervoor dat deze bijgewerkt wordt zodra het object verplaatst of teruggegeven wordt.
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

Vereiste informatiegroepen:
top

Verdere verwerking van het object

10

Als een object voor verwerving wordt aangeboden, noteer:

11

Als een object voor bruikleen of onderzoek wordt aangeboden, noteer:

  • verwijzingen naar een bruikleendossier of een ander informatiedossier;
  • de waardebepaling van het object (enkel voor verzekerings- of indemniteitsdoeleinden);
  • andere rechten verbonden aan het object (bijvoorbeeld auteursrecht).
    Zie 15 - Rechten - Procedure

12

Wanneer objecten ongevraagd en anoniem worden gedeponeerd, behandel ze dan volgens het vastgestelde beleid:

top

13

Wanneer het object aan de eigenaar wordt terugbezorgd, gebruik dan de procedure over uitgaande objecten.
Zie 17 - Uitgaand object - Procedure

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

DRIESSEN, P. en E. WESEMAEL, Standaarden voor de registratie van archeologische objecten in een museale context. Registratie en automatisering van museale collecties, 6, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

EXTERBILLE, K., BORGHUIS, G. en J. VAN DER STARRE, Vlaamse collectiegegevens op het internet; behoefte aan een gefaseerde aanpak. Registratie en automatisering van museale collecties, 5, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

GAALMAN, A. en M. PRAGT, Handleiding bij het gebruik van de Art & Architecture Thesaurus, Amsterdam (Nederlandse Museumvereniging), 2000.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

LUGER, T., Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten - Instituut Collectie Nederland), 2003 (herdruk in voorbereiding).

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d. (1993).

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

VAN DOORSELAER, M., VERSTAPPEN, H., en S. LEMAN e.a., Collectiemanagement in de praktijk: het belang van registratie voor het informatiebeheer van uw collectie, Antwerpen (Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2007.

top

Organisaties

Art & Architecture Thesaurus (AAT)
http://www.aat-ned.nl

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora
http://www.cites.org

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

International Committee for Museum Documentation
http://www.icom.org/cidoc

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit
http://www.minlnv.nl

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media – Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Unesco / Culture
http://www.unesco.org/culture
Ethische code – ICOM Code of Ethics for Museums; informatie over illegale handel in cultuurgoed: Unesco verdrag ter voorkoming van illegale in-, uit- en doorvoer van cultuurobjecten (1970) - Convention on the Means of Prohibiting and Preventing the Illicit Import, Export and Transfer of Ownership of Cultural property (Parijs, 1970); Convention for the Protection of Cultural Property in the Event of Armed Conflict (Den Haag, 1954 en 1999).

Unidroit
http://www.unidroit.org
Unidroit Verdrag inzake de internationale terugkeer van gestolen of onrechtmatig uitgevoerde cultuurgoederen (1995) – Convention on Stolen or Illegally Exported Cultural Objects (Rome, 1995)

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Verenigde Naties
http://www.un.org

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

3 - Inkomende bruikleen

Definitie

Het beheren en documenteren van bruiklenen waarvoor het museum verantwoordelijk is gedurende een bepaalde periode en voor een bepaald doel, meestal tentoonstelling, maar ook onderzoek, educatie of fotografie/publicatie.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake inkomende bruiklenen. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van inkomende bruiklenen de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Het initiatief voor het lenen van objecten kan zowel genomen worden door het ontvangende museum als door de bruikleengever. Redenen voor een bruikleenverzoek kunnen zijn:

  • tentoonstelling;
  • fotografie of publicatie;
  • conservering;
  • onderzoek.

Musea moeten – normaal gesproken – aangeboden bruiklenen niet accepteren, tenzij het publieksbelang er zeer mee gediend is.

Bruiklenen in het kader van wetenschappelijk onderzoek

Bruiklenen van wetenschappelijke collecties zijn doorgaans frequenter en minder formeel. Ze worden gewoonlijk georganiseerd op basis van internationale afspraken, die vaak specifiek voor elk vakgebied zijn. Zo kunnen organisaties onderling afspraken hebben gemaakt over bruikleenverkeer; of de bruikleen zelf kan het voorwerp zijn van een overeenkomst voor teruggave met kennisgeving van ontvangst, zoals bijvoorbeeld bij natuurhistorische collecties.

top

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Formuleer in het beleid van uw museum inzake inkomende bruiklenen de volgende punten:

  • De redenen waarom objecten in bruikleen mogen worden genomen.
  • De voorwaarden die uw museum zal naleven.
  • De minimale en maximale duur van de bruikleentermijn.
  • De wijze waarop bruiklenen worden geautoriseerd.
  • Hoe het museum het eigendomsrecht van de bruikleengever op objecten vaststelt (bijvoorbeeld om te vermijden dat objecten worden tentoongesteld waarvan bekend is is dat ze uit archeologische sites zijn ontvreemd, het resultaat zijn van roof of beschermde natuurlijke materialen zijn).
  • De te ondernemen stappen voor objecten in bruikleen waarvan de oorspronkelijke bruikleengever niet te bereiken is.
top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer de paragraaf Voor u begint en zorg dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de procedure;
  • het beleid vastlegt dat de grondslag vormt voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding schrijft dat betrekking heeft op inkomende bruiklenen.
top

2

Evalueer het deel van de handleiding dat inkomende bruiklenen beschrijft regelmatig en pas dit, indien nodig, aan. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Start en onderzoek

3

Een bruikleen geldt voor een eindige periode en kan niet 'blijvend' zijn. De bruikleenovereenkomst kan echter wel voorzien in een optie voor verlenging aan het einde van een bruikleenperiode.
Als er al langdurige bruiklenen voor onbepaalde tijd zijn, moet het museum zich inspannen om de eigenaar op te sporen en de overeenkomst om te zetten in een langdurige bruikleenovereenkomst voor bepaalde tijd of een schenking.

Bruiklenen kunnen geïnitieerd worden door zowel de bruikleennemer als de bruikleengever. Houd tijdens het volledige bruikleenproces een up-to-date record bij over de status van de bruikleen. Bewaar alle briefwisseling en bijkomende informatie over de bruikleen in een dossier dat minstens op naam van de bruikleengever en op bruikleennummer ontsloten is. Noteer verwijzingen naar deze documenten.

Vereiste informatiegroepen:
top

4

Noteer en bewaar tijdens het hele onderzoeksproces alle informatie over alle mogelijke bruiklenen.

Vereiste informatiegroepen:
top

Aanvragen van de bruikleen

5

Dien bruikleenaanvragen schriftelijk in, liefst zo vroeg mogelijk. Dit, in overeenkomst met de aanvraagperiode vereist door de bruikleengever. Houd rekening met de tijd die nodig is om te voldoen aan indemniteits- en in- en uitvoervereisten, douanevereisten, of enige andere noodzakelijke voorbereiding, indien relevant.

Vermeld de volgende informatie:

  • datum van de aangevraagde bruikleen;
  • bewaarplaats van de aangevraagde bruikleen;
  • context en doel van de aangevraagde bruikleen (met inbegrip van de motivatie om specifiek dit object in de tentoonstelling op te nemen, indien relevant);
  • naam en adres van de bruikleengever;
  • contactgegevens
  • objectnummer van het aangevraagde object;
  • korte beschrijving van het aangevraagde object;
  • de verzekerings- of indemniteitsregelingen.

Bij de aanvraag geeft de bruikleennemer aanvullende informatie aan de bruikleengever, waaronder in ieder geval een beschrijving van de bewaarplaats(en) en een specificatie van de verantwoordelijkheid van de bruikleennemer gedurende de bruikleenperiode. Het kan samen met de bruikleenaanvraag verzonden worden. De omschreven faciliteiten gelden uiteraard niet als vervanging van de voorwaarden gesteld door de bruikleengever, maar zij lichten de verplichting van de bruikleennemer om de bruikleen veilig te bewaren toe.

6

Wijzig de aanvraag als de aangevraagde objecten niet beschikbaar zijn en werk de objectinformatie bij.

top

Onderhandeling en uitwisseling van belangrijke informatie

7

Als de bruikleengever de bruikleen in overweging neemt, verschaf hem dan aanvullend gedetailleerde informatie over de bewaaromstandigheden. In sommige gevallen zult u een formeel faciliteitenrapport moeten opstellen.

Voer de geëigende controles uit (volgens het zorgvuldigheidsprincipe) om vast te stellen dat de bruikleengever de gevraagde bruikleen niet heeft verkregen uit illegale handel of roof, en dat de bruikleen geen beschermd natuurlijk materiaal betreft.

Voor particulieren die nog niet eerder objecten in bruikleen aan een museum hebben gegeven, kan aparte of bijkomende begeleiding nodig zijn. De verantwoordelijkheden van beide partijen moeten duidelijk worden omschreven en indien nodig moet de bruikleengever het eigendomsrecht en de herkomst van het object bevestigen.

Noteer verwijzingen naar correspondentie en documenten.

Vereiste informatiegroepen:
top

8

Wanneer de bruikleengever in principe met de bruikleen heeft ingestemd, en zodra de lijst van te lenen objecten zo goed als definitief is, vraag dan om bijkomende gegevens over de objecten en noteer die in het overeenkomstige bestand. Vermeld voor elk object de volgende gegevens:

  • het objectnummer en de beschrijving van de bruikleengever;
  • naam en adres van de eigenaar;
  • verzekeringswaarde;
  • conditie;
  • vereisten voor het tentoonstellen;
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor het transport en het hanteren van het object;
  • afmetingen (en gewicht indien van toepassing);
  • de eventuele aanwezigheid van foto's voor onderzoek of de toestemming voor het maken van foto's voor onderzoek;
  • bijkomende beschrijvende en historische informatie;
  • tentoonstellingsnummer.

Het kan nodig zijn om stappen 7 en 8 te herhalen, afhankelijk van de beschikbaarheid van objecten, de veiligheid en bewaaromstandigheden.

Goedkeuring van de bruikleen

9

Stel de definitieve voorwaarden voor de bruikleen op en noteer alle beslissingen in het betreffende bestand. Vermeld de volgende informatie:

  • informatie betreffende het object, zoals richtlijnen voor conservering, tentoonstelling, hanteren, gebruik (bijvoorbeeld hands on-toepassingen, machinerie), veiligheid en omgeving; conditiecontrole en -rapportage; een akkoord over de aard en de omvang van elke onderzoeksgerichte, actieve of remediërende conservering; het recht van de bruikleennemer om maatregelen te treffen (bijvoorbeeld wanneer blijkt dat het geleende object geïnfecteerd is);
  • vereisten inzake verzekering en indemniteit;
  • kosten en verantwoordelijkheden, waaronder conservering, transport, medewerkers en onvoorziene kosten;
  • van toepassing zijnde auteurs- en gebruiksrechten en daaruit voortvloeiende voorwaarden en kosten;
  • vereisten inzake verpakking, transport, koeriers en expediteurs;
  • afspraken voor bruiklenen bestemd voor wetenschappelijk onderzoek, waaronder onderzoek voor destructieve analyse of technische preparatie. Deze afspraken omvatten voorwaarden betreffende de omvang van de vernietiging of preparatie, naast een eigendomsverklaring voor de resultaten van dit onderzoek;
  • bijkomende voorwaarden die met de bruikleengever worden overeengekomen, zoals de wijze van bronvermelding op de labels, de rechten van de eigenaar op het object tijdens de bruikleenperiode.
  • de datum voor de verlengingsaanvraag indien de bruikleen verlengd wordt;
  • contactgegevens, met nadruk op de verantwoordelijkheid van de bruikleennemer de bruikleengever op de hoogte te houden van alle wijzigingen.

Het is niet aan te raden om verantwoordelijkheid te dragen voor de overdracht van bruiklenen van de bruikleengever aan een derde partij. Het is wel mogelijk dat een bruikleennemer aan het einde van de bruikleenperiode medewerking verleent aan overdracht aan een derde partij. Zulke overeenkomsten moeten rechtstreeks tussen de bruikleengever en de derde partij geregeld worden, tenzij het museum optreedt als organisator van een reizende tentoonstelling.

Noteer verwijzingen naar correspondentie en documenten.

Vereiste informatiegroepen:
top

10

Wanneer de bruikleen bevestigd wordt, moeten bruikleengever en -nemer de benodigde overeenkomst afsluiten. Die overeenkomst moet alle bruikleenvoorwaarden omvatten.

Bij bruikleenverkeer tussen musea is het waarschijnlijk dat de bruikleengever een standaard overeenkomst heeft voor Uitgaande bruikleen en dat de bruikleennemer een standaard overeenkomst heeft voor Inkomende bruikleen. Het is niet aan te raden meer dan één overeenkomst te gebruiken. Het is de plicht van de bruikleennemer om de overeenkomst van de bruikleengever, als eigenaar van het object, te aanvaarden indien deze alle noodzakelijke punten bevat. Maak indien nodig een voorstel op maat dat alle relevante punten bevat en door beide partijen wordt aanvaard.

top

Tijdschema en ontvangst

11

Bereid de binnenkomst van de bruikleen degelijk voor en leg een tijdschema vast. Informeer alle betrokken medewerkers en voer alle voorschriften uit die de bruikleengever heeft opgelegd. Zorg voor een standplaats voor de bruikleen bij zijn aankomst.

top

12

Verschaf de bruikleengever schriftelijk bewijs van de verzekering of de indemniteitsregeling en de douane-inklaring zodra de exacte duur van de bruikleen, inclusief het vervoer, overeen is gekomen en ten laatste bij afhaling van het object. Zorg er ook voor dat de benodigde vergunningen zijn verkregen, bijvoorbeeld voor werkende objecten.

top

Ontvangst van de bruikleen

13

Noteer de ontvangstgegevens bij aankomst van het object.
Zie 2 - Inkomend object - Procedure

top

14

Pak het object uit, controleer het bijgevoegde conditierapport of stel een conditierapport op. Voeg indien (praktisch en wettelijk) mogelijk een foto toe.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Tref alle nodige remediërende maatregelen maar vraag daarvoor eerst toestemming aan de eigenaar, zoals bepaald in de bruikleenovereenkomst.
Zie 10 - Actieve en preventieve conservering - Procedure

top

15

Als er een specifiek bruikleennummer wordt toegekend, noteer dit dan op het inkomstformulier. In andere gevallen: wijs een uniek nummer (volgnummer) toe aan elk object of groep van verwante objecten. Noteer dit nummer in de bruikleendocumentatie. Het is aan te bevelen een verwijderbaar label met het toegekende nummer te bevestigen aan het object, zodat het gemakkelijk geïdentificeerd kan worden.
Zie 2 - Inkomend object - Procedure

top

16

Noteer de standplaats van alle objecten en zorg dat die informatie bewaard wordt. Een museumplattegrond kan nuttig zijn voor het identificeren en lokaliseren van objecten.
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

top

17

Stuur een ontvangstbewijs naar de bruikleengever om de goede aankomst van het object te bevestigen en bewaar een kopie van dat bewijs.

top

Opvolging van de bruikleen

18

Controleer de bruikleen, zijn conditie en de omgeving. Verleen toegang aan de bruikleengever of zijn vertegenwoordiger wanneer dat gevraagd wordt.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Verschaf de nodige conditierapporten en meld alle gewijzigde omstandigheden, zelfs indien de objecten in bruikleen er niet rechtstreeks door zijn getroffen (bijvoorbeeld poging tot diefstal van andere objecten in bruikleen). Wanneer de bruikleen beschadigd is, informeer dan de bruikleengever onmiddellijk en voorzie hem van een gedetailleerde rapportage, uitgevoerd door de bruikleennemer.

top

Verlenging van de bruikleen

19

Als een bruikleen voor verlenging in aanmerking komt, vraag dan op de overeengekomen wijze verlenging van de bruikleenperiode aan. Pas de dekking en status van de bruikleen in de verzekering of de indemniteitsregeling aan. Doe dit volgens de bepalingen van de bruikleenovereenkomst en de voorwaarden van de verzekering of indemniteitsregeling.
Zie 13 - Waardebepaling - Procedure
Zie 12 - Verzekering en indemniteit - Procedure

top

Teruggave en beëindiging van de bruikleen

20

Regel de teruggave van de bruikleen en bevestig de afspraken inzake verpakking, transport en ontvangst zoals bepaald in de stappen 9 en 10. Als de bruikleendata gewijzigd worden, zorg er dan voor dat de bruikleengever zo snel mogelijk wordt geraadpleegd over de verlenging of de vervroegde teruggave van de bruikleen.

top

21

Controleer het conditierapport of stel een laatste conditierapport over het object op en neem eventueel foto's (indien wettelijk mogelijk).
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

top

22

Geef het object terug aan de bruikleengever.
Zie 17 - Uitgaand object - Procedure

Vraag aan de transporteurs een bewijs dat alle objecten zijn terugbezorgd en bewaar dit bewijs. Noteer de verwijzing naar deze informatie.

Vereiste informatiegroepen:
top

23

Vraag aan de bruikleengever een schriftelijke bevestiging dat de objecten in goede staat ontvangen zijn en bewaar die bevestiging. Volg eventuele afwikkelingen op, bijvoorbeeld verzekeringsclaims.
Zie 12 - Verzekering en indemniteit - Procedure

top

24

Zorg ervoor dat alle onkosten vergoed zijn.

top

25

Bewaar de documentatie permanent als controlespoor voor de bruikleen.

top

26

Indien de eigenaar overleden is sinds het object in bruikleen werd gegeven, neem dan contact op met de executeur-testamentair. Als u twijfelt aan de huidige juridische eigendom van het object, en/of als er geen gevolmachtigde handtekeningen zijn, win dan professioneel juridisch advies in.

Het kan ook nodig zijn juridisch advies te vragen over de stappen die uw museum moet ondernemen indien de oorspronkelijke eigenaar van een gedeponeerd stuk of een bruikleen niet langer gecontacteerd kan worden of overleden is. Dit kan nodig zijn voor:

Hoe dan ook, verdere actie kan pas ondernomen worden na een periode van due diligence, wanneer redelijke inspanningen om de oorspronkelijke eigenaar op te sporen gefaald hebben.

top

27

Als een object in bruikleen naderhand door het ontvangende museum wordt verworven, verwerk het dan als een gewone verwerving.
Zie 4 - Verwerving - Procedure

top

Voor verdere informatie

Publicaties

Algemene uitgangspunten voor de behandeling van bruiklenen en uitwisselingen tussen instellingen. Vertaling van General principles on the administration of loans and exchange of works of art between institutions, Antwerpen (Vlaamse Museumvereniging), 1997.

ARENDS, J. D., De juridische aspecten van het intermuseale bruikleenverkeer, Amsterdam (Nyenrode Law School), 2006.

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

DE LEEUW, R. e.a., Lending to Europe. Recommendations on collection mobility for European Museums. A report produced by an independent group of experts, set up by Council resolution, z.p., 2005.

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

GELDERS, L., PINTELON, L., VAN NIEUWENHUYSE, B., CLAES, P. en J. VITS, Sectoronderzoek en verbetering van de service in art handling en transport. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 4, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Subsidieregeling indemniteit bruiklenen 2005. Ministerie van OCW, Amsterdam (ICN), 2005.

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d. (1993).

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

top

Organisaties

Administratie der douane en accijnzen (Invoerrechten)
http://customs.fgov.be

Belastingdienst (BTW)
http://www.belastingdienst.nl

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Department for Culture, Media and Sport
http://www.culture.gov.uk
Mobility of Collections

Douane (invoerrechten)
http://www.douane.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst financiën (BTW)
http://fiscus.fgov.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

Gelders Erfgoed
http://www.gelderserfgoed.nl
Voorbeeld van een bruikleenovereenkomst

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

International Committee for Museum Documentation
http://www.icom.org/cidoc

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media – Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Mobility of Collections Conference, Manchester, 2005
http://culture.gov.uk/mobility

Museum Collections on the Move, European Conference ICN – OCW, Den Haag, 2004
http://museumcollectionsonthemove.org

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland), voorbeeld van een bruikleenovereenkomst

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Unesco / Culture
http://www.unesco.org/culture
Ethische code – ICOM Code of Ethics for Museums; informatie over illegale handel in cultuurgoed: Unesco verdrag ter voorkoming van illegale in-, uit- en doorvoer van cultuurobjecten (1970) - Convention on the Means of Prohibiting and Preventing the Illicit Import, Export and Transfer of Ownership of Cultural property (Parijs, 1970); Convention for the Protection of Cultural Property in the Event of Armed Conflict (Den Haag, 1954 en 1999).

Unidroit
http://www.unidroit.org
Unidroit Verdrag inzake de internationale terugkeer van gestolen of onrechtmatig uitgevoerde cultuurgoederen (1995) – Convention on Stolen or Illegally Exported Cultural Objects (Rome, 1995)

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Europese Unie
http://www.eur-lex.europa.eu
Europese Richtlijn 93/7 betreffende de teruggave van cultuurgoederen.
EEG Verordening 752/93 houdende uitvoerbepalingen betreffende de uitvoer van cultuurgoederen

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

4 - Verwerving

Definitie

Het beheren en documenteren van de toevoeging van objecten en gerelateerde informatie aan het museum en hun mogelijke opname in de vaste collectie.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake de verwerving van objecten; dit beleid is een onderdeel van het collectiebeleid. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van verwervingen de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Verwerving behelst verschillende taken en activiteiten zoals:

  • besluiten of het object behoort tot de vaste, steun- of onderzoekscollectie;
  • het tot stand brengen van een rechtmatige overdracht;
  • het toekennen van een uniek nummer en het aanbrengen daarvan op het object of een aangehecht label;
  • het opnemen in het aanwinstenregister (voor de vaste collectie);
  • het opnemen in een andere registratie of lijst (voor de overige collecties).

Verwerving formaliseert ook de registratie van objecten die gevonden zijn tijdens retrospectieve documentatie, audit of controle van de inventaris.

Types en status van collecties

Niet alle objecten die het museum in bezit heeft worden formeel in het aanwinstenregister opgenomen. Het museum kan een object kopen om het tentoon te stellen zonder het na afloop van de tentoonstelling aan de vaste collectie toe te voegen. Foto's die gelden als 'objecten' van historisch, wetenschappelijk of esthetisch belang kunnen aan de vaste collectie worden toegevoegd, in tegenstelling tot werkfoto's voor documentatie of tentoonstelling. In zulke gevallen zal er een alternatief beheerssysteem nodig zijn voor objecten die niet tot de vaste collectie behoren.

Een object kan van status veranderen (bijvoorbeeld als het als uniek wordt erkend) of kan gedurende een beperkte periode zonder risico worden gebruikt, op voorwaarde dat het met de nodige omzichtigheid wordt behandeld. We adviseren daarom een verfijnder aanpak die gebaseerd is op de regelmatige beoordeling van de waarde van elk object. Essentieel is dat elk museum een duidelijk beleid opstelt en uitvoert.

Het moet dus onmiddellijk duidelijk zijn waarom een object is verworven, en of het zo lang mogelijk geconserveerd moet worden dan wel of het voor educatie, vermaak of onderzoek is bestemd.

(Uit Museums and Galleries Commission, Standards in the Museum Care of Larger and Working Objects: Social and Industrial History Collections, 1994)

Indien een object van de vaste naar een andere collectie wordt overgebracht, ga dan naar de procedure over afstoting.
Zie 20 - Afstoting

top

Aanvaarding en selectie van aangeboden objecten

Verwerf geen objecten wanneer er twijfel bestaat over het eigendomsrecht van de verkoper of de schenker. Musea zijn niet verplicht schenkingen of legaten aan te nemen. De schenker moet op de hoogte zijn van de voorwaarden voor het aanvaarden van collecties. Vraag, vooraleer collecties te aanvaarden, toestemming aan de schenker om objecten te weigeren die u ongeschikt acht voor de vaste collectie. Maak voordat die selectie plaatsvindt wel een aantekening over de groep als geheel (bijvoorbeeld op het inkomstformulier). Bij archieven of collecties die als groep belangrijk zijn (veeleer dan de afzonderlijke objecten waaruit ze bestaan) is het aan te bevelen na grondig onderzoek de collectie op te splitsen of op te schonen.

Wanneer archeologische archieven in een museum worden gedeponeerd zonder aan de voorschriften inzake bewaargeving en verwerving van het museum te voldoen, kan het museum de vondsten op voorlopige basis bewaren. Stel dan de eventuele verwerving voor de vaste collectie uit tot het museum een volledige en volwaardige beoordeling kan uitvoeren en op basis daarvan kan beslissen objecten al dan niet te bewaren. Spreek het definitieve oordeel uit binnen een afgesproken termijn.

Beoordeel objecten bij het verwervingsproces ook op mogelijke risico's, om te voldoen aan essentiële gezondheids- en veiligheidsregels. Dergelijke gevaren zijn medebepalend voor de besluitvorming en dienen derhalve voor de binnenkomst van het object onderzocht te worden.

top

Beperkende bepalingen

Vermijd de verwerving van objecten waarop beperkende voorwaarden rusten. Win bij twijfel altijd professioneel juridisch advies in. Voor objecten die aanvaard worden ter voldoening van successierechten gelden specifieke voorwaarden. Informeer hierover bij het betrokken ministerie.

Onderzoek de milieugevolgen en de ethische consequenties van elke verwerving grondig. Houd rekening met het intellectuele, wetenschappelijke en educatieve belang van de aanwinst. Andere beperkingen kunnen gebrek aan adequate opberging of conservering zijn, of kunnen te maken hebben met het vergankelijke en vluchtige materiaal waarvan objecten gemaakt zijn. In dat geval kan een museum ook beslissen iets wel te verwerven, maar daarbij tegelijk aangeven hoe en hoelang het iets wil bewaren. Zie erop toe dat de verwerving van objecten niet indruist tegen het lokale, nationale of internationale recht, noch tegen verdragen of algemeen geldende gedragscodes. Dezelfde wettelijke en ethische voorschriften gelden voor iedereen die in naam van het museum verzamelt. Zorg ervoor dat zowel organisaties als particulieren waarvan u materiaal ontvangt, het museumbeleid ter zake kennen en naleven.

top

Niet-genummerde objecten

Neem objecten zonder nummer of herkomstgegevens, bijvoorbeeld bij een inventariscontrole of audit, slechts dan op in de vaste collectie als er geen reden is om aan te nemen dat het museum ze niet in eigendom heeft. Bovendien moeten ze van belang worden geacht voor de vaste collectie. Stel alles in het werk om de herkomst van dergelijke objecten te achterhalen. Raadpleeg daartoe ook alle externe bronnen en interne documenten (bijvoorbeeld inkomstformulieren, briefwisseling, bruikleendocumentatie) en link deze indien mogelijk aan de bestaande records. Documenteer en bewaar altijd de documentatie over de vondst en de eventuele opname in de collectie. Zo kunt u het controlespoor volgen in geval van latere aanspraken op het object.

top

Archieven

Musea kunnen naast objecten ook archieven of archiefstukken in hun collectie willen opnemen, bijvoorbeeld omdat die de context bieden voor de verzamelde objecten. Het is echter aan te raden daarover altijd eerst overleg te plegen met de plaatselijke overheidsarchiefdienst. Archieven van overheidsorganisaties vallen onder de archiefwet. Deze wet regelt de bewaring, ontsluiting en openbaarmaking van archieven. Het is aanbevelenswaardig ook archieven die niet onder deze wetgeving vallen en die van belang worden geacht als cultureel historisch erfgoed op dezelfde zorgvuldige wijze te bewaren en toegankelijk te maken.

top

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Formuleer in het beleid met betrekking tot verwerving de volgende punten:

  • Een verzamelbeleid dat bepaalt wat uw museum verwerft (zie Opmerking: Collectiebeleid hieronder.
  • Een beleid voor het autoriseren van verwervingen.
  • De algemene voorwaarden voor verwerving van objecten.
  • Richtlijnen over onderzoek volgens het zorgvuldigheidsprincipe (due diligence) om vast te stellen dat een mogelijke verwerving niet illegaal verhandeld of uitgevoerd is, afkomstig is van roof of behoort tot een beschermde flora- of faunasoort. Doe zeker ook herkomstonderzoek met betrekking tot de periode van de Tweede Wereldoorlog.
  • Richtlijnen inzake extra kosten voor opslag, vervoer en conservering die normaal uit een verwerving kunnen voortvloeien.
  • Auteursrecht - niet automatisch met een object verworven - en de te ondernemen pogingen om vast te stellen wie de rechten bezit.
  • De maximum doorlooptijd tussen het binnenkomen van een object en het voltooien van de registratieprocedure.
  • De standaardvorm van gebruikte nummeringssystemen.
  • De methodes van nummeren en labelen (zie Opmerking: Nummering- en labelingmethode hieronder.

Het beleid kan ook vereisen de verwervingsdocumentatie te checken en te verifiëren.
Zie 14 - Audit

Opmerking: Collectiebeleid

Maak duidelijk waarom uw museum bepaalde object(groep)en verzamelt of op specifieke gebieden actief is. Beschrijf de historische collecties in het bezit van het museum en preciseer hoe het huidige collectiebeleid past in het algemene beleid van het museum. Stem het collectiebeleid in de mate van het mogelijke af met de andere musea, bibliotheken en archieven in uw omgeving en met organisaties die op dezelfde vakgebieden werkzaam zijn. Behoudens noodgevallen, mag een museum uitsluitend objecten verzamelen, waarvoor zij de expertise bezit en waarvoor zij voor goede bewaaromstandigheden kan zorgen. Neem de relevante regelgeving in acht op het gebied van arbeidsomstandigheden, milieu en veiligheid, bijvoorbeeld bij grote, werkende objecten. Stel een procedure op om informatie over objecten die het museum zelf niet kan verwerven maar die het als waardevol beschouwt, aan andere organisaties door te geven.

top

Opmerking: Nummering- en labelingmethode

Hoewel een object niet mag worden beschadigd bij het fysiek nummeren of labelen, is dit in de praktijk niet altijd te vermijden. Duurzaamheid is soms belangrijker dan omkeerbaarheid. Het museum moet schriftelijk vastleggen op welke plaats het nummer of label op of aan het object wordt aangebracht.
Zie Voor verdere informatie

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de procedure;
  • het beleid vastlegt dat de grondslag vormt voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding schrijft dat betrekking heeft op verwerving van objecten.
top

2

Evalueer het deel van de handleiding dat de verwerving van objecten beschrijft regelmatig en pas dit, indien nodig, aan. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Objectbeoordeling

3

Beoordeel en autoriseer verwervingen overeenkomstig het museumbeleid en bewaar de schriftelijke documentatie van dit proces (zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?). Leg een verwijzing naar deze documentatie vast.

Vereiste informatiegroepen:
top

4

Plan de ontvangst van het object zorgvuldig en houd rekening met alle implicaties die de verwerving met zich meebrengt. Zorg bijvoorbeeld voor toereikende, langdurige depot- of tentoonstellingsruimte en voorzie ook dat het personeel over voldoende tijd beschikt om het verwervingsproces af te ronden.

top

5

Voer een conditiecontrole uit en leg die vast.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Stel een conditierapport over de te verwerven objecten op. Pas dit aan de omstandigheden aan. Maak aantekeningen over de conditie, bijvoorbeeld 'barstje in voetstuk', 'vlek op achterzijde'. In sommige gevallen is een afbeelding of een uitgebreider verslag nodig. Het is belangrijk de toestand van een object te controleren vóór de verwerving ervan. Zo vermijdt u 'verborgen' conserveringskosten en kunt u rekening houden met deze kosten. Het kan nodig blijken verschillende soorten informatie vast te leggen, bijvoorbeeld het kunnen werken van grote objecten of de conditie van slechts een staal van een grote groep objecten.

Als de verwerving binnenkomt tengevolge van afstoting of overdracht door een ander museum, kan het object al vergezeld zijn van een conditierapport. Vergelijk dit met uw eigen conditierapport en bespreek eventuele verschillen met het museum dat het voorwerp afstoot of overdraagt.

top

Eigendomsverwerving

6

Verkrijg het onbezwaarde en onbetwiste eigendomsbewijs van het object. Dit omvat de volgende gegevens:

  • een verwijzing naar de formele naam van de rechtspersoon die het object verwerft;
  • naam en adres van de vorige eigenaar van het object of van zijn vertegenwoordiger;
  • een korte beschrijving van het object;
  • een handtekening die de overdracht van eigendom aan uw museum bevestigt (of een verwijzing naar de handtekening wanneer een geautomatiseerd systeem gebruikt wordt); en een verklaring met betrekking tot de handtekenbevoegdheid van die persoon;
  • de verwervingsmethode;
  • de overdracht aan het museum van alle rechten die bij het object behoren en die nu bij de huidige eigenaar zijn.

Leg zo nodig vast welke stappen ondernomen zijn om de eigendom te verkrijgen, en leg eveneens vast hoe de eigendom is verkregen (bijvoorbeeld door schenking, aankoop of ruil).

7

Afhankelijk van de verwervingsmethode moet het museum over de volgende documentatie beschikken:

Bij legaten
  • een uittreksel uit het testament, indien mogelijk (bij voorkeur een kopie van het volledige testament). De geldigheid van een legaat kan via een notaris worden nagegaan bij het Centraal register van testamenten.
  • een kopie van een eventueel codicil waarin het museum is genoemd.
top
Bij vondsten
  • een verwijzing naar de collectievindplaats en andere informatie over het veldwerk;
  • een bewijs van eigendom waar toepasselijk;
  • een bewijs van zowel interne als externe rechtvaardiging van het verzamelen;
  • een bewijs dat het verzamelen op die plaats wettig is en niet verboden;
  • een vergunning van de Vlaamse regering of haar gemachtigde om archeologische opgravingen of graafwerken uit te voeren, of een bewijs van aangifte van een toevalsvondst van een archeologisch monument (overeenkomstig de bepalingen van het Decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 30 juni 1993 houdende bescherming van het archeologisch patrimonium);
  • een bewijs dat objecten niet beschermd worden door CITES en dat voldaan is aan noodzakelijke in- en exportvergunningen.
Bij schenkingen
  • een ondertekende aanbieding van een object door de schenker, met inbegrip van de eventuele voorwaarden voor die schenking (hoewel schenkingen waaraan voorwaarden zijn verbonden ten sterkste worden ontraden);
  • de ondertekende aanvaarding van het object door uw museum, inclusief alle overeengekomen voorwaarden.

De informatie over alle schenkingen moet op naam van de schenker ontsloten zijn.

Vereiste informatiegroepen:
top
Bij aankopen
  • een ondertekende verklaring van de verkoper dat hij de rechtmatige eigenaar is;
  • een ondertekende verklaring omtrent de herkomst van het object (indien bekend);
  • de originele factuur en het ontvangstbewijs die de aangekochte objecten identificeren;
  • details en voorwaarden van elke subsidie ontvangen ten behoeve van de aankoop.
Bij ruil
  • een eigendomsoverdracht waarvoor een niet-financiële tegenprestatie is geleverd.
Vereiste informatiegroepen:
top
Bij schatten
Vereiste informatiegroepen:
top

Bewaar alle originele documenten die betrekking hebben op de eigendomsoverdracht in een beveiligde, brandvrije locatie, als kernbestanddeel van de altijd te bewaren documentatie van de collectie.

Auteursrecht

8

Identificeer en noteer de rechthebbende van het auteursrecht en van andere rechten verbonden aan het object en het gebruik ervan. Verwerf wanneer mogelijk het auteursrecht voor uw museum.
Zie 15 - Rechten - Procedure

top

Registratie van de aanwinst

9

Geef het object een uniek nummer. Leg het nummeringssysteem vast dat het museum hanteert. Onderdelen van een object kunnen een zelfde objectnummer krijgen, gevolgd door een unieke toevoeging voor elk onderdeel. Als grote aantallen gelijksoortige objecten samen in een houder/doos zitten (bijvoorbeeld parels in een doos, een doos scherven, een lade met insecten), krijgt die houder/doos een nummer, wordt de inhoud geteld en het totaal geregistreerd.
Zie Voor verdere informatie

top

10

Verwerk de verwerving van archieven of grote groepen specimina door ze als groep te beschrijven en ze één nummer toe te kennen. Sorteer, registreer en ontsluit archieven vervolgens op de voor archiefmateriaal gebruikelijke wijze.

top

11

Registreer de volgende informatie voor elk object of voor elke groep van bij elkaar horende objecten die door één nummer worden geïdentificeerd:

  • objectnummer;
  • objectnummer;
  • korte beschrijving die voldoende informatie verschaft om elk object en elk apart genummerd onderdeel te identificeren, ook als het objectnummer ontbreekt;
  • datum van registratie in het aanwinstenregister;
  • verwervingsmethode;
  • herkomst (naam en adres van schenker of verkoper);
  • datum van verwerving;
  • nummer van inkomstformulier;
  • nummer van overdrachtsformulier (indien een ander dan het inkomstformulier);
  • verwijzing naar voorwaarden die gelden op het moment van verwerving;
  • verwijzing naar het conditierapport.

12

Kies een register van hoogwaardig archiefpapier dat op duurzame wijze ingebonden is. Druk bij een geautomatiseerd register op gezette tijden nieuwe records af met een duurzaam afdrukmedium op hoogwaardig archiefpapier en bewaar dit stevig ingebonden. Onderteken en dateer de afdruk, bij voorkeur elke pagina afzonderlijk.

Bewaar het originele register goed beveiligd, bij voorkeur in een vuurbestendige kast.

Maak een reservekopie van het register. Kopieën op microfiche, fotokopieën en cd-romversies zijn toegelaten. Bewaar de kopieën buiten het museum. Maak regelmatig kopieën en sla ze op een veilige plek op om te beletten dat er met de gegevens geknoeid wordt (dataconservering).

top

13

Merk het object met zijn unieke nummer of breng dat nummer op een label aan. De gebruikte methode hangt af van het materiaaltype en van de toestand van het object. Nummer objecten bij voorkeur fysiek; in sommige gevallen zal dat echter niet mogelijk zijn.
Zie Voor verdere informatie

top

14

Maak – indien praktisch mogelijk en wettelijk toegestaan – een foto van het object.
Zie 16 - Gebruik collecties - Procedure

top

15

Noteer de eerste standplaats van het object.
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

top

16

Noteer de volgende bijkomende informatie voor elk object of elke groep van objecten:

  • reden van verwerving;
  • verwervingsdatum (de datum van eigendomsoverdracht, dit kan eerder zijn dan de formele opname als verwerving in het museum);
  • geschiedenis van het object;
  • wijze van bronvermelding (credit line);
  • bijkomende contextuele informatie verschaft door de schenker/verkoper;
  • bijkomende informatie over de verwerving van het object.

Alle beschikbare informatie en alle objecten geassocieerd met elk object moeten in de mate van het mogelijke verworven worden op het ogenblik van verzamelen. Dit geldt in het bijzonder wanneer een object uit zijn context wordt gehaald.

17

Stuur bij schenkingen een bedankbrief naar de schenker, samen met het objectnummer en informatie over de plaats van het object. Stuur bij aankopen tot stand gekomen met financiële steun van fondsen een bedankbrief naar elk van deze fondsen.

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BAUTERS, L. en J. VAN DAMME, Het wettelijk kader. Het wettelijk kader van het Vlaams beleid inzake monumenten, stads- en dorpszichten, landschappen en archeologisch patrimonium. Eigendomsrechten van archeologische voorwerpen en hun gevolgen, in Jaarverslag van de provincie Oost-Vlaanderen 1998. Monumentenzorg en cultuurpatrimonium, Gent, 1999, p. 11-16.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

CAMPFENS, E. en I. VAN DER VLIES, Recht en onrecht in roofkunstkwesties, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 141-147.

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

GROENEVELD, W., Collectiebeleid en collectievorming: een slinger van Foucault?, z.p., 2005.

Het etiketteren en merken van objecten. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d.

Het nummeren van museumvoorwerpen met schrijfstiften, Amsterdam (Instituut Collectie Nederland), 2000.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

KLOMP, R. (red.), Kunst en recht. Wetseditie Ars aequi, 2de herz. uitg., 2007-2010.

Luger, T., Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten - Instituut Collectie Nederland), 2003 (herdruk in voorbereiding).

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d. (1993).

SCHOEMAKER, K., Schenken aan musea, een geringe belasting, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 39-43.

SORGDRAGER, W., De beperkte bescherming van de WBC, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 164-169.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

top

Organisaties

Administratie der douane en accijnzen (invoerrechten)
http://customs.fgov.be

Belastingdienst (BTW)
http://www.belastingdienst.nl

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008). Inzake inbetalinggeving van kunstwerken ter voldoening van de successierechten: zie Art. 83-3 van het Wetboek der successierechten.

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora
http://www.cites.org

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be
Fact sheet: Het etiketteren en merken van objecten (CIDOC-richtlijnen).

Douane (invoerrechten)
http://www.douane.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl
http://www.erfgoedinspectie.nl/page/archeologie/wet_en_regelgeving

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst financiën (BTW)
http://fiscus.fgov.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://www.icomnederland.nl

ICOM / Code of Ethics for Museums
http://icom.museum/ethics.html

ICOM / RedList
http://icom.museum/redlist/index.html
Online index van gestolen goederen uit Afrika, Zuid-Amerika, Irak en Afghanistan.

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl
Factsheet nr.3, 2003: Het nummeren van museumvoorwerpen met schrijfstiften.

Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat
http://www.notaris.be

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit
http://www.minlnv.nl

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media – Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Rijksmuseum van Oudheden
http://www.rmo.nl
Verslag van debat Verboden te verzamelen (tentoonstelling RMO Leiden, 2007).

Unesco / Culture
http://www.unesco.org/culture
Ethische code – ICOM Code of Ethics for Museums; informatie over illegale handel in cultuurgoed: Unesco verdrag ter voorkoming van illegale in-, uit- en doorvoer van cultuurobjecten (1970) - Convention on the Means of Prohibiting and Preventing the Illicit Import, Export and Transfer of Ownership of Cultural property (Parijs, 1970); Convention for the Protection of Cultural Property in the Event of Armed Conflict (Den Haag, 1954 en 1999).

Unidroit
http://www.unidroit.org
Unidroit Verdrag inzake de internationale terugkeer van gestolen of onrechtmatig uitgevoerde cultuurgoederen (1995) – Convention on Stolen or Illegally Exported Cultural Objects (Rome, 1995)

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Europese Unie
http://www.eur-lex.europa.eu
Europese Richtlijn 93/7 betreffende de teruggave van cultuurgoederen.
EEG Verordening 752/93 houdende uitvoerbepalingen betreffende de uitvoer van cultuurgoederen.

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl
Archiefwet 1995

top

5 - Inventaris

Definitie

Het actueel houden van de minimale registratie van alle objecten waarvoor uw museum de (wettelijke) verantwoordelijkheid draagt. Dit omvat ook objecten in bruikleen, niet-geregistreerde of nog ongedocumenteerde objecten, tijdelijk gedeponeerde objecten en steuncollecties zoals bijvoorbeeld voor educatieve doeleinden.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake de inventariscontrole van objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure Inventaris de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

In de meeste musea is de voornaamste bron voor inventarisinformatie van reeds gedocumenteerde objecten het collectie-informatiesysteem, vooral als het een geautomatiseerd systeem betreft. In dit geval levert het apart bijhouden van een standplaatsregistratie weinig extra nut.

Inventarisinformatie van objecten die maar korte tijd aanwezig zijn of die nog niet geregistreerd zijn, is waarschijnlijk aanwezig in het inkomstformulier of het record inkomend object of het aanwinstenregister. Bij geautomatiseerde registratie moet de gebruikte software in staat zijn de belangrijkste inventarisinformatie te genereren en deze los van de volledige collectieregistratie en -documentatie te presenteren.

Wanneer een bestaande collectie retrospectief wordt geinventariseerd is het belangrijk van te voren de omvang van het project vast te stellen. Een groot inventarisatieproject heeft afhankelijk van de grootte van de collectie en de onvolkomenheden of manco's van de reeds bestaande inventarisinformatie belangrijke gevolgen voor beschikbare capaciteit en middelen. Een goed onderbouwd en zorgvuldig opgebouwd projectplan kan dit proces aanzienlijk vergemakkelijken. Houd rekening met:

  • Het aantal te inventariseren objecten en specimina. Het kan noodzakelijk zijn om de objecten of de objectrecords daadwerkelijk te tellen. Bij grote collecties kan een statistische analyse (steekproef) helpen.
  • Het aantal en de verspreiding van de depotlocaties.
  • De vraag of een of andere vorm van depotordening (bijvoorbeeld het bij elkaar plaatsen van vergelijkbare objecten) noodzakelijk is voor aanvang van de inventarisatie; dit om het proces mogelijk te stroomlijnen. Let goed op geen informatie te verliezen bij het verzetten van objecten die nog niet geregistreerd zijn, maar die bij elkaar staan omdat zij deel uitmaken van één schenking.
  • De mogelijkheid de collectie op bulkniveau te inventariseren.
  • De mogelijkheid dat dergelijke inventarisatie op bulkniveau alsnog leidt tot een project voor retrospectieve documentatie.
  • De invloed van het project op de capaciteit van personeel, hardware en software, de ICT-infrastructuur, het materiaal voor het nummeren en labelen en het materiaal voor fotografische registratie.
  • De overweging of men het project ook zal gebruiken om andere processen, zoals conditiebeschrijvingen, uit te voeren.
  • Mogelijke financiële middelen voor medewerkers en materiaal.
  • Voldoende commitment van het management voor uitvoering van het project.

Het is belangrijk dat de procedure voor het verplaatsen van objecten geïmplementeerd is voordat de inventariscontrole begint om te voorkomen dat daarna objecten worden verplaatst zonder dit te registreren.
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Het beleid van het museum inzake inventariscontrole moet de volgende punten omvatten:

  • Wanneer inventarisrecords gemaakt worden en gewijzigd.
  • Wat geïnventariseerd wordt.
  • Wie toegang krijgt tot de inventarisinformatie.
  • Wie inventarisinformatie mag bijwerken.
  • Welke vereiste veiligheidsmaatregelen voor de inventaris van kracht zijn.
  • Met welke regelmaat en hoe uitvoerig controle op de inventarisinformatie plaatsvindt.
top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en zorg dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op de inventaris.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat de procedure Inventaris beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Actueel houden van de inventaris

3

Geef duidelijk aan wie verantwoordelijk is voor het volledig toegankelijk en actueel houden van de inventarisinformatie. Zeker wanneer relevante data in verschillende systemen door verschillende medewerkers worden bijgehouden is dit van belang.

top

4

Zorg dat voor elk object of elke groep van objecten de volgende inventarisinformatie beschikbaar is:

  • objectnummer of volgnummer. Als op het object op het moment van inventarisatie geen nummer staat, kan het een tijdelijk nummer krijgen totdat het oorspronkelijke nummer is gevonden of – indien dit niet gevonden kan worden – het een nieuw permanent nummer krijgt toegewezen. Dit tijdelijke nummer moet duidelijk te onderscheiden zijn van de objectnummers die het museum gebruikt. De vorm van alle soorten nummering moet in de procedurehandleiding van het museum duidelijk worden aangegeven;
  • naam van het object;
  • een korte beschrijving die voldoende is om het object of de groep objecten te identificeren. Beschrijf bij groepen objecten – indien van toepassing – ook hoe de objecten bij elkaar gehouden worden, bijvoorbeeld 'vlinders in een kast met 10 laden', '5 dozen potscherven';
  • de standplaats van het object;
  • datum van vastleggen van inventarisinformatie en naam van de registrator;
  • de status van het object (bijvoorbeeld verworven, gedeponeerd, in bruikleen, of teruggevonden in depot), met bijbehorende informatie (bijvoorbeeld datum van verwerving, persoon of organisatie van wie verworven).

De vereiste inventarisinformatie komt overeen met de minimale registratie die van elk museaal object vereist is in het kader van het Erfgoeddecreet.

Het vastleggen en bijhouden van deze informatie maakt deel uit van verschillende procedures.

5

Maak de inventarisinformatie voor alle inkomende objecten zo snel mogelijk na binnenkomst in het museum aan. Dit begint gewoonlijk met het maken van een inkomstformulier of een record inkomend object. Idealiter zou deze informatie onmiddellijk moeten worden overgebracht naar het collectie-informatiesysteem, maar in de praktijk is dit vaak niet mogelijk. Als echter de procedure Inkomend object goed gehandhaafd wordt, is inventarisinformatie van recent in bewaring gegeven objecten in ieder geval altijd beschikbaar.

top

6

Neem bij behoud van een object de gegevens onmiddellijk op in het aanwinstenregister, de bruikleenregistratie of de inventaris van de steuncollectie. Het is niet verstandig in dergelijke registers wijzigingen in de objectgegevens aan te brengen. Als er echter oponthoud wordt verwacht in het vastleggen van de gegevens in het collectie-informatiesysteem, dan kan de voorlopige standplaats van het object in het van toepassing zijnde register worden opgenomen.
Zie 4 - Verwerving

top

7

Zodra er voor het object een record in het collectie-informatiesysteem wordt aangemaakt, zal daarin ook de inventarisinformatie worden opgenomen. In geval van handmatige systemen, is het mogelijk dat aparte kaarten worden gebruikt voor de standplaatsregistratie.
Zie 8 - Registratie en documentatie

In een geautomatiseerd systeem moet het mogelijk zijn om inventarisgegevens te ordenen naar standplaats om controle volgens de procedure Audit mogelijk te maken.

top

8

Breng het objectnummer aan op het object zelf. Als dit onmogelijk of onwenselijk is, of als het slechts een tijdelijk nummer is (bijvoorbeeld een volgnummer), bevestig dan een label aan het object of zijn voetstuk/houder/steun.

Het objectnummer dat is aangebracht op het object of daaraan is bevestigd, moet altijd op exact dezelfde wijze in de inventarisgegevens worden opgenomen. Wel kunnen in een geautomatiseerd systeem aanloopnullen worden toegevoegd. Wanneer een slecht nummeringsbeleid in het verleden inconsistente of onlogische nummers heeft opgeleverd, zullen die mogelijk zijn aangepast (bijvoorbeeld in plaats van alleen de laatste twee cijfers van het jaar van aanwinst, het volledige jaartal). Leg in dat geval de oorspronkelijke vorm van het nummer als oud objectnummer altijd in de inventarisinformatie vast. Voor meer details over het nummeren van objecten, zie Voor verdere informatie.

top

9

Houd de inventarisinformatie altijd actueel en volledig. Werk de informatie daarom bij wanneer:

Het is een onderdeel van de controletaak om de inventaris te verifiëren.
Zie 14 - Audit

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOLHUIS, J. van, en L. KUIJVENHOVEN, De wet van de grote en de wet van de kleine aantallen, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 94-97.

BORGHUIS, G. en N. CASSEE, MusIP voor conservering en registratie, in M. DE RIJKE, Musip: Eruit halen wat erin zit, Den Bosch (Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2005, p.43-45.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

DRIESSEN, P. en E. WESEMAEL, Standaarden voor de registratie van archeologische objecten in een museale context. Registratie en automatisering van museale collecties, 6, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

EXTERBILLE, K., BORGHUIS, G. en J. VAN DER STARRE, Vlaamse collectiegegevens op het internet; behoefte aan een gefaseerde aanpak. Registratie en automatisering van museale collecties, 5, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

GAALMAN, A. en M. PRAGT, Handleiding bij het gebruik van de Art & Architecture Thesaurus, Amsterdam (Nederlandse Museumvereniging), 2000.

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d. (1993).

VAN DOORSELAER, M., VERSTAPPEN, H., en S. LEMAN e.a., Collectiemanagement in de praktijk: het belang van registratie voor het informatiebeheer van uw collectie, Antwerpen (Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2007.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

top

Organisaties

Art & Architecture Thesaurus
http://www.aat-ned.nl

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be
Factsheet: Het etiketteren en merken van objecten (CIDOC-richtlijnen)

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://www.icomnederland.nl

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl
Fact sheet nr.3, 2003: Het nummeren van museumvoorwerpen met schrijfstiften

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media – Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

MovE
http://www.museuminzicht.be/public/musea_werk/invulboek
Handleiding bij digitale collectie- en objectregistratie.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

MusIP
http://www.musip.nl

Object ID
http://www.object-id.com

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

6 - Standplaats en verplaatsing

Definitie

Het beheren en documenteren van informatie betreffende de huidige en de vroegere standplaats van alle objecten die aan het museum zijn toevertrouwd of in bezit van het museum zijn, zodat het museum ieder object te allen tijde kan vinden. Een standplaats is een specifieke locatie waar een object of groep objecten wordt tentoongesteld of opgeslagen.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake standplaats en verplaatsing van objecten.
Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van standplaats en verplaatsingen de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Deze procedure waarborgt dat ieder object, onder de zorg van het museum, op ieder moment gevonden kan worden en dat er van iedere standplaats een adequaat overzicht (compleet en up-to-date) beschikbaar is waardoor audit en inventariscontrole mogelijk zijn. Daarom moet het museum van ieder object op ieder moment de juiste standplaats bijhouden, zolang het onder de verantwoordelijkheid van het museum valt. Gebruik de procedure elke keer wanneer een object wordt verplaatst, ongeacht de reden van verplaatsing.

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Alleen museummedewerkers die daartoe geautoriseerd zijn, mogen standplaatsgegevens of informatie over verplaatsingen wijzigen. Beveilig standplaatsgegevens zodat ze niet gewijzigd kunnen worden door onbevoegde personen.

Bepaal de fysieke en administratieve grenzen waarbinnen het museum verantwoordelijk is voor de verplaatsing van objecten.

Formuleer schriftelijk een beleid betreffende standplaatsbeheer en verplaatsingen. Dit beleid geeft de volgende details:

  • De verplichting om de standplaats van alle objecten zodra nodig bij te werken.
  • De identificatie van de museummedewerkers die toegang hebben tot de standplaats- en verplaatsingsgegevens.
  • De identificatie van de museummedewerkers die de standplaatsgegevens mogen wijzigen (om veiligheidsredenen kan het nodig zijn de medewerkers bij naam te noemen).
  • De identificatie van museummedewerkers die geautoriseerd zijn om verplaatsingen van objecten aan te vragen en goed te keuren.
  • De identificatie van medewerkers die geautoriseerd zijn om objecten te verplaatsen en de omstandigheden waarin die verplaatsingen dienen te gebeuren.
  • Een beschrijving van de fysieke veiligheidsnormen waaraan standplaatsen moeten voldoen.
  • De voorwaarden voor het bewaren en tentoonstellen van objecten.

Bepaal hoelang een object op een bepaalde standplaats mag blijven zonder de standplaatsgegevens bij te werken. Bijvoorbeeld, tijdens de opbouw van een tentoonstelling kan een object verscheidene keren per dag binnen de tentoonstellingsruimte worden verplaatst. Of als het museum objecten ter beschikking van onderzoekers stelt, kan het beslissen iedere verplaatsing van objecten naar de studieruimte te registreren. Als basisprincipe geldt dat u een object buiten normale werktijd nooit onbeheerd mag achterlaten zonder de standplaatsgegevens bij te werken.

Noteer in het beleid alle vastgelegde verplaatsingen te bewaren, als 'controlespoor' voor de geschiedenis van het object.

Het beleid kan ook voorschrijven periodiek standplaatsgegevens te controleren en te verifiëren.
Zie 14 - Audit

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de procedure;
  • het beleid vastlegt dat de grondslag vormt voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding schrijft dat betrekking heeft op standplaats en verplaatsing van objecten.
top

2

Evalueer het deel van de handleiding dat standplaats en verplaatsing van objecten beschrijft regelmatig en pas dit, indien nodig, aan. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum;
  • wijzigingen in de bouwkundige situatie.
top

Standplaats identificeren en beschrijven

3

Geef een unieke naam of een uniek nummer aan elke standplaats voor tentoonstellingsruimten en depots. Detailleer die informatie voldoende om elk object precies te kunnen lokaliseren en, indien van toepassing, volgens een hiërarchisch systeem (bijvoorbeeld gebouw/zaal/kast) of classificatiesysteem (het kan voorkomen dat beide systemen gecombineerd worden, bijvoorbeeld depot kleine objecten/huishoudelijk/kookgerei). De mate van detail van standplaatsnotatie kan groter zijn voor kleinere objecten, bijvoorbeeld bij fossielen in een lade of brieven in een doos.

Opmerking: Natuurwetenschappelijke en andere systematisch geordende collecties

Veel natuurwetenschappelijke collecties organiseren specimina volgens een classificatiesysteem. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld prentencollecties en munten- en penningenkabinetten. Nieuw materiaal wordt dan aan het systeem toegevoegd op het betreffende punt in de classificatie. Dit heeft een domino-effect, aangezien grote aantallen objecten vaak naar nieuwe laden of bakken verplaatst worden om de volgorde te respecteren. In een collectie volop in ontwikkeling, moeten dus vaak honderden of zelfs duizenden objecten naar andere laden of kasten worden verplaatst. Het bijhouden van precieze standplaatsinformatie, bijvoorbeeld ladenummers, kan in die omstandigheden heel moeilijk zijn.

Verantwoordelijken voor dit soort collecties zullen aanvoeren dat de classificatie zelf al voldoende informatie over de exacte standplaats verschaft: elk object heeft immers een precieze plaats in die classificatie en kan dus makkelijk worden teruggevonden. Een pragmatische oplossing dringt zich op.
Zie Voor verdere informatie.

top
Vereiste informatiegroepen:
top

4

Creëer en onderhoud een gedetailleerde lijst van alle gebruikte standplaatsaanduidingen en de manier van registreren. Gebruik daarbij een geannoteerde plattegrond van tentoonstellingsruimten en depots.

Vereiste informatiegroepen:
top

5

Vermeld waar noodzakelijk de volgende gegevens over elke standplaats:

  • adres (indien verschillend van het hoofdgebouw);
  • omgevingsfactoren;
  • veiligheidsvoorzieningen;
  • toegangsvoorzieningen.
Vereiste informatiegroepen:
top

Standplaats registreren

6

Leg bij voorkeur de standplaats van een object slechts op één plaats vast ter bevordering van de consistentie en precisie. In de meeste gevallen is dat in het objectrecord in het geautomatiseerde collectie-informatiesysteem, maar in een handmatig systeem zou het ook een aparte standplaatskaart kunnen zijn. Soms zal vanuit het normaal gebruikte standplaatsrecord of de standplaatskaart verwezen moeten worden naar een ander overzicht van standplaatsen, bijvoorbeeld wanneer een object voor zeer korte tijd verplaatst wordt. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van een 'dagboek' tijdens de voorbereiding van een tentoonstelling of een nieuwe presentatie.

Noteer voor grote groepen van onderscheiden objecten die samen één standplaats krijgen, de standplaats van de gehele groep. Wanneer een object van die groep wordt gescheiden, moet daarvoor een apart standplaatsrecord worden aangemaakt.

top

7

Vermeld bij voorkeur bij elke aan een object gekoppelde standplaats of het om de vaste of de tijdelijke standplaats gaat. In dat laatste geval moet ook een datum vermeld worden voor de terugkeer van het object naar zijn vaste standplaats.

top

Objecten verplaatsen

8

Zorg voor een autorisatie voor alle interne en externe verplaatsingen en registreer deze. In kleinere musea waar een beperkt aantal medewerkers verplaatsingen mag goedkeuren, volstaat een lijst van die museummedewerkers. Die lijst moet up-to-date zijn en bevat idealiter slechts twee of drie namen. Zie erop toe dat geen objecten worden verplaatst zonder dat een geautoriseerde museummedewerker op de hoogte is.

Noteer een verwijzing naar de lijst.

Vereiste informatiegroepen:
top

9

Controleer de conditie van het object vooraleer het te verplaatsen, om te bevestigen dat het in voldoende goede conditie verkeert om te worden verplaatst.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Bereid het object op de verplaatsing voor volgens de vereisten die voor dat objecttype gelden. Beoordeel of een geschikte standplaats beschikbaar is waarnaar het object kan worden verplaatst.

Vereiste informatiegroepen:
top

10

In geval van demonteren van een object, documenteer nauwkeurig het proces voor overbrenging naar een andere standplaats. Beschrijf wat er precies is gedaan en waarom. Het is belangrijk dat u de wijze van monteren of demonteren noteert, ook omdat dit op zichzelf nuttige onderzoeksinformatie kan zijn. Beschrijf daarenboven ook elk alternatief nummeringssysteem dat wordt toegepast en licht toe.

Vereiste informatiegroepen:
top

11

Let op specifieke veiligheidsvoorschriften en de te nemen maatregelen voor het verplaatsen van grote of moeilijk te hanteren objecten.

Vereiste informatiegroepen:
top

12

Als het verplaatsen van het object transport vereist, ga dan naar de procedure Transport.
Zie 7 - Transport - Procedure

top

Standplaats bijwerken

13

Noteer de volgende informatie zodra een object wordt verplaatst:

  • oude standplaats;
  • nieuwe standplaats;
  • datum van verplaatsing;
  • persoon die het object verplaatst;
  • handtekening van de persoon die het object in bewaring neemt (of een verwijzing naar de handtekening wanneer een geautomatiseerd systeem gebruikt wordt);
  • reden voor de verplaatsing;
  • eventuele bijkomende informatie over de verplaatsing.

Het is mogelijk dat bovenstaande informatie eerst op een apart verplaatsingsformulier wordt vastgelegd. Breng in dat geval de informatie zo snel mogelijk over naar de plaats in het collectie-informatiesysteem, waar de standplaats van objecten vastgelegd wordt.

In kleinere musea kunt u de naam van de persoon die een object verplaatst op dezelfde manier behandelen als de naam van de persoon die de verplaatsing autoriseert, zoals beschreven in stap 8 hierboven.

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

DE RYNCK, P., Het transport van museale objecten: Hoe een offerte beoordelen en de service evalueren, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001. 

DOUGHTY, Ph., The State and Status of Geology in UK Museums. Report on a survey conducted on behalf of the Geological Curators' Group. Geological Society, Miscellaneous, 13, Londen, 1982.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

GELDERS, L., PINTELON, L., VAN NIEUWENHUYSE, B., CLAES, P. en J. VITS, Sectoronderzoek en verbetering van de service in art handling en transport. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 4, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

HOLM, S., Facts & Artefacts. How to document a museum collection, 10. Location records and movement control, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

PAINE, C. (red.), Standards in the Museum Care of Larger and Working Objects. Museums and Galleries Commission, Londen, 1994.

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d. (1993).

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

STERRE, M. van der, Het hanteren en intern transporteren van museale objecten, Amsterdam (Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap), 1994.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

top

Organisaties

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://www.icomnederland.nl

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

International Committee for Museum Documentation
http://www.icom.org/cidoc

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museum Collections on the Move
http://www.museumcollectionsonthemove.org

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Northern States Conservation Center
http://www.collectioncare.org

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

7 - Transport

Definitie

Het beheren en documenteren van het transport van objecten waarvoor het museum geheel of gedeeltelijk verantwoordelijk is.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben met betrekking tot het transport van objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van het transport van objecten de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Ieder museum moet van tijd tot tijd objecten uit de collectie vervoeren. De redenen voor het transport kunnen zijn:

  • verwerving;
  • inkomende of uitgaande bruikleen;
  • conservering;
  • reproductie of wetenschappelijk onderzoek;
  • tentoonstelling of presentatie;
  • afstoting.

Het transport kan plaatsvinden:

  • naar het museum vanuit een andere plaats (inclusief particulieren);
  • van het museum naar een andere plaats (inclusief particulieren);
  • tussen locaties van het museum (bijvoorbeeld van het externe depot naar het museum zelf).

De complexiteit van het transport hangt af van de aard van de collectie die vervoerd wordt, de reden van transport en het type reis.

Gebruik de procedure voor alle verplaatsingen, waarbij voertuigen gebruikt worden, ongeacht of die van het museum zelf of van derden zijn. Gebruik de procedure, indien van toepassing, in combinatie met andere procedures.

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Het museumbeleid inzake transport van objecten uit de eigen collectie en objecten van derden, moet de volgende punten vastleggen op schrift:

  • De criteria die bepalen wanneer gebruik wordt gemaakt van eigen transport.
  • De criteria die bepalen wanneer gebruik wordt gemaakt van de deskundigheid en transportmiddelen van derden.
  • De geldende standaarden voor de zorg voor het transport en de specificatie in welke gevallen daarvan afgeweken kan/moet worden.
  • De kosten van het transport en de verantwoordelijkheid voor deze kosten (bijvoorbeeld bij bruiklenen betaalt de bruikleennemer de kosten).
  • De criteria die bepalen of een koerier de objecten die het museum verlaten moet begeleiden.
  • De vastlegging van alle wettelijke en financiële verplichtingen die het museum in verband met transport heeft.
top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op transport.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat het transport van een object beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Plannen en uitvoeren van het transport

3

Voer het transport van objecten uit vanuit de procedure Standplaats en verplaatsing.
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Objecten verplaatsen - stap 12

Beslissingen met betrekking tot de verplaatsing van objecten kunnen alleen genomen worden door geautoriseerde personen met verantwoordelijkheid voor collectiebeheer. Het collectiebeleid moet deze verantwoordelijkheden vastleggen.

top

4

Als de beslissing om de objecten te transporteren eenmaal is genomen, dan moet de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor de verdere afhandeling voorzien worden van de volgende informatie:

  • de reden voor transport;
  • de naam van de persoon die toestemming heeft gegeven voor de verplaatsing van het object;
  • de eigenaar van het object;
  • speciale voorwaarden (waaronder indemniteit);
  • een kopie van de overeenkomst tussen zender en ontvanger, met de reden van verplaatsing;
  • een beschrijving van het object;
    Zie Opmerking: Objectbeschrijving hieronder
  • of een koerier wordt vereist of niet;
  • de contactgegevens voor ophalen en afleveren, met de gewenste transportdata.

Noteer verwijzingen naar deze informatie.

Vereiste informatiegroepen:
top

Opmerking: Objectbeschrijving

De verschafte informatie moet voldoende zijn om het object duidelijk te kunnen identificeren. Voor transport moet het object voorzien zijn van een:

  • objectnummer;
  • korte beschrijving;
  • fysieke beschrijving (inclusief afmetingen en gewicht);
  • waardebepaling (indien het object verzekerd dient te worden of valt onder de indemniteitsregeling);
  • conditiebeschrijving (en beschikbaarheid van een conditierapport);
  • indicatie van aandachtspunten in verband met veiligheid en gezondheid gedurende het transport.

Deze informatie is idealiter beschikbaar en gemakkelijk toegankelijk in het collectie-informatiesysteem van het museum.

top

Als het object niet gedocumenteerd is en het object zich niet in het museum bevindt, volg dan de procedure Voorbereiding inkomend object of Inkomende bruikleen om het te documenteren en zijn verplaatsing te volgen.
Zie 1 - Voorbereiding inkomend object - Procedure en 3 - Inkomende bruikleen - Procedure

5

De verantwoordelijke voor het transport moet eventuele toegankelijkheidsproblemen bij zowel het ophalen als het afleveren in kaart brengen. Ook moet bekeken worden of hanteren door specialisten of met speciaal gereedschap vereist is. Spreek ten slotte de te volgen route af met alle betrokken partijen.

Vereiste informatiegroepen:
top

6

Zorg voor de meest geschikte vorm van transport. Zaken die van invloed zijn op de beslissing zijn:

  • het collectiebeleid van het museum en andere beleidsdocumenten (zoals die met betrekking tot uitgaande bruiklenen);
  • de soorten objecten (bijvoorbeeld in verband met het laadvermogen van de voertuigen van het museum);
  • de transportkosten;
  • de wettelijke beperkingen op het transport van het object;
  • de afmetingen van het verpakte object;
  • de beschikbaarheid van transportroutes naar of van bestemming/vertrekpunt;
  • de voorwaarden van de verzekeringsmaatschappijen;
  • de voorwaarden die derden stellen aan een overeenkomst (afhankelijk van de reden van transport). Organisaties en particulieren die objecten uitlenen aan het museum moeten immers kunnen instemmen met de voorgestelde afspraken.

Opties omvatten:

Openbaar vervoer

Het kan adequaat en kosteneffectief zijn om objecten van geringe waarde per post, koerier of met het openbaar vervoer over te brengen. Het collectiebeleid van het museum en de voorwaarden voor verzekering/indemniteit kunnen de omstandigheden bepalen waarin voor deze methode wordt gekozen.

top

Eigen vervoer

Dit omvat gebruik van voertuigen in eigendom van het museum of particuliere transportmiddelen van medewerkers. Het museumbeleid kan de omstandigheden bepalen waarin voor deze methode gekozen wordt.

Afhankelijk van de vraag en de beschikbaarheid van voertuigen, kan er sprake zijn van een centraal reserveringssysteem. Volg de interne procedures van het museum om data te regelen voor ophalen en afleveren van objecten.

top

Transport geregeld door derden (bijvoorbeeld een transportbedrijf)

Raadpleeg het museumbeleid over contracten met externe leveranciers en volg de vereiste stappen om te voldoen aan de financieel-administratieve procedures. Voorzie de transporteur van de volgende informatie:

  • details van de objecten, hun bestemming, de reden voor de verplaatsing en de gewenste data;
  • alle (bekende) mogelijke moeilijkheden, zoals toegankelijkheid, restricties met betrekking tot hanteren, laadgewicht;
  • specificaties en voorwaarden betreffende verzekering of indemniteit;
  • alle beperkingen vanwege CITES of regelingen voor gevaarlijk materiaal;
  • de mogelijkheid van een bezoek ter plekke om de toegankelijkheid, aantal personeelsleden, voertuig, uitrusting en methode te kunnen bepalen.

Bij vervoer van of naar het buitenland is het transportbedrijf verantwoordelijk voor afhandeling bij de douane. Bezorg de transporteur de noodzakelijke vergunningen, waaronder CITES en beveiligingsbepalingen voor luchtvracht.

Vraag de transporteur om bevestiging van het transport, samen met de volgende informatie:

  • gedetailleerde reisbeschrijving (bijvoorbeeld route en tijden);
  • wijze van transport en route ter goedkeuring, inclusief stop-overs tijdens langere reizen;
  • alle betrokken buitenlandse agenten;
  • reisafspraken van de koerier;
  • luchthaven inlaad/uitlaad- en beveiligingsprocedures in het land van herkomst en in het land van bestemming (en, indien van toepassing, in landen van stop-overs);
  • de registratie van het voertuig;
  • de namen van de chauffeurs;
  • het mobiele telefoonnummer van de bestuurder van het voertuig.
top

Eenmaal bevestigd, stuur dan de details van de afspraken door naar de desbetreffende personen (bijvoorbeeld curator, conservator-restaurator, beveiligings- en depotmedewerkers).

Voorbereiden van het transport

7

Zorg dat het object de conserveringsbehandeling krijgt die nodig is voor een veilige reis.
Zie 10 - Actieve en preventieve conservering - Procedure

top

8

Zorg dat het object, voordat het wordt verzonden, op de juiste wijze is verpakt ter bescherming tegen omgevingsveranderingen of trillingen tijdens het vervoer. In het geval van inkomende bruiklenen kunnen deze maatregelen getroffen worden door een derde partij.

Maak nadere afspraken met de transporteur over de verpakking. Voor aanbevelingen over verpakking en verpakkingsmethodes, zie Voor verdere informatie.

top

9

Regel de verzekering of indemniteit conform het museumbeleid.
Zie 12 - Verzekering en indemniteit - Procedure

top

10

Verzamel de benodigde documentatie voor het transport en leg een verwijzing hiernaar vast.

Vereiste informatiegroepen:
top

Uitvoeren van het transport

11

Controleer het transport van de objecten.

Voor het transport van objecten tussen de diverse locaties van het museum, volg de procedure voor standplaats en verplaatsing.
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

Voor objecten die het terrein van het museum verlaten, volg de procedure voor uitgaande objecten.
Zie 17 - Uitgaand object - Procedure

top

Voor verdere informatie

Publicaties

Algemene uitgangspunten voor de behandeling van bruiklenen en uitwisselingen tussen instellingen. Vertaling van General principles on the administration of loans and exchange of works of art between institutions, Antwerpen (Vlaamse Museumvereniging), 1997.

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BERNAUW, K., Transportverzekering, Antwerpen, 1997.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

DE RYNCK, P., Het transport van museale objecten: Hoe een offerte beoordelen en de service evalueren, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001. 

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

GELDERS, L., PINTELON, L., VAN NIEUWENHUYSE, B., CLAES, P. en J. VITS, Sectoronderzoek en verbetering van de service in art handling en transport. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 4, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

Kunst op transport … onze zorg. Verslag van CL-symposium in Maastricht, Amsterdam, 1995.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

MONTEYNE, N., Transportvoorbereiding, in SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Museum Security and Protection. A Handbook for Cultural Heritage Institutions, London - New York (ICOM – Routledge), 1993.

PONET, F. en F. BOOGAERTS, Transportzakboekje 2007, Mechelen, 2007.

RUIJTER, M. de (red.), Kunst in huis, Amsterdam (ICN), 2007.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

STERRE, M. van der, Het hanteren en intern transporteren van museale objecten, Amsterdam (Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap), 1994.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

top

Organisaties

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Canadian Conservation Institute
http://www.cci-icc.gc.ca

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora (CITES)
http://www.cites.org

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://www.icomnederland.nl

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl
Logistiek en methoden van verpakken (2007) en Standaardfaciliteitenrapport.

International Committee for Museum Documentation
http://www.icom.org/cidoc

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museum Collections on the Move
http://www.museumcollectionsonthemove.org

Museumservice
http://www.museumservice.nl/collectie/transport

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl/files/NRG
Verpakken hoe moeilijk doen we? Verslag themadag studiegroep Nederlandse Registrars Groep (2006); Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Northern States Conservation Center
http://www.collectioncare.org

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

The Institute of Conservation
http://www.icon.org.uk

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

8 - Registratie en documentatie

Definitie

Het verzamelen en bijhouden van primaire informatie die de objecten in de collectie beschrijft en ze formeel identificeert. Hiertoe kan ook informatie behoren over de herkomst van objecten of documentatie met betrekking tot collectiemanagement, zoals bijvoorbeeld gegevens over verwerving, conservering, tentoonstelling- en bruikleengeschiedenis en standplaatshistorie. Het is sterk aan te bevelen dat alle informatie over een object via één plaats toegankelijk is. Zorg altijd voor transparante verwijzingen tussen de verschillende informatiebronnen.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een duidelijk beleid voeren inzake het registreren en documenteren van objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor registratie en documentatie de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

De procedure Registratie en documentatie voorziet in belangrijke basisactiviteiten voor het museum, waaronder:

  • opslag van informatie: het collectie-informatiesysteem brengt informatie over ieder object bij elkaar en bewaart die veilig;
  • toegankelijkheid van informatie: het collectie-informatiesysteem structureert de informatie zodanig, dat die eenvoudig en betrouwbaar doorzoekbaar is.

In het collectie-informatiesysteem komt de informatie uit andere procedures samen. Het samenstellen van een objectbeschrijving, identificatie, historische of contextuele informatie begint normaal bij de binnenkomst en verwerving van een object en ontwikkelt zich als resultaat van onderzoek. Collectiemanagementinformatie is het resultaat van de procedures in Spectrum.

Collectiemanagementinformatie

Toegang tot collectiemanagementinformatie als deel van de objectinformatie in het collectie-informatiesysteem is van vitaal belang. Deze geeft zowel toegang tot de geschiedenis van een object binnen het museum, alsook tot de geschiedenis in de periode voor de verwerving. Het is bijvoorbeeld belangrijk om gegevens vast te leggen over waar en wanneer een object tentoongesteld is.

Leg dit soort informatie vast tijdens het collectiemanagementproces. Dit hoeft niet noodzakelijkerwijs in het collectie-informatiesysteem te zijn, op voorwaarde dat de verwijzing naar de bron van de informatie daarin wel is opgenomen. De meest eenvoudige manier om dat te doen is door middel van referentienummers. Collectie-informatiesystemen bieden ook steeds meer ruimte voor het beheren en documenteren van processen.

top

Objecten die geen deel uitmaken van de eigen collectie

Indien van toepassing kunt u gegevens vastleggen van objecten die geen deel uitmaken van de eigen collectie, bijvoorbeeld langdurige bruiklenen, objecten voor verwerving of afgestoten objecten.

top

Informatiebronnen buiten het museum

Verzamel en leg informatie vast van personen buiten het museum, bijvoorbeeld van bezoekende onderzoekers en conservatoren en andere bezoekers die relevante kennis over een object hebben. Zorg dat alle nieuwe informatie die toegevoegd wordt aan het objectrecord onderbouwd wordt door gezaghebbende bronnen.

Wanneer deze informatie uit archieven afkomstig is, orden en ontsluit deze dan op de voor archieven gebruikelijke wijze.
Zie Voor verdere informatie

top

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Leg in het beleid met betrekking tot het registreren en documenteren van objecten de volgende punten vast:

  • Het niveau en de diepgang van de registratie en documentatie (zie Opmerking: Registratieniveaus hieronder);
  • De inhoud van de minimale registratie of basisregistratie voor verschillende soorten objecten.
  • De inhoud van een volledig ingevuld objectrecord voor verschillende soorten objecten.
  • De maximale tijd die mag verstrijken tussen de verwerving van een object en het voltooien van het objectrecord.
  • Wie welke informatie mag bijwerken, aanvullen en/of wijzigen.

Opmerking: Registratieniveaus

Bepaal het niveau, de diepte en de specifieke doelgroepen van de registratie op basis van status, soort en omvang van de collectie en houd daaraan vast, zodat het geheel consistent is. In veel gevallen zal het mogelijk én wenselijk zijn om objecten op objectniveau te registreren en soms zelfs heel uitgebreide informatie vast te leggen, bijvoorbeeld bij belangrijke complexe werken met veel contextuele informatie. In andere gevallen, bijvoorbeeld voor grotere collecties, zal een registratie op collectie- of groepsniveau meer aangewezen zijn, als het al niet de enige mogelijke oplossing is. Geef in ieder geval in de registratie altijd duidelijk aan welk niveau van beschrijving gehanteerd is.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de procedure;
  • het beleid vastlegt dat de grondslag vormt voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding schrijft dat betrekking heeft op registratie en documentatie van objecten.
top

2

Evalueer het deel van de handleiding dat de registratie en documentatie van objecten beschrijft regelmatig en pas dit, indien nodig, aan. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Samenstelling van het collectie-informatiesysteem

3

Maak voor elk object of elke groep objecten een record aan en zorg dat deze tenminste op objectnummer toegankelijk is. Voeg andere zoekmogelijkheden toe met indexen (zie stap 7 hieronder). Laat ruimte voor het toevoegen van informatie die later beschikbaar wordt.

top

4

Vermeld tenminste de volgende informatie-elementen:

  • objectnummer of volgnummer;
  • objectnaam;
  • aantal stukken of onderdelen beschreven in het betreffende record;
  • een korte fysieke beschrijving;
  • een verwijzing naar de verwervingsmethode, de datum en van wie het object verworven is;
  • verwijzingen naar standplaatsinformatie;
  • verwijzingen naar beschikbare afbeeldingen.

Voor de Vlaamse museale erkenning is vereist dat de volgende informatie is vastgelegd:

  • organisatiesnaam;
  • objectnummer;
  • objectnaam;
  • titel;
  • verwervingsgegevens (verwervingsmethode, verwervingsdatum en persoon/organisatie van wie het object verworven is);
  • standplaats

Voor nationale en internationale richtlijnen, zie Voor verdere informatie.

5

Neem, afhankelijk van beschikbare informatie en objecttype, ook de volgende gegevens op:

  • de afdeling/deelcollectie waartoe het object behoort;
  • informatie over de aanmaak van het record (bijvoorbeeld informatiebron, aanmaakdatum);
  • identificatie-informatie (bijvoorbeeld titel, volledige classificatie);
  • objectbeschrijving (bijvoorbeeld fysieke beschrijving, afmetingen, inscripties, kleur, materiaal, geslacht, leeftijd, fase);
  • veldwerkinformatie (bijvoorbeeld opgraver, vindplaats);
  • informatie over inhoud en onderwerp;
  • vervaardigingsinformatie (bijvoorbeeld vervaardiger, techniek);
  • andere historische informatie (bijvoorbeeld gebruik, informatie van de vorige eigenaar of van bezoekers);
  • andere vroegere referentienummers;
  • verwijzingen naar gepubliceerde bibliografische informatie;
  • verwijzingen naar collectiemanagementinformatie.

Opmerking: Collectiemanagementinformatie moet hier ook worden toegevoegd tenzij deze in een ander systeem bewaard wordt.

Registratie en documentatie bijwerken

6

Werk de informatie zo veel als nodig bij, zodat ook de resultaten van andere procedures steeds verwerkt zijn. Bijvoorbeeld nieuwe informatie kan naar voren komen als resultaat van (historisch) onderzoek of conserveringshandelingen.

top

Toegang tot de registratie en documentatie

7

Verbeter de toegang tot de informatie door indexen en/of door vrije tekst-ontsluiting. In geautomatiseerde systemen zullen deze beide typen ontsluitingen in zekere mate al voorzien zijn. Bekijk dan of ze afdoende zijn voor uw collectie. Zorg dus dat de indexen beschikbaar zijn die voor uw type collectie van belang zijn. Naast objectnummer en standplaats zijn de volgende zoekingangen de meest gebruikelijke verbeteringen:

  • objectnaam;
  • onderwerp;
  • vindplaats van veldverzameling;
  • vervaardiger;
  • herkomst (bijvoorbeeld schenker of verkoper);
  • datum van vervaardiging;
  • geassocieerde personen;
  • geassocieerde groepen van personen;
  • geassocieerde plaatsen.
top

Beveiliging van de registratie en documentatie

8

Het collectie-informatiesysteem is de meest volledige weergave van de geschiedenis van elk object. Het is dus van essentieel belang deze informatie veilig te bewaren en ook de gegevens betreffende de informatiedrager(s) nauwkeurig bij te houden.

Maak bij gebruik van een geautomatiseerd systeem zeer regelmatig (afhankelijk van het aantal wijzigingen per dag of week) een back-up. Leg het tijdstip van de back-up vast samen met de bevoegde perso(o)n(en). Bewaar altijd twee back-ups (de twee laatst gemaakte) op een plaats buiten het museum. Informeer goed over de kwaliteit en houdbaarheid van de voor de back-up gekozen informatiedragers en controleer regelmatig of de back-ups ook functioneren. Zorg voor een duurzame opslag en toegankelijkheid van gegevens, onafhankelijk van het systeem waarin dit verwerkt is (dataconservering).

Gebruik bij een handmatig systeem kaarten of papier van goede kwaliteit en permanente zwarte inkt. Houd een actuele kopie bij, door elke kaart waarop informatie gewijzigd of toegevoegd is, te kopiëren en deze toe te voegen aan het geheel van gekopieerde registratiekaarten.

top

Voor verdere informatie

Publicaties

AERTS, D. en H. VANSTAPPEN (red.), Projecten collectieregistratie en collectiemobiliteit bij de Musea stad Antwerpen. Behoud en beheer berichten, Antwerpen, 2006.

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOEKHORST, B., OUWERKERK, A. en J. VAN DE VOORT, Een klein Musée imaginaire. Voorbeeldenboek bij het registreren van museumobjecten, Amsterdam (NMV/SIMIN), 1999.

BORGHUIS, G. en N. CASSEE, MusIP voor conservering en registratie, in M. DE RIJKE, Musip: Eruit halen wat erin zit, Den Bosch (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2005, p.43-45.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

DE BUCK, A. e.a., Archiefbeheer binnen het veld van de hedendaagse beeldende kunst, Gent (SMAK) - Antwerpen (MUHKA), 2006.

DRIESEN, P. en E. WESEMAEL, Standaarden voor de registratie van archeologische objecten in een museale context. Registratie en automatisering van museale collecties, 6, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

EXTERBILLE, K., BORGHUIS, G. en J. VAN DER STARRE, Vlaamse collectiegegevens op het internet; behoefte aan een gefaseerde aanpak. Registratie en automatisering van museale collecties, 5, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

GAALMAN, A. en M. PRAGT, Handleiding bij het gebruik van de Art & Architecture Thesaurus, Amsterdam (Nederlandse Museumvereniging), 2000.

GEERTS, F., LEMAN, S. en G. VERCAUTEREN, In eigen beheer: een vergelijkend onderzoek van objectregistratieprogramma's voor het beheer van kleine erfgoedcollecties, Antwerpen (Culturele Biografie Vlaanderen vzw) - Mechelen (Heemkunde Vlaanderen vzw), 2006.

GRANT, A., NIEUWENHUIS, J. en T. PETERSEN (red.), International guidelines for museum object information: the CIDOC information categories, Cambridge, 1995.

HELMUS, W., De basisregistratie voorbij, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 124-128.

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

HOLM, S., Facts & Artefacts. How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

MAGRIJN, H., PONTZEN, S., RIESTHUIS, G. e.a., Woordsystemen: theorie en praktijk van thesauri en trefwoordsystemen, 2de herz. druk, Den Haag, 1997.

Minimale standaard voor de registratie van archeologische collecties in musea, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2005.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d. (1993).

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

VAN DER STARRE, J., Lijst met beoordelingscriteria voor museale registratieprogrammatuur, z.p., 1999.

VAN DOORSELAER, M., VERSTAPPEN, H., en S. LEMAN e.a., Collectiemanagement in de praktijk: het belang van registratie voor het informatiebeheer van uw collectie, Antwerpen (Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2007.

VEEGER, L., Kwaliteit en kwaliteitsbeheersing bij collectieregistratie, in Kwaliteit en kwaliteitsbeheersing bij de registratie, o.l.v. J. VAN DER STARRE. SIMIN-bundel, 16, Den Haag, 1998, p. 4 -12.

VERCAUTEREN, G., Collectiemanagement in de praktijk. Het belang van registratie voor het informatiebeheer van uw collectie, Antwerpen (Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2007.

top

Organisaties

Art & Architecture Thesaurus
http://www.aat-ned.nl

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be
Fact sheet: Het etiketteren en merken van objecten (CIDOC-richtlijnen)

Digitalisering van cultureel erfgoed
http://www.digitaliseringerfgoed.nl

Digitaal Erfgoed Nederland
http://www.den.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

ICOM
http://www.icom.org
http://icom.museum/ethics.html
http://icom.museumcode/code2006

ICOM Nederland
http://www.icomnederland.nl

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl
Fact sheet nr.3, 2003: Het nummeren van museumvoorwerpen met schrijfstiften.

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

MovE
http://www.museuminzicht.be/public/musea_werk/invulboek
Handleiding bij digitale collectie- en objectregistratie.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

MusIP
http://www.musip.nl

Northern States Conservation Center
http://www.collectioncare.org

Object ID
http://www.object-id.com

Unesco
http://www.unesco.org
Onder meer het verdrag van immaterieel erfgoed

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

9 - Conditiecontrole en -onderzoek

Definitie

Het beheren en documenteren van informatie over de fysieke kenmerken en toestand (de conditie) van een object, naast aanbevelingen voor het gebruik, de behandeling en de omgeving van het object.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake de conditiecontrole en -onderzoek van objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van conditiecontrole en -onderzoek de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Definities van de gebruikte begrippen

  • Conditiecontrole is de controle van de fysieke toestand of conditie van een object of een groep objecten, doorgaans via observatie, vastgelegd in een conditierapport of het collectie-informatiesysteem. Vaak leidt een conditiecontrole tot aanbevelingen voor gebruik, behandeling en omgeving.
  • Conditie-inspectie is een opeenvolgende reeks van conditiecontroles waarmee kan worden vastgesteld of de conditie van een object verbetert of verslechtert.
  • Conditiedoorlichting is de conditiecontrole van een groot aantal objecten.
  • Materiaaltechnisch onderzoek is een grondig (natuur)wetenschappelijk en fotografisch onderzoek van de fysieke elementen van het object. De resultaten worden genoteerd in een gedetailleerd rapport over de samenstelling van het object en zijn conditie. Dit onderzoek leidt vaak tot aanbevelingen voor gebruik, conservering en omgeving.

De procedure Conditiecontrole en -onderzoek houdt nauw verband met de procedure Actieve en preventieve conservering. Tijdens de conserveringsbehandeling zullen immers verscheidene conditiecontroles of ook materiaaltechnische onderzoeken worden verricht. Het actueel houden van de conditierapporten is het controlespoor van de wijzigingen in de conditie van een object. Het kan informatie geven over veranderingen ten gevolge van gebeurtenissen zoals overstromingen, ongevallen of vandalisme.
Zie 10 - Actieve en preventieve conservering

Deze procedure houdt ook verband met de procedure Gebruik collecties. Een materiaaltechnisch onderzoek kan het breder onderzoek naar een object immers ondersteunen.
Zie 16 - Gebruik collecties

Men mag zich niet beroepen op de resultaten van eerdere controles. Controles zijn slechts geldig op het ogenblik waarop ze worden verricht, want de conditie van een object verandert mettertijd. De reden voor de conditiecontrole bepaalt ook de soort informatie die wordt opgetekend. De resultaten van eerdere controles moeten wel worden bewaard als referentiemateriaal, want aftakeling komt vaak pas aan het licht na een reeks conditiecontroles. Daarom zijn ze nodig voor een controle-inspectie.

Een conditiecontrole kan tevens een goede gelegenheid zijn om het veiligheids- en gezondheidsrisico van een object te beoordelen.

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Het museumbeleid inzake conditiecontrole en -onderzoek moet de volgende punten omvatten:

  • Wie bevoegd is om de conditie van een object te controleren.
  • Welke procedures conditiecontrole vereisen.
  • Welk controleniveau binnen elke procedure vereist is.
  • Welke de frequentie is van conditiecontroles van objecten in verschillende risicocategorieën.
top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en zorg dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op conditiecontrole en -onderzoek.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat conditiecontrole en -onderzoek beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Opstarten van de procedure

3

Conditiecontrole en materiaaltechnisch onderzoek kunnen worden gestart via een conditie-inspectie of een conditiedoorlichting of door de uitvoering van een andere procedure. Raadpleeg de betreffende procedure om te bepalen wanneer de conditie van het object moet worden gecontroleerd. Bij de controle van grote groepen van objecten, kan het nodig zijn steekproefsgewijs te controleren in plaats van de hele collectie te onderzoeken.

top

4

Zorg ervoor dat de inspectieruimte adequaat verlicht is om onder meer de kleur en de conditie van het object waarheidsgetrouw te kunnen vaststellen. Daar moet ook materiaal voor het hanteren, verpakken en opbergen aanwezig zijn evenals een quarantaineruimte voor objecten die besmet blijken te zijn, aangetast zijn door ongedierte of die gevaarlijke stoffen bevatten. Als u het object voor de conditiecontrole moet verplaatsen, pas dan de procedure Standplaats en verplaatsing toe.
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

top

Een conditiecontrole en -onderzoek uitvoeren

5

Verwijs hierbij, waar mogelijk, altijd naar:

  • eerdere conditiecontroles en materiaaltechnische onderzoeken van het object;
  • informatie over veiligheid en gezondheid met betrekking tot het object;
  • richtlijnen voor het hanteren van het object;
  • informatie over de geschiedenis van het object met betrekking tot zijn omgeving, bewaring en presentatie.

6

Leg bij elke conditiecontrole tenminste de volgende informatie vast:

  • objectnummer;
  • gegevens over de conditie;
  • datum van de conditiecontrole of het materiaaltechnisch onderzoek;
  • de naam van de uitvoerder van de controle;
  • de gebruikte methode;
  • de reden voor de conditiecontrole of het materiaaltechnisch onderzoek.

7

De informatie over de conditie van een object kan worden vastgelegd op een record inkomend object of inkomstformulier, een objectrecord of op een apart record dat gekoppeld is aan het objectrecord. Deze gegevens kunnen ook fysiek beschikbaar gemaakt worden bij het object zodat het een 'objectpaspoort' vormt dat bij het object blijft en speciale voorwaarden of gevaren identificeert.

Maak de conditiebeschrijving zo gedetailleerd als nodig is voor de betreffende procedure, bijvoorbeeld:

  • een korte opmerking, zoals 'conditie redelijk, gebarsten deksel' wanneer het object het museum binnenkomt;
  • een volledig materiaaltechnisch onderzoek kan door een conservator-restaurator worden uitgevoerd om de samenstelling van het object en de eventuele conserverings-maatregelen te bepalen. De conditie van het object moet worden vastgelegd voordat een behandeling plaatsvindt.

Ook positieve informatie, zoals 'vertoont geen barsten', kan heel nuttig zijn, evenals contextuele informatie, zoals 'oppervlakkige krassen, overeenkomstig het gebruik'. Fotografisch materiaal is ten zeerste aanbevolen maar kan een schriftelijke conditiecontrole niet vervangen. Gebruik, naast foto's (indien wettelijk mogelijk), ook schetsen of diagrammen om aan te geven waar verlies of schade zich bevindt.

top

8

Wanneer een conditiedoorlichting wordt uitgevoerd of als objecten volgens conditie moeten worden gerubriceerd, is het belangrijk één enkele term te gebruiken, bijvoorbeeld 'goed', 'redelijk', 'matig', 'slecht'. De algemene conditie van het object moet overeenstemmen met de conditie van het slechtste onderdeel.

top

9

Noteer de maatregelen die moeten worden getroffen om:

  • de omgeving rond het object te verbeteren;
  • het object te conserveren;
  • veiligheids- en gezondheidsrisico's (in verband met gevaarlijke materialen van het object) te beperken.

Vereisten kunnen deel uitmaken van het materiaaltechnisch onderzoek en moeten een gedetailleerde beschrijving geven van de behandeling en van het verwachte resultaat. Het is sterk aan te bevelen om aan een bepaalde werkzaamheid een behandelingsprioriteit toe te wijzen.

Vereiste informatiegroepen:
top

Raadpleeg een conservator-restaurator of een andere deskundige vooraleer maatregelen te treffen die de conditie van het object kunnen wijzigen. Vraag bij inkomende bruiklenen schriftelijk toestemming aan de eigenaar voordat u de werkzaamheden begint.
Zie 10 - Actieve en preventieve conservering - Procedure

10

Als de conditie van het object tot bezorgdheid noopt of afwijkt van de conditie opgetekend tijdens vroegere controles, vraag dan de mening van een conservator-restaurator of een andere deskundige vooraleer de procedure voort te zetten die tot de conditiecontrole aanleiding heeft gegeven.

top

11

Als de conditiecontrole deel uitmaakt van een andere procedure, teken dan de onderstaande, per procedure vermelde informatie op en noteer relevante zaken.

Inkomend object:
  • omgevingsgeschiedenis;
  • datering betreffende de omgevingsgeschiedenis;
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor het hanteren;
  • vereisten voor het tentoonstellen;
  • risico's;
  • vereisten inzake in- en uitpakken;
  • bijzondere vereisten.

Informatie over de conditie van een object kan nodig zijn in geval van een schadeclaim.

Inkomende bruikleen:
  • omgevingsgeschiedenis;
  • datering betreffende de omgevingsgeschiedenis;
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor transport;
  • risico's;
  • vereisten voor het hanteren;
  • vereisten inzake inpakken/uitpakken;
  • vereisten voor het tentoonstellen;
  • bijzondere vereisten.

Deze informatie wordt wellicht verschaft door de bruikleengever; indien niet, pas dan de minimumstandaard van uw museum toe.

De indemniteitsregeling die van toepassing is, kan een conditiecontrole van objecten verplichten na het uitpakken bij hun aankomst en onmiddellijk vóór het inpakken. Voor bruiklenen waarbij indemniteit is verleend voor transport naar de bruikleennemer, moet een conditierapport worden opgesteld.

Verwerving
  • omgevingsgeschiedenis;
  • datering betreffende de omgevingsgeschiedenis;
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor het hanteren;
  • risico's;
  • vereisten inzake inpakken/uitpakken;
  • prioriteiten van de conserveringsbehandeling;
  • vereisten voor het tentoonstellen;
  • vereisten voor het bewaren;
  • vereisten voor transport;
  • bijzondere vereisten.

De verwerving is een goed moment voor een grondige conditiecontrole van objecten.

Standplaats en verplaatsing:
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor het hanteren;
  • vereisten voor het inpakken/uitpakken;
  • vereisten voor het bewaren;
  • vereisten voor transport;
  • bijzondere vereisten.

Deze informatie kan al gedeeltelijk of geheel voorhanden zijn.

Actieve en preventieve conservering:

Na conservering moet de volgende informatie worden herzien en indien nodig worden bijgewerkt.

  • prioriteit inzake conserveringsbehandeling;
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor het hanteren;
  • risico's;
  • volgende controledatum;
  • vereisten voor het inpakken/uitpakken;
  • vereisten voor transport;
  • vereisten voor het bewaren.
Risicobeheer:
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor het hanteren;
  • risico's.
Verzekering en indemniteit:

Deze procedure leidt wellicht niet tot het opstarten van een conditiecontrole, maar in geval van een schadeclaim kan naar alle eerdere controles worden verwezen.

top
Waardebepaling:

Een waardebepaling kan de aanleiding vormen voor een conditiecontrole, of bij de waardebepaling kan naar bestaande informatie verwezen worden.

top
Audit

Een conditiedoorlichting kan worden uitgevoerd als onderdeel van andere auditprocedures.

top
Gebruik collecties:
  • vereisten voor het tentoonstellen;
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor het hanteren;
  • volgende controledatum.

Het kan nuttig zijn de conditie te noteren van aspecten die tijdens het tentoonstellen kunnen veranderen, zoals onder meer de kleur.

Uitgaand object:
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor het hanteren;
  • vereisten voor het inpakken/uitpakken;
  • vereisten voor het bewaren;
  • vereisten voor transport;
  • bijzondere vereisten.
Uitgaande bruikleen:
  • vereisten voor het tentoonstellen;
  • volgende controledatum;
  • vereisten voor de omgeving;
  • vereisten voor het hanteren;
  • vereisten voor het inpakken/uitpakken;
  • vereisten voor het bewaren;
  • vereisten voor transport;
  • bijzondere vereisten.

De informatie opgetekend voor uitgaande bruiklenen moet zo gedetailleerd mogelijk zijn, rekening houdend met het belang van het object. In geval van een schadeclaim kan deze informatie vereist zijn voor verzekerings- en indemniteitsdoeleinden.

Afstoting:

De conditie van een object geldt soms als reden voor uitschrijving of afstoting.

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

Conservatie en restauratie van moderne en actuele kunst. Een interdisciplinair gebeuren, o.l.v. Cl. VAN DAMME, Gent (CoReModAc), 1992.

COOLS, J. e.a., Als het maar gezond is... Cultureel erfgoed in depots – een kwestie van hygiëne en conditie, Antwerpen (Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2004.

DE RYNCK, P., Het transport van museale objecten: Hoe een offerte beoordelen en de service evalueren, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001. 

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

GELDERS, L., PINTELON, L., VAN NIEUWENHUYSE, B., CLAES, P. en J. VITS, Sectoronderzoek en verbetering van de service in art handling en transport. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 4, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

HOLM, S., Facts & Artefacts. How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

HUMMELEN, IJ. en D. SILLE, Modern art: who cares? An interdisciplinary research project and an international symposium on the conservation of modern and contemporary art, Amsterdam, 1999.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

PENNOCK, H., De strijd tegen het verval. Het Deltaplan voor Cultuurbehoud. Themanummer 20 jaar Jong Holland, 20 jaar kunst en kunstgeschiedenis, in Jong Holland, 20, 4, 2004, p. 51-53.

RODRIGO, E., Behoud en betekenis - mobiliteit en selectie: museumcollecties in Nederland, in Jong Holland, 20, 4, 2004, p. 49-50.

SMETS, L., Materialen in gebruik in musea, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

STERRE, M. van der, Het hanteren en intern transporteren van museale objecten, Amsterdam (Centraal laboratorium voor onderzoek van voorwerpen van kunst en wetenschap), 1994.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

top

Organisaties

Aproa – brk vzw
http://www.aproa-brk.be
Beroepsvereniging voor conservators-restaurateurs van kunstvoorwerpen in België

Art Restorers Association (ARA) vzw
http://www.art-restorers.be
Vereniging voor restauratoren van kunstvoorwerpen, kunsthistorische objecten en monumenten

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Canadian Conservation Institute (CCI)
http://www.cci-icc.gc.ca

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Conservation Online (CoOL)
http://palimpsest.stanford.edu/

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora (CITES)
http://www.cites.org

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://icomnederland.nl

ICOM / Code of Ethics for Museums
http://icom.museum/ethics.html

Institute of Conservation (ICON)
http://www.icon.org.uk

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property (ICCROM)
http://www.iccrom.org

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit
http://www.minlnv.nl

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland).

Northern States Conservation Center
http://www.collectioncare.org

Restauratoren Register
http://www.restaurator.nl

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vereniging voor Conservering en Restauratie
http://www.restauratoren.nl
Restauratoren Nederland.

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

10 - Actieve en preventieve conservering

Definitie

Het beheren en documenteren van actieve en preventieve conserveringshandelingen.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben voor het beheren en documenteren van het behoud van collecties, waarin ook actieve en preventieve conservering van objecten beschreven staat. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van actieve en preventieve conservering de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Actieve en preventieve conservering houdt nauw verband met de procedure Conditiecontrole en -onderzoek en is een onderdeel van collectiebehoud en -beheer.

Actieve conservering omvat het uitvoeren van handelingen aan objecten, die ingrijpen in de fysieke toestand van die objecten. Dergelijke handelingen worden slechts uitgevoerd na een zorgvuldig vooronderzoek en na een ethische evaluatie en motivatie van het behandelingsvoorstel. Minimale interventie en reversibiliteit zijn de basiscriteria voor elke ingreep.

Redenen ervoor kunnen zijn:

  • een bruikleenverzoek;
  • een verwerving;
  • een presentatie;
  • een calamiteit;
  • algemene achteruitgang van een object.

Behandelingsmethoden kunnen variëren, al naar gelang het doel. Het doel kan zijn:

  • de conditie van het object te stabiliseren;
  • het object te conserveren om verder verval zo gering mogelijk te maken (indien stabiliseren niet mogelijk is);
  • het object te restaureren om het weer leesbaar of werkzaam te maken;
  • steunmateriaal te maken om het object te kunnen tentoonstellen en verpakken.

Preventieve conservering omvat handelingen en procedures die het behoud van de collectie als geheel bevorderen door de omgeving van de objecten zo optimaal mogelijk te beheersen. Hiertoe behoren:

  • de controle en beheersing van omgevingsfactoren;
  • de verbetering van bewaaromstandigheden;
  • richtlijnen voor dagelijkse zorg en toezicht;
  • quarantaine procedures;
  • de opleiding van museummedewerkers en vrijwilligers;
  • de verbetering van calamiteitenprocedures;
  • richtlijnen voor derden, die bijvoorbeeld in verband met buitengewone activiteiten in het museum hun werk doen.

Het documenteren en actueel houden van bovengenoemde zaken is essentieel voor het inzicht in de gebruiksgeschiedenis van objecten.

Niveaus van documenteren

De omvang en de vorm van de conserveringsdocumentatie hangen af van het type conservering (actieve of preventieve) en het effect ervan op het betrokken object. Een zo gedetailleerd mogelijk rapport per object moet het uitgangspunt zijn. Maar in bijzondere omstandigheden zoals bijvoorbeeld herstel van objecten na calamiteiten en kleinere conserveringsingrepen in noodgevallen is een meer globale verslaggeving geoorloofd omwille van de noodzaak van de onmiddellijke en snelle interventie. Ook bulkbehandeling, preventieve conserveringsmaatregelen en dagelijks onderhoud (bijvoorbeeld afstoffen van objecten in een open presentatie) kunnen soms minder gedetailleerd per object worden vastgelegd. Uiteraard moet de gedetailleerde documentatie van noodhandelingen wel worden opgemaakt zodra de omstandigheden het toelaten.

Wanneer conserveringsbehandelingen worden verricht waarvan bekend is dat ze bepaalde analytische technieken onmogelijk maken of potentiële informatie vernietigen, noteer dan betreffende nadelige gevolgen als onderdeel van het resultaat. Ook warmtebehandeling van metalen en verwijdering van aarde van archeologische objecten horen tot dit soort behandelingen. Doe al het mogelijke om potentiële informatie te bewaren (bijvoorbeeld het uitvoeren van testen vóór behandeling) en leg de verkregen gegevens vast. Documenteer alle behandelingen nauwkeurig als toekomstig referentiemateriaal in verband met mogelijke gezondheids- of veiligheidseffecten en voor het geval dat gebruikte materialen gaan degraderen en verwijderd moeten worden. Dateer elke behandelingsstap en beschrijf deze nauwkeurig in het conserveringsdossier.

top

Behouds-, conserverings- en onderhoudsplannen

Stel plannen op schrift met betrekking tot behoud, conservering en onderhoud van de collectie als geheel, en van de objecten. Dit is een voorbeeld uit Standards in the Museum Care of Musical Instruments:

"In het beste geval heeft elk muziekinstrument een eigen conserveringsplan. Dat plan omvat een programma voor actieve en preventieve conservering, gebaseerd op de recentste vaststelling van het belang van het instrument en van zijn functie in het museum... Het conserveringsplan beschrijft het programma van algemene zorg overeengekomen tussen de conservator-restaurator en de museummedewerker of vrijwilliger die het uitvoert. Dit programma omvat de vaststelling van de conditie van het instrument bij binnenkomst, de minimale ingrepen die nodig zijn, de te gebruiken materialen en het tijdschema. Het omvat zowel een minimum schoonmaakbeurt als meer ingrijpende behandelingen. Voor bespeelbare instrumenten moet het plan ook de voorschriften en omstandigheden voor het bespelen bepalen... Regelmatige herziening – minstens elke vijf jaar – van zowel de evaluatie als het conserveringsprogramma is van cruciaal belang, daar de status van een object mettertijd kan veranderen "

top

In het Erfgoeddecreet of haar uitvoeringsbesluiten staat niets specifieks over bewaaromstandigheden, dit maakt deel uit van het beleidsplan dat bij de erkenningaanvraag moet ingediend worden. Verder zijn de conserveringsmaatregelen die getroffen worden voor een kwaliteitsvol behoud en beheer een beoordelingsfactor bij elke subsidiëringaanvraag.

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Het beleid van uw museum inzake actieve en preventieve conservering moet de volgende punten vastleggen:

  • standaarden voor actieve en preventieve conservering;
  • de situaties waarin conservering moet worden overwogen;
  • de manier waarop conserveringsbeslissingen worden genomen, zodat een zorgvuldige interdisciplinaire afweging gewaarborgd is, in samenspraak met alle betrokken partijen en in overeenstemming met het collectiebeleid van het museum, meerjarenplanning volgens prioriteit, missie en doelstelling;
  • wie conservering kan autoriseren;
  • de verplichting om referenties en beroepswaardigheid van externe conservatoren/restauratoren te controleren, indien van toepassing;
  • het nauwkeurigheidsniveau in de conserveringsdocumentatie (met inbegrip van afbeeldingen, indien wettelijk mogelijk).
top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en zorg dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op actieve en preventieve conservering.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat actieve en preventieve conservering van objecten beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Opstarten en plannen van conservering

3

Actieve en preventieve conservering kan worden opgestart:

  • door gangbare procedures;
  • als onderdeel van de vereisten binnen een specifiek project of onderzoek;
  • op verzoek of in opdracht van een geautoriseerd museummedewerker.

Het werk kan intern worden verricht of door externe conservatoren/restauratoren.

top

4

Actieve en preventieve conservering kunnen het gevolg zijn van een conditiecontrole.

top

5

Indien beschikbaar en uit oogpunt van vertrouwelijkheid mogelijk, verschaf dan de volgende informatie aan de verantwoordelijke voor de uitvoering van de behandeling of de preventieve maatregelen:

  • objectnummer;
  • korte beschrijving;
  • materialen;
  • standplaats;
  • technische beschrijving en conditierapportage;
  • conserveringsgeschiedenis;
  • aanbevolen behandeling of conserveringsvereisten op basis van de resultaten van conditierapportages of voorgenomen gebruik van het object;
  • vereisten voor verpakking en transport;
  • reden waarom conservering noodzakelijk is;
  • persoon of organisatie die de aanvraag heeft ingediend;
  • aanvraagdatum;
  • einddatum;
  • verzekeringsvoorwaarden en vereisten voor een externe conservator-restaurator/contractant;
  • veiligheids- en gezondheidsrisico's verbonden met het object en een analyse daarvan.

Het onderzoek tijdens de behandeling kan bijkomende informatie opleveren op basis waarvan bovenvermelde documentatie kan worden verbeterd of bijgewerkt.

6

Verwijs bij verplaatsing van het object naar de procedures Standplaats en verplaatsing, Verzekering en indemniteit en Uitgaand object. Zo kan de standplaats worden bijgewerkt, is het object altijd behoorlijk verzekerd en kan het te allen tijde verantwoord worden.

top

Afspraken over conservering met de conservator-restaurator

7

Als een conservator-restaurator al eerder onderzoeken heeft verricht en behandelingsvoorstellen (op schrift) heeft gemaakt, dan kan die informatie de basis vormen voor afspraken over de vereiste werkzaamheden. Als dat niet het geval is, zal de conservator-restaurator een conditiecontrole uitvoeren en een schriftelijk behandelingsvoorstel opmaken bij ontvangst van het object.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

top

8

De conservator-restaurator moet van de rechtmatige eigenaar van het object of zijn vertegenwoordiger goedkeuring voor de voorgestelde behandeling krijgen. De overeenkomst tussen de geautoriseerde museummedewerker en de conservator-restaurator moet gebaseerd zijn op de uitvoering van het schriftelijk behandelingsvoorstel zoals aanbevolen, geëvalueerd en overeengekomen op basis van de conditiecontrole.

Bij een externe conservator-restaurator (contractueel), is de overeenkomst formeler en zal deze ook verwijzen naar kosten, veiligheid, verzekering, arbeidswettelijke reglementeringen, toegankelijkheid en andere aspecten die verband houden met de periode waarin het object aan de conservator-restaurator wordt toevertrouwd.

De volgende informatie moet worden opgetekend:

  • de evaluatie/motivatie en aanbevelingen voortvloeiend uit de conditiecontrole;
  • een gedetailleerd tijdschema en stappenplan voor de werkzaamheden volgens prioriteit en de eraan gekoppelde kostenraming indien van toepassing;
  • naam van de (contractuele) conservator-restaurator en organisatie;
  • de bevoegdheid om het werk uit te voeren en de hiervoor verantwoordelijke;
  • de formele werkafspraken, bijvoorbeeld of de volledige betaling voor of na ontvangst van de volledige conserveringsdocumentatie geschiedt;
  • afspraken inzake transport, verpakking en verzekering betreffende het overbrengen van het object, indien van toepassing;
  • afspraken inzake veiligheid, toegankelijkheid en verzekering zolang het object aan de (contractuele) conservator-restaurator is toevertrouwd.

Actieve en preventieve conservering registreren en documenteren

9

De conserveringsdocumentatie is een fundamenteel onderdeel van de geschiedenis van het object en moet ontsloten zijn via het objectrecord in het collectie-informatiesysteem. Deze documentatie moet op het moment van de oplevering van de conserveringshandelingen van het object beschikbaar zijn.
Noteer de volgende informatie:

  • naam van de (contractuele) conservator-restaurator en organisatie;
  • de museummedewerker, die de (be)handeling geautoriseerd heeft;
  • datum (begin, einde);
  • type werk (bijvoorbeeld conserveringsbehandeling, preventieve conserveringsmaatregelen, conditierapport, bruikleenconditierapport);
  • verrichte werkzaamheden (plaats, methode, werkwijze, gebruikte materialen, duur, resultaat);
  • referentienummers van rapporten, foto's, tekeningen, röntgenopnamen of andere soorten beeldmateriaal;
  • nieuwe of herziene vereisten voor hanteren, verpakken, bewaren en tentoonstellen van de betreffende objecten;
  • instructies voor verpakking en ondersteuning indien onderdeel van de opdracht;
  • aanpassing van het behouds- en onderhoudsplan, indien van toepassing;
  • datum van terugroeping of van periodieke conserveringsactiviteit, indien van toepassing;
  • nieuwe, gereconstrueerde of gereproduceerde onderdelen van een object moeten volledig worden gedocumenteerd.

10

Controleer of alle documentatie is ontvangen en zorg ervoor dat deze toegankelijk is via het collectie-informatiesysteem. Stel een procedure op voor het beheer van het object op lange termijn, bijvoorbeeld voor monitoring en controle van omgevingsfactoren, voor hanteren en verpakken, voor dagelijks onderhoud en voor controle met gespecificeerde tussenperiodes.

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

Conservatie en restauratie van moderne en actuele kunst. Een interdisciplinair gebeuren, o.l.v. Cl. VAN DAMME, Gent (CoReModAc), 1992.

COOLS, J. e.a., Als het maar gezond is… Cultureel erfgoed in depots – een kwestie van hygiëne en conditie, Antwerpen (Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2004.

DE RYNCK, P., Het transport van museale objecten: Hoe een offerte beoordelen en de service evalueren, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001. 

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

Ethiek van de conservering en restauratie, Amsterdam (Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap), 1993.

GELDERS, L., PINTELON, L., VAN NIEUWENHUYSE, B., CLAES, P. en J. VITS, Sectoronderzoek en verbetering van de service in art handling en transport. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 4, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

HOLM, S., Facts & Artefacts. How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

HUMMELEN, IJ. en D. SILLE, Modern art: who cares? An interdisciplinary research project and an international symposium on the conservation of modern and contemporary art, Amsterdam, 1999.

Kunst in de kou. ICN-informatie, nr. 15, Amsterdam (ICN), 2007.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

PENNOCK, H., De strijd tegen het verval. Het Deltaplan voor Cultuurbehoud. Themanummer 20 jaar Jong Holland, 20 jaar kunst en kunstgeschiedenis, in Jong Holland, 20, 4, 2004, p. 51-53.

RODRIGO, E., Behoud en betekenis - mobiliteit en selectie: museumcollecties in Nederland, in Jong Holland, 20, 4, 2004, p. 49-50.

SMETS, L., Materialen in gebruik in musea, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

SMETS, L., Materialen in gebruik in musea, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

STERRE, M. van der, Het hanteren en intern transporteren van museale objecten, Amsterdam (Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap), 1994.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

ZANTEN, M. van, Gids voor behoud en beheer van kerkelijk kunstbezit in Nederland, Den Haag, 1995.

Zorg voor uw collectie. Verslag CL-symposium gehouden te Maastricht op 16 maart 1994, Amsterdam, 1994.

top

Organisaties

Aproa – brk vzw
http://www.aproa-brk.be
Beroepsvereniging voor conservators-restaurateurs van kunstvoorwerpen in België

Art Restores Association (ARA)
http://www.art-restores.be

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Canadian Conservation Institute (CCI)
http://www.cci-icc.gc.ca

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Conservation Online (CoOL)
http://palimpsest.stanford.edu/

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora (CITES)
http://www.cites.org

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://icomnederland.nl

ICOM / Code of Ethics for Museums
http://icom.museum/ethics.html

ICOM / Committee for Conservation
http://www.icom-cc.icom.museum/

Institute of Conservation (ICON)
http://www.icon.org.uk

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property (ICCROM)
http://www.iccrom.org

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit
http://www.minlnv.nl

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland).

Northern States Conservation Center
http://www.collectioncare.org

Restauratoren Register
http://www.restaurator.nl

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vereniging voor Conservering en Restauratie
http://www.restauratoren.nl
Restauratoren Nederland.

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

11 - Risicobeheer

Definitie

Het beheren en documenteren van informatie betreffende de potentiële gevaren voor de collectie van een museum en voor de objecten waarvoor het museum tijdelijk verantwoordelijk is. Dit voorziet in de informatie die het mogelijk maakt preventieve maatregelen te treffen, alsmede het beschikbaar hebben van de documentatie die benodigd is voor het opstellen van calamiteitenplannen.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake risicobeheer en beschikken over een calamiteitenplan. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van informatie met betrekking tot risico's voor objecten in het museum de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Risico wordt gedefinieerd als het gevaar voor schade of verlies, dat kan voortvloeien uit handelingen of gebeurtenissen.

Risicobeheer behelst het vaststellen en inschatten van risico's, verantwoordelijken daarvoor aanwijzen, actie ondernemen om deze risico's in te perken of te voorkomen en de monitoring en beoordeling van de vorderingen. Het gaat hier speciaal over risico's met betrekking tot de collectie en die objecten waarvoor een museum tijdelijk verantwoordelijk is.

De procedure moet consistent zijn met en deel uitmaken van het algehele veiligheidsbeleid. Veel musea houden een overzicht bij van de belangrijkste risico's die het museum loopt. Uiteraard dient dit bijgewerkt te worden zodra een risico is afgewend of een nieuw risico zich voordoet. Omdat een risico dat het museum als geheel loopt, doorgaans ook van invloed is op de objecten is dit een uitstekende manier om een analyse te beginnen. Zorg dat, na risicoanalyse van de objecten, de resultaten daarvan, indien nodig, ook opgenomen worden in het algemene overzicht.

Voor informatie over hoe slagvaardig gereageerd moet worden op het ontdekken van schade aan objecten en verlies van objecten onder de hoede van het museum en hoe dit gedocumenteerd moet worden, zie de procedure met betrekking tot verlies en schade.
Zie 19 - Verlies en schade

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Uw museum moet een beleid hebben inzake risico's voor collecties zoals brand, overstroming, ongedierte, onopzettelijke beschadiging, diefstal en vandalisme vóór ze zich voordoen. Tevens moet het museum over een gedetailleerd calamiteitenplan beschikken om de schade te beperken in geval van onheil. Het calamiteitenplan moet afgestemd zijn op de specifieke behoeften van het museum en de collectie. De algemene inhoud ervan moet ter kennis van alle museummedewerkers worden gebracht via een voorafgaande bespreking en via regelmatige trainingsessies en rampoefeningen. Met de openbare hulpdiensten moet geregeld overleg worden gepleegd.

Het veiligheidsbeleid en het calamiteitenplan moeten uiteraard nuttig gebruik maken van de hier beschreven procedures en documentatie.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op het risicobeheer.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat het risicobeheer beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum;
  • wijzigingen in de bouwkundige situatie.
top

Risicoanalyse

3

Voer de Minimumstandaarden van alle procedures die van toepassing zijn voor uw museum correct uit om de risico's voor de collecties, voor de objecten in bruikleen en voor uw museum in geval van een calamiteit zo beperkt mogelijk te houden.

top

4

Risicoanalyse kent een aantal stappen ter vaststelling van:

  • inherente risico's die een object in zich draagt, met name de risico's die optreden voordat er actie is ondernomen om deze te beheersen;
  • risicoacceptatie, met name de mate waarin een museum risico's wil nemen;
  • interne controleprocedures die ingesteld worden om de risico's te beperken;
  • overgebleven risico's, met name de risico's die niet worden opgevangen door de controleprocedures.

Er bestaan veel methodes om risico's te meten, maar de meeste bestaan uit de combinatie van kans en effect, waarbij ook rekening wordt gehouden met de betekenis van de risico's in relatie tot de doelstellingen van het museum.

Stel tijdens een algemene audit of een specifieke conditiecontrole vast welke objecten wegens hun conditie of omgevingsfactoren gevaar lopen. Die risicoanalyse moet rekening houden met:

  • het potentiële gevaar voor het object wegens zijn huidige standplaats (diefstal, overstroming, brand, vandalisme, ongeschikte omgevingscondities);
  • het potentiële gevaar voor het object wegens zijn huidige conditie, waarbij ook staat en onderhoud van het gebouw wordt meegenomen;
  • het potentiële gevaar dat een object vormt voor andere objecten of mensen, bijvoorbeeld giftige pijlpunten, benzine in motoren, zilvernitraatfilm;
  • het potentiële gevaar voor het object wegens het toekomstige gebruik ervan;
  • steekproefsgewijze risicomonitoring om risico's te beperken.
top

5

Stel, indien van toepassing, naar aanleiding van de risicoanalyse vereisten op voor:

  • herstel en onderhoud van het gebouw (met bijbehorende tijdsplanning en het bijhouden van logboeken);
  • verplaatsing van het object;
  • veranderingen in de bestaande instructies voor housekeeping;
  • veranderingen in het hanteren en bewaren (bijvoorbeeld toepassing van andere materialen en uitrusting), of veranderingen ten aanzien van omgeving en veiligheid;
  • vervaardiging van een calamiteitenplan;
  • herbeoordeling van de verzekeringsovereenkomsten;
  • herziening van het collectiebeleid;
  • opstelling van een beleid voor het vastleggen van de informatie die noodzakelijk is in geval van verlies, waaronder een foto van elk object (indien wettelijk mogelijk) en nummer en standplaats van elk object;
    Zie Voor verdere informatie - Object ID
  • uitvoering van een plan voor retrospectieve documentatie;
  • herbeoordeling van het museumbeleid en de museumpraktijk voor het ontsluiten en gebruiken van collecties, bijvoorbeeld presentatie, onderzoek of inbedrijfstelling;
  • conservering van het object.

Besluit welke actie het best uit de aanbevelingen kan voortkomen:

  • acceptatie van een risico (bijvoorbeeld wanneer de kosten om het risico te beperken erg hoog zijn en het museum daarom besluit het risico te aanvaarden);
  • overdracht van een risico (bijvoorbeeld door het te verzekeren);
  • beëindiging van activiteiten (die een te hoog risico met zich meebrengen);
  • maatregelen nemen (veel risico's vallen in deze categorie en door het nemen van maatregelen kan het niveau ervan onder controle blijven);
  • benutten van mogelijkheden (de erkenning dat risicobeheer een kans biedt om niet alleen dreigingen te voorkomen maar ook om positieve ontwikkelingen in gang te zetten).
top

6

De risicoanalyse moet op gezette tijden worden herzien om de implementatie van actiepunten te waarborgen en beoordeling van nieuwe risico's mogelijk te maken.

top

Het opstellen van een calamiteitenplan

7

Zorg dat het museum een goed beheerssysteem voor gebouwenonderhoud en housekeeping heeft, zodat het risico op calamiteiten wordt beperkt en eventuele toch optredende problemen kunnen worden opgevangen. Neem in het calamiteitenplan zowel de procedures inzake risicobeheer als de te treffen maatregelen in geval van een calamiteit op (zie stappen 8 tot en met 17). Noteer steeds verwijzingen naar het calamiteitenplan en andere documenten met betrekking tot risicobeheer.

Vereiste informatiegroepen:
top

8

Maak een lijst met de namen, adressen en telefoonnummers van de volgende personen en instanties. Vermeld hier ook duidelijk bij wanneer deze gegevens gebruikt mogen worden om er zeker van te zijn dat de verstrekking ervan in overeenstemming is met de wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens:

  • gebouwbeheerders, sleutelhouders en andere betrokken museummedewerkers (of vrijwilligers);
  • nutsbedrijven, waarvan het museum klant is;
  • gecontracteerde bedrijven, bijvoorbeeld beveiligingsbedrijf;
  • lokale dienstverlenende bedrijven, bijvoorbeeld loodgietersbedrijf;
  • dienstverlenende bedrijven, die een specifieke dienst kunnen leveren bij een calamiteit, bijvoorbeeld hulpdiensten, glazenmaker, loodgieter, slotenmaker, ongediertebestrijder, vries- en droogservice, taxateur, verhuizer, autoverhuurder.
top

9

Maak een lijst van de locaties die gebruikt moeten worden in geval van evacuatie. Ook locaties buiten het museumterrein kunnen hierin opgenomen zijn. In ieder geval moet de locatie van het (tijdelijk) commandocentrum vermeld zijn. Een optie hiervoor is een wederzijdse regeling met organisaties in de directe omgeving.

top

10

Geef met een prioriteitscodering aan welke objecten in geval van een calamiteit het eerst in veiligheid moeten worden gebracht. Deze codes moeten in het plan worden opgenomen. Het verdient aanbeveling deze codes op de betreffende locaties en/of dozen aan te brengen. Stel daarnaast ook een inventaris op van objecten of collecties, geordend op reddingsprioriteit.

11

Maak plattegronden, waarin de volgende informatie is opgenomen:

  • locatieaanduidingen en -codes voor ieder gebouw en ruimte;
  • noodingangen en -uitgangen;
  • ligging van kabels en leidingen en plaatsen waar spanningloos geschakeld kan worden;
  • plaats van de nooduitrusting, bijvoorbeeld bedieningspanelen van veiligheidssystemen, brandblusapparaten, EHBO-voorzieningen, reddingsmiddelen;
  • gevaarlijke plaatsen;
  • plaats van de collecties en hun reddingsprioriteit bij calamiteiten.

Deze plannen moeten vertrouwelijk en up-to-date zijn; een kopie ervan moet aan de nooddiensten worden overhandigd bij hun aankomst. Om van nut te zijn in een noodsituatie moeten ze helder en eenvoudig zijn. Denk er ook aan dat medewerkers van hulpdiensten waarschijnlijk niet bekend zijn met museumjargon.

Kopieën moeten ook op een andere, goed bekende locatie worden bewaard, waar ook een actuele inventaris aanwezig is.

top

12

Als de collectie verzekerd is, noteer dan ook de namen en adressen van de contactpersonen van de relevante organisaties.

top

13

Omschrijf goede praktijken inzake collectiezorg en housekeeping, zoals schoonmaak- en bewaarvoorschriften (bijvoorbeeld het tenminste 15 cm boven de grond bewaren van collecties).

top

14

Maak een lijst van de nooduitrusting (gebaseerd op de risicoanalyse van de meest waarschijnlijk geachte calamiteiten). Noteer de plaats van de noodvoorraad. (Zie ook bij 8 hierboven.)

top

15

Omschrijf de maatregelen die bij een noodgeval onmiddellijk moeten worden getroffen om te zorgen voor objecten, bijvoorbeeld alarm slaan, de hulpdiensten oproepen, collecties evacueren enzovoorts. Hiertoe behoren ook maatregelen om collecties te beschermen die zich nog binnen beschadigde gebouwen bevinden.

top

16

Omschrijf de maatregelen voor eerste hulp aan beschadigde collecties. Breng deze per materiaaltype in kaart, op basis van het advies van conservatoren/restauratoren. Zorg dat de benodigde materialen en uitrusting beschikbaar zijn.

top

17

Omschrijf de locatie van de kopie van de inventaris zodat u onmiddellijk na de calamiteit voor alle objecten verantwoording kunt afleggen. Hiervoor is dus de opstelling en handhaving van een procedure voor het maken van back-ups van de collectie-informatie nodig.

top

18

Ontwikkel, indien gewenst, een beleid voor het maken van registratiefoto's of andersoortige reproducties (indien wettelijk mogelijk), die van belang zijn bij verlies van objecten.

top

19

Stel een plan op om nieuwe en reeds aanwezige museummedewerkers en vrijwilligers op te leiden zodat men er zeker van is dat calamiteitenplannen goed uitgevoerd kunnen worden. Ook het actueel houden van kennis en vaardigheden moet onderdeel zijn van dit opleidingsplan. Veranderingen met betrekking tot gebouwen, beleid, plannen, politiebescherming, risico's en soorten risico's moeten onmiddellijk worden opgenomen in de trainingen. Leg ook de frequentie van trainingen vast. Het plan moet regelmatig herzien worden (minstens eenmaal per jaar) en onmiddellijk worden bijgesteld in geval er veranderingen optreden in personeel, procedures en locaties.

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ANTOMARCHI, C., BROKERHOF, A., MICHALSKI, S., VERGER, I. en R. WALLER, Teaching risk management of collections internationally, in Collections, a journal for museum and archives professionals, 2, 2, 2005, p. 117-140.

ASHBY, H., McKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

Calamiteitenwijzer, Amsterdam (Instituut Collectie Nederland), 2002.

CLAES, P. en H. MEERMAN, Risk management. Inleiding tot het risicobeheerproces, Houten, 1994.

DOE, E. van de (red.), Schadeatlas archieven: Hulpmiddel bij het uitvoeren van een schade-inventarisatie, Den Haag, 2007.

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

GELDERS, L., PINTELON, L., VAN NIEUWENHUYSE, B., CLAES, P. en J. VITS, Sectoronderzoek en verbetering van de service in art handling en transport. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 4, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

Handboek veiligheidszorg musea, Museum Standaard Audit Veiligheidszorg, Amsterdam, 1997 (MUSAVE).

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Het tentoonstellen van topstukken en het beperken van schade. Verslag themadag Risk assessment en preventieve conservering, Amsterdam (Instituut Collectie Nederland), 2005.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven. Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI), Arnhem, 2002.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Museum security and protection. A handbook for cultural heritage institutions, Londen (ICOM) – New York (Routledge), 1993.

PEEK, M., en T. CREMERS, Handleiding voor het maken van een calamiteitenplan voor collectiebeherende instellingen, Amsterdam (Instituut Collectie Nederland), 2003.

PENNOCK, H., Het risicobeheer in twintig verzelfstandigde rijksmusea. Een inventarisatie, Den Haag (Inspectie Cultuurbezit), 2000.

PENNOCK, H., Calamiteiten en preventie. Het risicobeheer in de musea. Themanummer 20 jaar Jong Holland, 20 jaar kunst en kunstgeschiedenis, in Jong Holland, 20, 4, 2004, p. 54-56.

Risk assessment for object conservation, Oxford, 1999.

ROELOFS, W., Museale calamiteiten en calamiteitenplanning. Verslag themadag nr. 20, Amsterdam (Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap),1992.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus bedrijfsvoering in musea, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2001.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Verslag Congres archiefcalamiteiten. Wijk bij Duurstede: Streekarchief Kromme-Rijngebied – Utrechtse Heuvelrug. Verslag naar aanleiding van het congres op 17 en 18 maart in Wijk bij Duurstede, z.p., 2006.

Voor het kalf verdronken is. Handleiding voor het maken van een museaal calamiteitenplan, Amsterdam (Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap), 1992.

WILDER, S. (red.), Het suppoostenboek. Over de kunst van waken en werken in het museum, Antwerpen, 1999.

top

Organisaties

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Collectiewijzer
http://collectiewijzer.org/

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Database Incidentenregistratie Cultureel Erfgoed (DICE)
http://www.erfgoedincidenten.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Handboek beveiliging musea, bibliotheken en archieven, 2008
http://www.handboekveiligheidszorgmusea.nl/

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://www.icomnederland.nl

ICOM / Code of Ethics for Museums
http://icom.museum/ethics.html

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

Kenniscentrum veiligheid cultureel erfgoed
http://www.erfgoedbescherming.nl

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
http://www.minocw.nl/musea
Dossier musea.

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland), Veiligheidszorg en Facility management

Museum beveiliging
http://www.museumbeveiliging.com
http://www.handboekveiligheidszorgmusea.nl

Museum Security Network
http://www.museum-security.org

Object ID
http://www.object-id.com

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl
Netwerkaanpak Veiligheidszorg / preventieprojecten

The International Committee for Museum Documentation
http://www.cidoc.mediahost.org

The International Conference of Computer Safety, Reliability and Security
http://www.safecomp.org

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

12 - Verzekering en indemniteit

Definitie

Het beheren en documenteren van de verzekeringsbehoeften en -regelingen van het museum ten aanzien van objecten uit de vaste collectie en van objecten waarvoor het museum tijdelijk verantwoordelijk is.

top

Minimumstandaard

Het museum moet een beleid hebben inzake de verzekering en indemniteit van objecten. Dit beleid moet ook rekening houden met indemniteitsregelingen voor bruiklenen, indien van toepassing. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van verzekering en indemniteit de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Objecten kunnen verzekerd worden tegen diefstal, verlies of beschadiging. Een verzekering tegen beschadiging kan nodig zijn om de kosten voor herstel te dekken. De bepaling van de verzekeringsbehoeften hangt af van de beoordeling van alle mogelijke risico's voor de collectie en de vaststelling van specifieke risico's die bij voorkeur via een verzekering worden gedekt (zie 11 - Risicobeheer). Het is daarom noodzakelijk met een verzekeringsagent te overleggen om er zeker van te zijn dat de procedure aan de minimumstandaard voldoet.

In België bestaat tot op vandaag geen overheidsregeling voor indemniteit van bruiklenen in museaal verband. Op niveau van de Vlaamse Gemeenschap is de eventuele invoering van een indemniteitsregeling voor Vlaamse musea momenteel in onderzoek. In afwachting daarvan zijn Vlaamse musea aangewezen op de commerciële verzekering, of op onderlinge afspraken ter bevordering van de collectiemobiliteit (zie bijvoorbeeld het initiatief van de Vlaamse Kunst Collectie). Zie Voor verdere informatie.

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Het beleid van uw museum inzake de verzekering van alle objecten in het beheer van het museum (dus ook de tijdelijk in bewaring gegeven objecten) moet de volgende punten omvatten:

  • Voor welke objecten een verzekering verplicht is.
  • Voor welke objecten een verzekering wenselijk is.
  • In welke gevallen objecten al dan niet verzekerd moeten worden.
  • Wie verantwoordelijk is (bijvoorbeeld de bruikleennemer) voor het regelen en desgewenst verlengen van de verzekering.
top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op verzekering en indemniteit.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat verzekering en indemniteit beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Vaststelling verzekeringsbehoefte

3

Stel vast:

  • voor welke objecten een verzekering verplicht is. Dit omvat die gevallen waarvoor er een wettelijke of statutaire verplichting is, of die waarbij er een verplichting is die voortkomt uit een contract of testamentaire bepaling;
  • voor welke objecten een verzekering wenselijk is.

De aard van het museum, de bestuurssituatie of de financiële middelen kunnen medebepalend zijn voor de verzekeringsregelingen. Neem als uitgangspunt voor verzekering altijd de objecten die doorlopend verzekerd moeten zijn, en vervolgens de objecten die aanvullende of kortlopende verzekeringen vereisen.

Vaste collectie

Verzekeringsovereenkomsten voor objecten in de vaste collectie van uw museum zullen waarschijnlijk doorlopend zijn zolang die objecten binnen het museum blijven, dus zolang het risico ongewijzigd blijft. De overeenkomsten worden meestal alleen aangepast wanneer de waardebepaling van het object verandert, of wanneer besloten wordt de dekking uit te breiden of te beperken. Voor inkomende en uitgaande bruiklenen kan het echter nodig zijn een aanvullende verzekering voor een vaste periode af te sluiten. Wanneer een verzekering voor conserveringsdoeleinden wordt aangegaan, houd dan rekening met ontwikkelingen in conserveringstechnieken en daaruit voortvloeiende wijziging van kosten.

top

De categorieën objecten die normaal gezien verzekerd moeten worden, zijn:

  • objecten in bruikleen gegeven aan uw museum. In bruikleenovereenkomsten is normaal gesproken ook de eis tot verzekeren vastgelegd;
  • objecten in bruikleen gegeven aan een andere organisatie. Doorgaans is het de verantwoordelijkheid van de lenende organisatie om de objecten die ze in bruikleen krijgt te verzekeren. In gevallen waar dit niet zo is, moet een specifieke overeenkomst met de bruikleennemer worden afgesloten;
  • geëxposeerde werkende objecten. Er is een speciale aansprakelijkheidsverzekering nodig voor objecten als vliegtuigen, auto's, schepen, locomotieven, stoomvoertuigen, mechanische objecten en mijnuitrusting.

Bepaal welke objecten bij voorkeur doorlopend verzekerd worden. Dat kunnen zijn:

  • objecten met een onmiddellijk vaststelbare hoge vervangingswaarde, bijvoorbeeld beeldende kunst, edelmetalen, collecties edelstenen en munten, klokken, horloges en sommige soorten biologisch materiaal, zoals ivoor en hoorn. (In dat laatste geval geldt een wettelijk verbod op verkoop en kan een verzekering uitsluitend voor conserveringsdoeleinden worden afgesloten);
  • objecten die geen onmiddellijk vaststelbare hoge vervangingswaarde hebben maar die heel waardevol voor het museum zijn. Tot die categorie behoren objecten die een centrale plaats innemen in de presentatie, objecten die een hoge vervangingswaarde hebben (bijvoorbeeld een replica van een machine), objecten die van groot belang zijn voor een opgraving of voor de lokale geschiedenis van de streek (bijvoorbeeld een belangrijke grafgroep);
  • objecten in doorvoer of in bruikleen gegeven aan een andere organisatie voor conservering of tentoonstelling, waarvoor een extra risico bestaat. In dergelijke gevallen kan de verantwoordelijkheid voor de verzekering volgens de overeenkomst op de andere partij worden overgedragen.

Wanneer u de verwerving of bewaring van objecten op afstand regelt, bepaal dan voor welke objecten een verzekering voor onderweg moet worden afgesloten, wie verantwoordelijk is voor het afsluiten van de verzekering en tot op welk niveau. Het kan nodig zijn om de wijze van transport af te stemmen met de verzekeraar.

Bij objecten die uit veldwerk afkomstig zijn, is het doorgaans de verantwoordelijke voor het veldwerk die de verzekering regelt tijdens de overbrenging naar het museum. Wees alert op de aanwezigheid van een transportverzekering bij het ophalen en afleveren van kostbare (bodem)vondsten en aankopen van veilinghuizen of antiquairs.

Beoordeel nieuwe aanwinsten op basis van bovenstaande criteria en pas indien nodig de dekking van de verzekering aan.

Voor objecten die uw museum in bruikleen geeft, moet in de bruikleenovereenkomst zijn opgenomen dat het object moet worden verzekerd voor de vastgestelde waarde voor alle risico's, met inbegrip van verzekering tijdens het transport ('van spijker tot spijker'-dekking).

Waardebepaling van objecten

4

Verschaf aan de verzekeraar up-to-date waardebepalingen voor alle te verzekeren objecten. Waardebepalingen van objecten die niet in eigendom van het museum zijn, moeten schriftelijk door de eigenaars worden goedgekeurd.
Zie 13 - Waardebepaling - Procedure

De financiële waarde van sommige (bijvoorbeeld archeologische of natuurhistorische) objecten en bulkcollecties kan moeilijk worden bepaald. Bepaal als museum daarom zelf of dergelijke collecties verzekerd moeten worden.
Zie 13 - Waardebepaling - Procedure

top

Verzekering van objecten

5

Een verzekeraar die rechtstreeks met musea werkt, zal informatie vragen over het museum en over de manier waarop het de beveiliging en de bewaking aanpakt. Voor de verzekering van vaste collecties zal de verzekeraar een inventarislijst van de collectie met waardebepalingen vragen. Indien het om aanzienlijke bedragen gaat, kan de verzekeraar het museum vragen een gespecificeerde lijst van objecten en hun waarde te verschaffen. Voor de verzekering van bruiklenen moet het museum waardebepalingen kunnen overleggen die door de bruikleengever én de bruikleennemer goedgekeurd zijn. Voor de verzekering van rondreizende tentoonstellingen moeten de verantwoordelijkheden per locatie duidelijk worden omschreven, vooral wat betreft het transport van de geëxposeerde objecten.

Wanneer een verzekeringsovereenkomst wordt gesloten, moeten de volgende zaken worden vastgesteld en gedocumenteerd:

  • het nummer van het object dat verzekerd wordt (bijvoorbeeld objectnummer, volgnummer);
  • een korte omschrijving van de objecten die verzekerd worden;
  • de wijze van verzekeren (bijvoorbeeld commerciële verzekering, indemniteitsregeling);
  • wie de verzekering levert (naam, adres);
  • het bedrag waarvoor verzekerd wordt (en de valuta);
  • de begin- en einddatum van de verzekeringsdekking;
  • wie deze verzekeringsovereenkomst autoriseert;
  • speciale voorwaarden die bij deze overeenkomst van kracht zijn.

6

Bewaar schriftelijke bewijzen van de verzekering. In de objectrecords in het collectie-informatiesysteem moet een verwijzing naar het desbetreffende verzekeringsdossier zijn opgenomen. Verzekeringsbewijzen moeten goed worden nagekeken om er zeker van te zijn dat daarin de vereiste tijdsduur, waardebepalingen en voorwaarden zijn opgenomen.

top

7

Zorg dat verzekeringspapieren veilig bewaard worden en slechts voor daartoe bevoegden toegankelijk zijn.

top

8

Controleer de verzekeringsdekking regelmatig en stel deze, indien nodig, bij.

top

Aanspraak maken op de verzekering

9

Verschaf, in geval van een claim wegens verlies of schade, aan de verzekeraar een volledige beschrijving van het object. Die beschrijving moet de volgende informatie bevatten:

  • fysieke beschrijving (met inbegrip van het meest recente conditierapport en eventuele andere observaties van de conservator-restaurator);
  • inscripties (met inbegrip van het objectnummer dat aangebracht is op het object, stempels en andere merktekens);
  • materialen;
  • vervaardiger;
  • afmetingen;
  • foto of andere afbeelding (bij voorkeur in kleur);
  • omstandigheden waarin verlies of schade zijn opgetreden;
  • waardebepaling.

Zorg bij grote groepen objecten, specimina of vondsten, voor zoveel mogelijk informatie op groepsniveau en voor een beschrijving van algemene of typerende kenmerken. Verwijs naar de procedure 19 - Verlies en schade voor de volledige documentatie van verdwenen, gestolen of beschadigde objecten.

Voor verdere informatie

Publicaties

Algemene uitgangspunten voor de behandeling van bruiklenen en uitwisselingen tussen instellingen. Vertaling van General principles on the administration of loans and exchange of works of art between institutions, Antwerpen (Vlaamse Museumvereniging), 1997.

ARENDS, J. D., De juridische aspecten van het intermuseale bruikleenverkeer, Amsterdam (Nyenrode Law School), 2006.

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

Beknopt overzicht van de sociale zekerheid in België, Brussel (Ministerie van Sociale Zekerheid), 1993.

BERNAUW, K., Transportverzekering, Antwerpen, 1997.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

Calamiteitenwijzer, Amsterdam (Instituut Collectie Nederland), 2002.

CLAES, P. en H. MEERMAN, Risk management. Inleiding tot het risicobeheerproces, Houten, 1994.

DE LEEUW, R. e.a., Lending to Europe. Recommendations on collection mobility for European Museums. A report produced by an independent group of experts, set up by Council resolution, z.p., 2005.

DE RYNCK, P., Het transport van museale objecten: Hoe een offerte beoordelen en de service evalueren, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001. 

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

GELDERS, L., PINTELON, L., VAN NIEUWENHUYSE, B., CLAES, P. en J. VITS, Sectoronderzoek en verbetering van de service in art handling en transport. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 4, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Het tentoonstellen van topstukken en het beperken van schade. Verslag themadag Risk assessment en preventieve conservering, Amsterdam (Instituut Collectie Nederland), 2005.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Risicoverdeling bij museale bruiklenen uit de rijkscollectie: Meer uitlenen, minder kopzorgen. Brochure Ministerie van OCW, 2007.

Setting up an indemnity scheme. Seminar Department of Culture, Media and Sport, Londen, 2006.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Subsidieregeling indemniteit bruiklenen 2005. Ministerie van OCW, Amsterdam (ICN), 2005.

Syllabus bij de basiscursus bedrijfsvoering in musea, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2001.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

top

Organisaties

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Department for Culture, Media and Sport
http://www.culture.gov.uk/mobility/
Mobility of Collections

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

Europese Commissie / Cultuur
http://ec.europa.eu/culture/eac/sources_info/studies/garanti_en.html
Indemniteitsregelingen in de verschillende Europese landen

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://icomnederland.nl

ICOM / Code of Ethics for Museums
http://icom.museum/ethics.html

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl
Onderzoek en advies over indemniteit

Kenniscentrum Veiligheid Cultureel Erfgoed
http://www.erfgoedbescherming.nl

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museum Collections on the Move
http://www.museumcollectionsonthemove.org

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland), Veiligheidszorg en Facility Management

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl
Netwerkaanpak Veiligheidszorg / preventieprojecten

The International Committee for Museum Documentation
http://www.icom.org/cidoccidoc.mediahost.org

Vlaamse kunstcollectie
http://www.vlaamsekunstcollectie.be

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

13 - Waardebepaling

Definitie

Het beheren van informatie met betrekking tot waardebepalingen van individuele objecten of objectgroepen, in hoofdzaak voor verzekerings- of indemniteitsdoeleinden.

top

Minimumstandaard

Het museum moet een beleid hebben inzake de waardebepaling van objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van waardebepalingen de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Een waardebepaling kan om diverse redenen worden verricht, zoals beschreven in de volgende procedures:

  • Inkomende bruikleen
  • Verwerving
  • Inventaris
  • Registratie en documentatie
  • Actieve en preventieve conservering
  • Risicobeheer
  • Verzekering en indemniteit
  • Audit
  • Gebruik collecties
  • Uitgaande bruikleen
  • Retrospectieve documentatie

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Het beleid van uw museum inzake waardebepaling moet de volgende punten vastleggen:

  • Het voorschrift dat het museum om ethische redenen en uit aansprakelijkheidsoverwegingen geen waardebepalingen uitvoert voor commerciële organisaties of voor particulieren.
  • Een specifiek autorisatiebeleid inzake waardebepalingen.
  • Een lijst met namen van personen die toegang hebben tot informatie betreffende de waardebepalingen en de personen die bevoegd zijn waardebepalingen uit te voeren.
  • Maatregelen ter beveiliging van informatie over waardebepalingen.
  • De methode en frequentie van de actualisering van waardebepalingen.

Het behoort tot de basisprincipes van het museum dat objecten in de collectie geen activa zijn die door verkoop kunnen worden gerealiseerd. Waardebepalingen van objecten houden daarom doorgaans nauw verband met huidige of toekomstige verzekeringsbehoeften.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op de waardebepaling van objecten.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat de waardebepaling van een object beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Het (laten) doen van taxaties

3

Raadpleeg de betreffende procedures en het beleid van uw museum om te bepalen welke objecten een waardebepaling vereisen.

De meeste musea zullen slechts een selectie van gespecificeerde objecten verzekeren op basis van indemniteit of een overeengekomen bedrag. De meeste collecties zullen, als ze al verzekerd zijn, op een niet-gespecificeerde basis gedekt zijn tot een maximumbedrag voor elk object. In een aantal gevallen – maar niet altijd – kan het maximumbedrag per object jaarlijks eenvoudigweg op basis van de inflatie worden geïndexeerd.

Soms kan de huidige marktwaarde voor bepaalde types van objecten onmogelijk worden bepaald. Leg daarom een aantal principes vast voor de waardebepaling van verschillende objecttypen, zoals:

  • de huidige financiële waarde;
  • de originele waardebepaling of de aankoopprijs, geïndexeerd op basis van de inflatie;
  • de vervangingswaarde;
  • de kosten van conservering;
  • de transportkosten;
  • de kosten voor het verwerven van een vergelijkbaar object.

Waardebepalingen voor conservering kunnen problemen opleveren en wijken misschien af van de marktwaarde (een ceremoniële stoel met een beperkte intrinsieke waarde kan onvervangbaar zijn wegens zijn lokale associaties: als hij schade oploopt, kan de conservering verscheidene keren de waarde van de stoel bedragen).

Soms staat de aankoopprijs niet rechtstreeks in verhouding tot een waardebepaling (zo kan een verkoper een object bewust aan een museum verkopen tegen een prijs die lager is dan de marktwaarde).

top

4

Volg het autorisatiebeleid van uw museum voor het verrichten van waardebepalingen. Bronnen voor waardebepaling (kunnen) zijn: curatoren, conservatoren, beëdigde taxateurs en bruikleengevers. Als het object geen bezit van uw museum is, kom dan de waardebepaling schriftelijk met de eigenaar overeen.

top

5

Leg de volgende informatie over de waardebepaling vast:

  • nummer van het object (bijvoorbeeld objectnummer, volgnummer of bruikleennummer);
  • korte omschrijving;
  • waardebepaling;
  • de valuta van de waardebepaling;
  • naam van de taxateur;
  • datum van de waardebepaling;
  • autorisatie van de waardebepaling;
  • reden van de waardebepaling.

6

Voer het beleid van uw museum met betrekking tot de controle op de toegang en de veiligheid van de informatie over de waardebepaling uit.

top

7

Bewaar alle originele documenten (bijvoorbeeld de documenten ondertekend door de taxateur) en zorg ervoor dat een verwijzing naar hun standplaats of nummer in het objectrecord in het collectie-informatiesysteem wordt opgenomen.

Vereiste informatiegroepen:
top

8

Controleer de waardebepalingen regelmatig en stel deze, indien nodig voor de uitvoering van een bepaalde procedure, bij. Zo kan bijvoorbeeld de waardebepaling van een object veranderen terwijl het in bruikleen is. Zorg ervoor dat de verzekering of indemniteitsregeling overeenstemt met de nieuwe waardebepaling.

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

top

Organisaties

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

Europese Commissie / Cultuur
http://ec.europa.eu/culture/eac/sources_info/studies/garanti_en.html
Indemniteitsregelingen in de verschillende Europese landen.

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://icomnederland.nl

ICOM / Code of Ethics for Museums
http://icom.museum/ethics.html

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

Kenniscentrum veiligheid cultureel erfgoed
http://www.erfgoedbescherming.nl

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museum Collections on the Move
http://www.museumcollectionsonthemove.org

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland).

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl
Netwerkaanpak Veiligheidszorg / preventieprojecten

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

14 - Audit

Definitie

Het beheren en documenteren van de inspectie van objecten of informatie over objecten. Dit om de juistheid van de standplaatsregistratie, de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de objectinformatie en de onderlinge verwijzingen te controleren.

top

Minimumstandaard

Het museum moet een beleid hebben voor de audit van haar collecties en de bijbehorende informatie. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van audits de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Het museum moet besluiten hoe vaak audits plaatsvinden. Daarbij kan het museum bepaalde activiteiten aanmerken als reden om een audit uit te voeren (bijvoorbeeld herinrichting van presentatieruimten of depots). Ook kan het wenselijk zijn bepaalde types objecten eerder door te lichten dan andere. Overweeg bij de besluitvorming met betrekking tot het auditbeleid de volgende zaken:

  • De bewaarplaats van het object;
  • De tijd die is verstreken sinds de laatste audit;
  • Het historisch belang van het object;
  • Het wetenschappelijk belang van het object;
  • De financiële waarde van het object;
  • De juridische status (is het object in eigendom, in bruikleen of in bewaring gegeven);
  • De veiligheid van de bewaarplaats- of tentoonstellingsvoorzieningen;
  • Het type objectinformatie;
  • Het vermoeden van diefstal, fraude of een ander misdrijf;
  • Niet opgeloste kwesties uit een vorige audit;
  • Wie de audit zal uitvoeren (bijvoorbeeld eigen medewerkers of een externe organisatie);
  • Met welke diepgang de controle plaatsvindt, dat wil zeggen op verpakkings- of groepsniveau (bijvoorbeeld per doos, zak of herkomst bij grote hoeveelheden vondstmateriaal), of op het niveau van individuele objecten (bijvoorbeeld bij kleine vondsten, objecten die afgebeeld en gepubliceerd zijn, type specimina, objecten van grote financiële waarde of met een hoog veiligheidsrisico).

Zorg dat de personen die bij de audit betrokken zijn de afspraken met betrekking tot uitvoering en verwerking van de audit onderschrijven en deze ook vastleggen.

Wanneer in het kader van een informatie-audit gegevens worden bijgewerkt, doe dit dan altijd in overeenstemming met het registratie- en documentatiebeleid van uw museum. Zo kan het museum een specifiek beleid hebben ten aanzien van bijvoorbeeld historische, culturele, natuurwetenschappelijke en etnografische informatie. In dit beleid is vastgelegd van welk type deze informatie moet zijn en dat ze moet beantwoorden aan de laatste wetenschappelijke inzichten.

Leg ten slotte in het beleid vast welke stappen dienen te worden genomen bij de ontdekking van ontbrekende of foutieve objectnummers.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op audit van collecties.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat de audit van collecties beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Vaststellen van de auditvereisten

3

Bepaal welke delen van de collectie doorgelicht worden, waar de betreffende objecten zich bevinden en de frequentie waarmee ze doorgelicht moeten worden. Leg bij elke auditcyclus deze zaken goed vast, zodat zeker is dat alle objecten in gelijke mate aan bod komen. Factoren die een rol spelen bij de beslissing om een deel van de collectie te controleren, zijn:

  • standplaats;
  • toestand;
  • risico;
  • waarde;
  • historisch of wetenschappelijk belang.

Vaak kan een audit uitgevoerd worden op basis van een steekproef. Daarbij moet de keuze van objecten representatief zijn, bijvoorbeeld op basis van willekeurige objectnummers. In sommige gevallen zal het nodig zijn een hele collectie binnen een bepaald tijdsbestek door te lichten, of ervoor te zorgen dat alle informatie met betrekking tot een specifiek onderwerp correct en up-to-date is.

top

Uitvoeren van de audit

4

Beslis welke groep objecten doorgelicht wordt, bijvoorbeeld afzonderlijke objecten (afhankelijk van vastgestelde prioriteiten), een willekeurige of representatieve steekproef, of de complete inhoud van een depotstandplaats (bijvoorbeeld een lade). De eerste twee categorieën ('objectaudits') starten vanuit de inventaris. De laatste ('depotaudit') probeert de inhoud van een depotstandplaats te matchen met de inventarisgegevens voor die standplaats.

Gebruik de inventaris- en standplaatsinformatie om een lijst van door te lichten objecten op te stellen.
Zie 5 - Inventaris - Procedure
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

top

5

Controleer op basis van de inventaris- en standplaatsgegevens:

  • de aanwezigheid van het object op de standplaats;
  • de juistheid van het nummer dat op het object is aangebracht;
  • de juistheid van de objectbeschrijving in de inventaris en in andere documentatie;
  • de juistheid van de standplaatsinformatie.
top

6

Een audit kan tevens een gelegenheid zijn om:

  • de vereisten ten aanzien van omgeving, bewaaromstandigheden en veiligheid van objecten te heroverwegen;
  • de nummering van objecten bij te werken;
  • een conditiecontrole van het object uit te voeren;
  • de (juridische) status te herzien van objecten die tijdelijk in bewaring gegeven zijn of deel uitmaken van de collecties die nog niet in het aanwinstenregister zijn opgenomen;
  • de trefwoorden toegekend aan objecten te herzien;
  • informatie te verzamelen ter verbetering van het beheer van collecties, ook wat betreft afstoting en selectieoverdracht;
  • foto's te maken als deze nog niet bestaan (indien wettelijk mogelijk) of de juistheid van bestaande foto's te controleren.
top

Documenteren van de audit

7

Leg de volgende gegevens vast:

  • de datum waarop een object op een bepaalde standplaats is aangetroffen;
  • de datum waarop is gebleken dat een object zich niet op een bepaalde standplaats bevindt;
  • de datum waarop de objectinformatie is gecontroleerd;
  • de naam van de persoon die het object en de bijbehorende informatie heeft gecontroleerd;
  • iedere gesignaleerde tegenstrijdigheid, waaronder vergissingen in objectnummer en beschrijving.

8

Bewerk of wijzig deze informatie indien nodig.

Vermeld in de inventaris elke discrepantie in de objectbeschrijving of standplaats.
Zie 5 - Inventaris - Procedure

Controleer elke discrepantie in objectnummer of standplaats in het aanwinstenregister en in de standplaatsgegevens (wanneer die in een aparte lijst worden bijgehouden – in geval van een handmatig systeem), alvorens de inventarisgegevens aan te passen.
Zie 4 - Verwerving - Procedure
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

Start de procedure Verwerving wanneer een object niet voorkomt in de collectie-inventaris, maar duidelijk wel het eigendom is van het museum.
Zie 4 - Verwerving - Procedure

Wanneer het objectnummer op het object niet overeenstemt met het nummer in het aanwinstenregister maar de beschrijving van het object klopt, controleer dan alle relevante documentatie grondig. Breng in het aanwinstenregister een verwijzing aan naar het nummer op het object. Wees zeer terughoudend in het veranderen van het nummer op het object. Doe dit alleen als duidelijk is dat het een vergissing betreft, of wanneer het noodzakelijk is om verwarring tussen objecten (met identieke nummers) te voorkomen. Noteer, wanneer u het nummer veranderd heeft, het vervangen foutieve nummer als 'ander nummer' om de verenigbaarheid met oudere, onveranderde of niet te veranderen gegevens en publicaties te waarborgen.

Als het nummer op het object overeenstemt met dat in het aanwinstenregister, maar duidelijk is dat een ander object beschreven wordt, onderzoek dan de mogelijke identiteit van het object door alle relevante verwervings- en objectgegevens door te nemen. Bovendien kan het nodig zijn ook archiefonderzoek te doen. Maak in het aanwinstenregister melding van de geconstateerde tegenstrijdigheid en de ondernomen acties. Zorg er echter voor dat de oorspronkelijke beschrijving bewaard blijft. Zo voorziet u in een controlespoor, dat van belang is bij nieuwe tegenstrijdigheden of bij de ontdekking van informatie, die bij eerder onderzoek over het hoofd was gezien.

Maak een overzicht van de objecten waarvan geen gegevens zijn getraceerd en volg de procedure Inventaris. Leg de volgende informatie vast:

  • de datum waarop een object is aangetroffen;
  • (stand)plaats waar het gevonden is;
  • de naam van de persoon die het object heeft aangetroffen;
  • elk nummer op het object dat tot identificatie zou kunnen dienen;
  • een korte beschrijving van het object;
  • het objectnummer dat aan het object gegeven is.

Voor de oplossing van sommige van deze problemen kan een gehele of gedeeltelijke inventarisatie van collecties of informatie noodzakelijk zijn.
Zie 5 - Inventaris - Procedure

Uitvoeren van een audit met betrekking tot objectinformatie

9

Een doorlichting van de objectinformatie kan nodig zijn om:

  • te controleren of waardebepalingen zijn vastgelegd en of deze up-to-date zijn;
  • te controleren of objectnummers aanwezig zijn en niet dubbel zijn toegekend;
  • te controleren of andere essentiële informatie gemakkelijk beschikbaar is;
  • te controleren of de andere informatie die het object beschrijft of ermee geassocieerd is, correct en up-to-date is;
  • te controleren of geen waardevolle informatie over het hoofd is gezien bij het registreren van het object, bijvoorbeeld de sociaalhistorische betekenis van natuurhistorische objecten of kunstvoorwerpen. Dit kan met name het geval zijn bij een registratie die reeds vele jaren geleden werd opgesteld, toen missie en doel van het museum anders waren en het bewaren van de objecten belangrijker werd gevonden dan het vastleggen van betekenissen, bijvoorbeeld omdat die toen nog algemeen gekend waren;
  • te controleren of andere primaire informatiebronnen (bijvoorbeeld registers, logboeken, historische documentatie en overdrachtsbewijzen) beschikbaar, toegankelijk en goed en veilig opgeborgen zijn;
  • er zeker van te zijn dat gegevens over objecten alleen door de daartoe bevoegde medewerkers zijn bewerkt (zie ook Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?);
  • er zeker van te zijn dat verwervingen in de collectie teruggevonden kunnen worden.
top

10

Actualiseer alle records die gegevens bevatten (of verwijzen naar gegevens) die in de audit zijn meegenomen.

top

11

Bij een geautomatiseerd collectie-informatiesysteem kan het noodzakelijk zijn alle records die meegenomen worden in de audit tijdelijk op slot te zetten, zodat ze gedurende de audit niet gewijzigd kunnen worden.

top

Acties na de audit

12

De resultaten van een object- of informatie-audit kunnen de volgende acties vereisen:

  • het meedelen van de resultaten aan de directie van het museum;
  • de opsporing van vermiste objecten;
    Zie 19 - Verlies en schade - Procedure
  • de start van een volledige retrospectieve inventarisatie;
    Zie 5 - Inventaris - Procedure
  • het melden van objecten die conservering behoeven;
    Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure
  • het doen van onderzoek naar ongenummerde en niet of onvolledig geregistreerde objecten;
    Zie 4 - Verwerving - Procedure
  • de registratie van nieuw ontdekte objecten;
    Zie 4 - Verwerving - Procedure
  • het creëren van een lijst van vermiste objecten waarop alle zaken staan die tijdens de audit niet gevonden zijn, of ze nu daadwerkelijk of alleen in naam deel uitmaken van de collectie. Van sommige van deze objecten zal bekend zijn dat ze vermist zijn, andere zullen objecten zijn die wel in het aanwinstenregister vermeld zijn maar niet in de registratie of inventaris;
    Zie 5 - Inventaris - Procedure
  • het aanvullen of wijzigen van objectrecords op basis van nieuw ontdekte informatiebronnen;
    Zie 8 - Registratie en documentatie - Procedure
  • het verwerven of aanleggen van vervangende documentatie uit back-ups of andere bronnen (bijvoorbeeld overheidsarchieven);
  • het wijzigen van het presentatie- of conserveringsbeleid om er zeker van te zijn dat bijvoorbeeld objectnummers duidelijk op tentoonstellingslabels staan als dat mogelijk is, of dat labels niet van objecten worden verwijderd zonder dat degenen die daarvoor verantwoordelijk zijn (bijvoorbeeld conservatoren of collectiebeheerders) daarvan op de hoogte zijn.
top

13

Als de controle een tekortkoming in een procedure aan het licht brengt (bijvoorbeeld onzorgvuldige vastlegging van verplaatsingen waardoor objecten onvindbaar zijn), evalueer, herzie en scherp dan de betreffende procedure aan. Het is aan te raden om na deze aanscherping opnieuw een audit uit te voeren, zodat kan worden vastgesteld of de procedure nu adequaat werkt.

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., McKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

BOLHUIS, J. van en L. KUIJVENHOVEN, De wet van de grote en de wet van de kleine aantallen, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 94-97.

Handboek veiligheidszorg musea, Museum Standaard Audit Veiligheidszorg, Amsterdam, 1997 (MUSAVE).

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

STERRE, M. van der, Het hanteren en intern transporteren van museale objecten, Amsterdam (Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap), 1994.

Syllabus bij de basiscursus bedrijfsvoering in musea, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2001.

top

Organisaties

Administratie der douane en accijnzen (invoerrechten)
http://customs.fgov.be

Belastingdienst (BTW)
http://www.belastingdienst.nl

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora (CITES)
http://www.cites.org

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Douane (Invoerrechten)
http://www.douane.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst financiën (BTW)
http://fiscus.fgov.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://icomnederland.nl

ICOM / Code of Ethics for Museums
http://icom.museum/ethics.html

ICOM / Redlist
http://icom.museum/redlist/index.html
Online index van gestolen goederen uit Afrika, Zuid-Amerika, Irak en Afghanistan.

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit
http://www.minlnv.nl

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museum beveiliging
http://www.museumbeveiliging.com
http://www.handboekveiligheidszorgmusea.nl

Museum Security Network
http://www.museum-security.org

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Rijksmuseum van Oudheden
http://www.rmo.nl
Verslag van debat Verboden te verzamelen (tentoonstelling RMO Leiden, 2007)

Unesco / Culture
http://www.unesco.org/culture
Ethische code – ICOM Code of Ethics for Museums; informatie over illegale handel in cultuurgoed: Unesco verdrag ter voorkoming van illegale in-, uit- en doorvoer van cultuurobjecten (1970) - Convention on the Means of Prohibiting and Preventing the Illicit Import, Export and Transfer of Ownership of Cultural property (Parijs, 1970); Convention for the Protection of Cultural Property in the Event of Armed Conflict (Den Haag, 1954 en 1999)

Unidroit
http://www.unidroit.org
Unidroit Verdrag inzake de internationale terugkeer van gestolen of onrechtmatig uitgevoerde cultuurgoederen (1995) – Convention on Stolen or Illegally Exported Cultural Objects (Rome, 1995)

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Europese Unie
http://www.eur-lex.europa.eu
Europese Richtlijn 93/7 betreffende de teruggave van cultuurgoederen.
EEG Verordening 752/93 houdende uitvoerbepalingen betreffende de uitvoer van cultuurgoederen

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

15 - Rechten

Definitie

Het beheren en documenteren van de rechten die verbonden zijn aan de objecten en de informatie waar het museum verantwoordelijk voor is, ten dienste van het museum en om de rechten van anderen te eerbiedigen.

top

Minimumstandaard

Het museum moet een beleid hebben inzake het beheer en de documentatie van rechten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van rechten die verbonden zijn aan het materiaal waar uw museum verantwoordelijk voor is (bijvoorbeeld objecten en foto's) de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Wanneer een museum iets creëert, verwerft, in- of uitleent, of zijn collectie en daarmee verband houdend materiaal wenst te gebruiken, dient het beheer van rechten vooraf geregeld te zijn. Achteraf beleid maken kan voor onnodige problemen zorgen. Gebruik kan intern (bijvoorbeeld een object conserveren, of het vastleggen van informatie over schenkers) en extern (bijvoorbeeld publieksgerichte activiteiten, zoals materiaal op een website of in een catalogus publiceren) zijn. Het eigendomsrecht op een object staat geheel los van ieder ander recht dat aan het object verbonden is. Als deze rechten aan derden toebehoren is het museum zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden beperkt in zijn mogelijkheden om het object te gebruiken.

Beheer van rechten kan noodzakelijk zijn in de volgende procedures:

  • Voorbereiding inkomend object
  • Inkomende bruikleen
  • Verwerving
  • Registratie en documentatie
  • Conditiecontrole en -onderzoek
  • Actieve en preventieve conservering
  • Verzekering en indemniteit
  • Gebruik collecties
  • Uitgaande bruikleen
  • Afstoting

Deze procedure is geschreven als handleiding, om de gebruiker van Spectrum houvast te bieden, en heeft nadrukkelijk niet tot doel het aanreiken van kant-en-klare oplossingen voor juridische vraagstukken. Het verdient daarom aanbeveling om juridische expertise in te huren als het museum te maken heeft met juridische vraagstukken.

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Het beleid en de beleidsinstrumenten zijn hulpmiddelen om te komen tot een heldere procedure voor de bescherming van rechten. Bij het opstellen van beleid is het van belang dat:

  • Binnen het museum duidelijk is welke procedures gevolgd worden in het kader van het onderzoek naar rechten die betrekking hebben op objecten die onder de verantwoordelijkheid van het museum vallen of komen te vallen.
  • In het museum duidelijk is welke procedures in het beleid moeten worden neergelegd om ervoor te zorgen dat rechten van zowel het museum als van anderen worden gerespecteerd.
  • Duidelijk is wie er in het museum bevoegd is om namens het museum te onderhandelen en overeenkomsten te sluiten en ondertekenen, bijvoorbeeld in geval van rechtenlicenties.
  • Er een procedure bestaat hoe er door het museum gereageerd wordt op de schending van rechten van dan wel door het museum.
  • Er een duidelijk personeelsbeleid bestaat ten aanzien van ingehuurde krachten en vrijwilligers en dat tevens het intellectuele eigendom op de voortbrengselen uit hun werk is vastgelegd (denk bijvoorbeeld aan tentoonstellingsmakers).

Het is verstandig beleid en richtlijnen regelmatig te herzien en aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen binnen en buiten het museum en actuele wet- en regelgeving.

Rechtenonderzoek

Richtlijnen ten behoeve van het rechtenonderzoek bevatten:

  • de procedure van het rechtenonderzoek;
  • de procedure van het benaderen van rechthebbenden;
  • de wijze van communiceren, bijvoorbeeld aangetekende zending van brieven;
  • een tijdpad inclusief deadlines voor verzoeken aan rechthebbenden;
  • een zorgvuldige documentatieprocedure van het onderzoek waarin alle interne en externe communicatie met betrekking tot het onderzoek is vastgelegd.
top

Bescherming van rechten

Het doel van een procedure ten aanzien van de bescherming van rechten is ervoor te zorgen dat:

  • enerzijds de rechten van derden worden gerespecteerd door het museum en andere gebruikers;
  • anderzijds de rechten van het museum worden gerespecteerd door derden.

Een richtlijn ten behoeve van de bescherming van rechten bevat:

  • een procedure voor het rechtenonderzoek;
  • een procedure om medewerkers (inclusief vrijwilligers) bewust te maken van de rechten die rusten op objecten waarmee zij zullen werken;
  • een procedure om derde-gebruikers te attenderen op de rechten die rusten op objecten waarmee zij zullen werken;
  • een procedure en omschrijving van de wijze van bescherming;
  • een omschrijving van de procedure voor het opstellen van contracten en licenties;
  • een procedure waarin is vastgelegd hoe er moet worden omgegaan met schending van de rechten van derden door het museum;
  • een procedure waarin is vastgelegd hoe er moet worden omgegaan met schending van de rechten van het museum door derden.

Opmerking: bescherming van rechten

Het beschermen van de rechten van de organisatie kan op verschillende niveaus worden ingedeeld. De organisatie kan besluiten tot een beperkte toegang tot materiaal vanwege de aard van het materiaal, de aard van de rechten die rusten op het materiaal of vanwege de voorwaarden die door rechthebbenden zijn gesteld.

De organisatie kan ook besluiten tot een beperkt gebruik van het materiaal waarbij zij gebruik maakt van auteursrechtvermeldingen, gebruiksvoorwaarden en technische beveiligingsmaatregelen (bij beeldmateriaal: watermerk of lage resolutie). De organisatie moet er voor waken dat de beveiligingsmaatregelen geen inbreuk opleveren op de morele rechten van de auteur . Een diametraal watermerk over een foto (van een kunstwerk) kan worden uitgelegd als een aantasting van het integriteitsrecht van de auteur.

De organisatie kan ten slotte besluiten om materiaal tot publiek domein te verklaren door het beschikbaar stellen van beeldmateriaal in hoge resolutie en toestemming te geven voor elk hergebruik. Dat kan de organisatie het beste doen door het afgeven van licenties.

Het handhaven van het auteursrecht is een lastige zaak. Het verdient aanbeveling dat de organisatie een afweging maakt tussen het ter beschikking stellen van materiaal waar zij auteursrechthebbende van is zonder vergoeding, maar met beperkingen in de toepasbaarheid, en het tegen vergoeding beschikbaar stellen. Het innen van rekeningen en het traceren van misbruik kan wel eens meer kosten dan de vergoedingen voor gebruik opleveren.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op rechten.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat de rechten beschrijft. Wijzigingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Rechtenonderzoek

3

Voer degelijk onderzoek uit naar de eventuele rechten verbonden aan objecten en ander materiaal, in overeenstemming met het beleid en de richtlijnen van het museum (zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?). Leg werkwijze en resultaten vast.

Doe dit onderzoek zo snel mogelijk nadat het materiaal onder de verantwoordelijkheid van het museum is gekomen, en altijd voordat het materiaal op welke wijze dan ook gebruikt gaat worden.

Leg met name ook goed vast welke rechten van toepassing zijn (bijvoorbeeld het auteursrecht op een kunstwerk). Leg een dossier aan waaruit blijkt dat het zorgvuldigheidsprincipe is toegepast. Houd hierin alle inlichtingen bij. Leg een verwijzing naar dit dossier vast.

Vereiste informatiegroepen:
top

4

Leg na het onderzoek voor elk recht het volgende vast:

  • objectnummer, volgnummer of referentienummer van het betreffende object of materiaal;
  • het soort recht;
  • gedetailleerde informatie over de rechthebbende(n);
  • begindatum van het recht;
  • einddatum van het recht;
  • verwijzingen naar documentatie met betrekking tot dit recht, met inbegrip van licenties en eventuele verklaringen van afstand voor of van het eigen museum.

Noteer wanneer het niet mogelijk was de rechthebbende te traceren. Controleer deze informatie regelmatig en actualiseer deze als dit nodig is (bijvoorbeeld bij verandering van de rechthebbende).

Wees ook alert op werken, waarop geen auteursrecht meer geldt, maar die nog nooit gepubliceerd zijn. Wanneer het museum deze werken als eerste publiceert, verwerft het museum het publicatierecht. Leg vast voor welke werken dit geldt.
Zie hieronder Vaststellen van publicatierecht

Beheer van intellectuele eigendomsrechten

5

Onderhandelingen dienen uitsluitend te worden gevoerd en overeenkomsten dienen uitsluitend te worden ondertekend door medewerkers die bevoegd zijn de organisatie in rechte te vertegenwoordigen. Noteer dit in het beleid. Onderhandel met de rechthebbende over een licentie, wanneer een nieuw gebruik van een werk wordt voorgesteld en het museum zelf de daarvoor noodzakelijke rechten niet bezit.

top

6

Leg voor elke licentie die het museum krijgt op de intellectuele eigendomsrechten van een ander, het volgende vast:

  • referentienummer van de licentie;
  • referentienummer(s) van het materiaal waarop de licentie betrekking heeft;
  • status van het intellectueel eigendomsrecht op de inhoud van het materiaal waarop de licentie betrekking heeft, indien een ander auteursrechtelijk beschermd werk is afgebeeld, bijvoorbeeld een foto (daarop heeft de licentie betrekking) van een modern kunstwerk (de inhoud van de foto);
  • gedetailleerde informatie van de rechthebbende(n), van wie de licentie wordt verkregen (Er kunnen dus meerdere rechthebbenden zijn, elk met meer dan één set contactgegevens);
  • een samenvatting van de rechten die worden verkregen door het museum;
  • gedetailleerde informatie over sublicenties, verkregen door derden;
  • een notitie betreffende garantie- of indemniteitsclausules in de licentie;
  • een notitie betreffende de voorgeschiedenis, bijvoorbeeld de datum waarop al eerder rechten werden verkregen;
  • een notitie betreffende beperkingen die op de licentie van toepassing zijn;
  • de begindatum van de licentie;
  • de einddatum van de licentie;
  • gegevens over de onderhandelaar namens het museum;
  • beheergegevens van het record zelf (medewerker door wie en datum waarop record werd aangemaakt en gewijzigd).

7

Onderhandel met degenen die een licentie willen verkrijgen, wanneer een nieuw gebruik van een werk wordt voorgesteld en het museum de rechten bezit.

top

8

Leg voor elke licentie die het museum aan derden verstrekt op intellectuele eigendomsrechten die het museum bezit, het volgende vast:

  • referentienummer van de licentie;
  • referentienummer(s) van het materiaal waarop de licentie betrekking heeft;
  • status van het intellectueel eigendomsrecht op de inhoud van het materiaal waarop de licentie betrekking heeft, indien een ander auteursrechtelijk beschermd werk is afgebeeld, bijvoorbeeld een foto (daarop heeft de licentie betrekking) van een modern kunstwerk (de inhoud van de foto);
  • gedetailleerde informatie van de organisatie(s) of perso(o)n(en) aan wie de licentie wordt verstrekt;
  • gedetailleerde informatie over andere rechthebbende(n) die mede de licentie verstrekken;
  • een samenvatting van de rechten die worden verkregen door de licentie;
  • gedetailleerde informatie over sublicenties, verstrekt aan derden;
  • een notitie betreffende garantie- of indemniteitsclausules in de licentie;
  • een notitie betreffende de voorgeschiedenis, bijvoorbeeld de datum waarop al eerder rechten werden verstrekt;
  • een notitie betreffende beperkingen die op de licentie van toepassing zijn;
  • de begindatum van de licentie;
  • de einddatum van de licentie;
  • gegevens over de onderhandelaar namens het museum;
  • beheergegevens van het record zelf (medewerker door wie en datum waarop record werd aangemaakt en gewijzigd).

Vaststellen van publicatierecht

9

Monitor het gebruik van ongepubliceerde werken waarvan het auteursrecht bijna verlopen is opdat het museum publicatierecht kan verwerven. Sta niet toe dat deze gepubliceerd worden door anderen zonder dat een contract met hen is opgesteld waarin is vastgelegd dat het publicatierecht aan het museum toebehoort. Leg, zodra het werk gepubliceerd is, deze wijziging vast in het record betreffende de rechten.

Rechten op nieuwe werken

10

Indien een nieuw werk vervaardigd wordt door een persoon die niet in dienst is van het museum (bijvoorbeeld een ingehuurde fotograaf of een vrijwilliger), stel dan een contract op waarin de rechten op het nieuwe werk zoveel mogelijk aan het museum verleend worden.

top

11

Indien het museum nieuwe werken vervaardigt (bijvoorbeeld foto's van objecten, teksten voor catalogi, object records), onderzoek dan alle betreffende rechten en leg deze vast (zie de stappen 3 en 4).

Beheer van toestemmingen met betrekking tot andere rechten

12

Onderhandel met de rechthebbende over een licentie, wanneer een nieuw gebruik van een werk wordt voorgesteld en het museum zelf de daarvoor noodzakelijke rechten niet bezit. Hier gaat het om rechten anders dan de intellectuele eigendomsrechten.

Leg voor elke toestemming die het museum verkrijgt het volgende vast:

  • referentienummer van de toestemming;
  • referentienummer(s) van het materiaal waarop de toestemming betrekking heeft;
  • een samenvatting van de toestemming die het museum verkregen heeft;
  • begindatum van de toestemming;
  • einddatum van de toestemming;
  • beheergegevens van het record zelf (medewerker door wie en datum waarop het record werd aangemaakt en gewijzigd).

Voor verdere informatie

Publicaties

ARENDS, J.D., De juridische aspecten van het intermuseale bruikleenverkeer, Amsterdam (Nyenrode Law School), 2006.

ASHBY, H., McKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

Auteursrechten, privacy en royalties in musea, archieven en documentatiecentra. Handelingen van het symposium gehouden te Brussel op 23.11.97 en 15.12.1997, Werkgroep auteursrechten, o.l.v. J.B. CUYPERS e.a., Antwerpen, 1999.

Beeldrechtwijzer, Auteursrecht op beeldende kunst en vormgeving, o.l.v. L. HESSELINK, Amsterdam (Boekmanstichting), z.j. (1997).

BEUNEN, A. e.a., Museumrechtwijzer. Juridisch handboek voor musea, Amsterdam (Boekmanstichting), 2000.

BEUNEN, A. en T. SCHIPHOF, Juridische wegwijzer archieven en musea on-line, Amsterdam (Taskforce Archieven/Museumvereniging), 2006.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

BRUNNER, C.J., Verbintenissenrecht algemeen, Deventer (Kluwer), 2004.

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

FREQUIN, M., en H. VANHEES, Auteursrechtgids voor Nederland en België, Den Haag - Antwerpen, 1999.

HOOGHIEMSTRA, T., Tekst en toelichting Wet bescherming persoonsgegevens, 3de druk, Den Haag (Sdu Uitgevers), 2007.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

HOLZHAUER, R., Inleiding intellectuele rechten, 2de druk, Boom, 2005.

HOORN, E., Creative Commons Licences for cultural heritage institutions, a Dutch perspective, Amsterdam (Institute for Information Law), 2007.

HUYDECOPER, S.M., Monografieën Recht en Informatietechnologie: Wet bescherming persoonsgegevens en ICT, Den Haag (Sdu Uitgevers), 2006.

KLOMP, R. (red.), Kunst en recht. Wetseditie Ars aequi, 2de herz. uitg., 2007-2010.

LINGEN, N. van, Auteursrecht in hoofdlijnen, 6de druk, Groningen – Houten (Wolters Noordhoff), 2007.

MEESEN, M., Auteursrecht en erfgoed, Handleiding tot het vermijden van uitschuivers, Antwerpen (Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2004.

MOURIK, M.J.A. van, Handboek erfrecht, 4de druk, Deventer (Kluwer), 2006.

PANTALONY, R.E., WIPO Guide on Managing Intellectual Property for Museums, Genève (World Intellectual Property Organisation), 2007.

SAUERWEIN, L.B. en J.J. LINNEMANN, Handleiding voor verwerkers van persoonsgegevens. Wet bescherming van persoonsgegevens, Den Haag (Ministerie van Justitie), 2002.

SNIJDER, H.J., Goederenrecht, Deventer (Kluwer), 2001.

SPOOR, J., VERKADE, D. en D. VISSER, Auteursrecht, naburige rechten en databankenrecht, 3de druk, Deventer (Kluwer), 2004.

Syllabus bij de basiscursus bedrijfsvoering in musea, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2001.

top

Organisaties

Administratie der douane en accijnzen (Invoerrechten)
http://customs.fgov.be

Auteursrechtorganisatie voor beeldend kunstenaars (Pictoright)
http://www.beeldrecht.nl

Beheersmaatschappij voor de auteursrechten, gespecialiseerd in de visuele kunsten
http://www.sofam.be

Belastingdienst (BTW)
http://www.belastingdienst.nl

Belgische dienst voor de intellectuele eigendom
http://mineco.fgov.be/intellectual_property/home_nl.htm

Belgische federale overheidsdienst justitie
http://www.just.fgov.be

Belgische Vereniging van auteurs, componisten en uitgevers (SABAM)
http://www.sabam.be

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Bewakingswet
http://www.staatsbladclip.be/wetten/

Burafo, Stichting tot bescherming en handhaving van foto-auteursrechten
http://www.fotoanoniem.nl

Centrum voor Intellectueel eigendomsrecht (CIER)
http://www.cier.nl

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora (CITES)
http://www.cites.org

Creative Commons Licenses
http://www.creativecommons.nl
http://www.creativecommons.be
http://creativecommons.org/license

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Douane (Invoerrechten)
http://www.douane.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst financiën (BTW)
http://fiscus.fgov.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

FOBID, Netherlands Library Forum
http://www.fobid.nl
Juridische commissie

Gelders Erfgoed
http://www.gelderserfgoed.nl
Voorwaarden voor het gebruik van door het museum verstrekte reproducties

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://www.icomnederland.nl

ICOM / Code of Ethics for Museums
http://icom.museum/ethics.html

ICOM / Redlist
http://icom.museum/redlist/index.html
Online index van gestolen goederen uit Afrika, Zuid-Amerika, Irak en Afghanistan

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat
http://www.notaris.be

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

Lukas, Art in Flanders
http://www.lukasweb.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van Justitie
http://www.justitie.nl/
Handleiding voor verwerkers van persoonsgegevens

Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit
http://www.minlnv.nl

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
http://www.minocw.nl

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media - Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed/documenten/topstukkendecreet_context.doc
Het Topstukkendecreet – Decreet van 24 januari 2003 houdende bescherming van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang. Dit decreet regelt de bescherming van het belangrijkste roerend cultureel erfgoed dat omwille van zijn uitzonderlijke archeologische, historische, cultuurhistorische, artistieke of wetenschappelijke betekenis voor de Vlaamse gemeenschap bewaard moet blijven. Het Topstukkendecreet behelst ook een uitvoerreglementering.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

NICC Nieuw Internationaal Cultureel Centrum. Belangenvereniging voor beeldende kunstenaars.
http://www.nicc.be

Pictoright
http://www.pictoright.nl

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Taskforce Archieven
http://www.taskforce-archieven.nl/projects/juridischewegwijzer

The International Committee for Museum Documentation (CIDOC)
http://cidoc.mediahost.org

Unesco / Culture
http://www.unesco.org/culture
Ethische code – ICOM Code of Ethics for Museums; informatie over illegale handel in cultuurgoed: Unesco verdrag ter voorkoming van illegale in-, uit- en doorvoer van cultuurobjecten (1970) - Convention on the Means of Prohibiting and Preventing the Illicit Import, Export and Transfer of Ownership of Cultural property (Parijs, 1970); Convention for the Protection of Cultural Property in the Event of Armed Conflict (Den Haag, 1954 en 1999).

Unidroit
http://www.unidroit.org
Unidroit Verdrag inzake de internationale terugkeer van gestolen of onrechtmatig uitgevoerde cultuurgoederen (1995) – Convention on Stolen or Illegally Exported Cultural Objects (Rome, 1995)

Vlaamse overheid (belastingen)
http://www.vlaanderen.be/belastingen

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Europese Unie
http://www.eur-lex.europa.eu
Europese Richtlijn 93/7 betreffende de teruggave van cultuurgoederen.
EEG Verordening 752/93 houdende uitvoerbepalingen betreffende de uitvoer van cultuurgoederen

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl
Onder meer De Nederlandse archiefwet (1995).

top

Bijlage wet- en regelgeving in België/Vlaanderen

http://www.belgielex.be

Archeologiedecreet: Decreet van 30 juni 1993 houdende bescherming van het archeologisch patrimonium;

Algemene aannemingsvoorwaarden: De bijlage bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken;

Decreet natuurbehoud: Decreet van 21 oktober 1997 betreffende het natuurbehoud en het natuurlijk milieu;

Erfgoeddecreet: Decreet van 7 mei 2004 houdende de organisatie en subsidiëring van een cultureel-erfgoedbeleid; Erfgoedbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering van 14 januari 2005 ter uitvoering van het Erfgoeddecreet van 7 mei 2004 voor wat betreft de musea, de cultureel-erfgoedpublicaties en de projecten cultureel erfgoed; Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.Tijdens het ter perse gaan van SPECTRUM-N kwam de tekst ter beschikking van de principiële goedkeuring door de Vlaamse Regering van het voorontwerp van het nieuwe Cultureel-erfgoeddecreet) -;

Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet van 29 juli 2002 houdende de privaatrechtelijke culturele archiefwerking en Besluit van 13 december 2002 van de Vlaamse regering houdende uitvoering van het decreet van 19 juli 2002 houdende de privaatrechtelijke culturele archiefwerking;

Het Topstukkendecreet – Decreet van 24 januari 2003 houdende bescherming van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang. Dit decreet regelt de bescherming van het belangrijkste roerend cultureel erfgoed dat omwille van zijn uitzonderlijke archeologische, historische, cultuurhistorische, artistieke of wetenschappelijke betekenis voor de Vlaamse gemeenschap bewaard moet blijven. Het Topstukkendecreet behelst ook een uitvoerreglementering.

Inzake inbetalinggeving van kunstwerken ter voldoening van de successierechten: zie Art. 83-3 van het Wetboek der successierechten. Basisregel: "Iedere erfgenaam, legataris of begiftigde kan, mits hij daartoe civielrechtelijk bevoegd is, verzoeken de uit hoofde van een nalatenschap invorderbare rechten geheel of ten dele te voldoen door de afgifte van kunstwerken waarvan de minister van Financiën, op eensluidend advies van de in artikel 83/4 bedoelde bijzondere commissie, erkent dat zij tot het roerend cultureel erfgoed van het land behoren of dat zij internationale faam genieten".
Koninklijk besluit van 26 augustus 2003 houdende aanvullende regels betreffende de inbetalinggeving van kunstwerken ter voldoening van de successierechten, tot vaststelling van de nadere regels betreffende de betaling en de teruggave van de schattingskosten bedoeld in artikel 83-3 van het Wetboek der successierechten en in artikel 111, vijfde lid, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en tot vaststelling van de datum van inwerkingtreding van elk van de artikelen van de wet van 21 juni 2001 tot wijziging van de gevolgen voor de inkomstenbelastingen van schenkingen aan de Staat en tot wijziging van de regeling voor de afgifte van kunstwerken ter betaling van successierechten;
Ministerieel besluit van 30 januari 2004 houdende de werkwijze en de organisatie van de bijzondere commissie, belast onder meer met de schatting van kunstwerken voor de toepassing van sommige fiscale wetten;
Ministerieel besluit van 30 januari 2004 tot benoeming van de leden van de bijzondere commissie belast onder meer met de schatting van kunstwerken voor de toepassing van sommige fiscale wetten.

Auteurswet: Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten.
Wet bescherming computerprogramma’s: Wet van 30 juni 1994 houdende omzetting in Belgisch recht van de Europese richtlijn van 14 mei 1991 betreffende de rechtsbescherming van computerprogramma's.

Octrooiwet: Wet van 28 maart 1984 op de uitvindingoctrooien.

Wet bescherming databanken: Wet van 31 augustus 1998 houdende omzetting in Belgisch recht van de Europese richtlijn van 11 maart 1996 betreffende de rechtsbescherming van databanken.

Benelux-verdrag inzake intellectuele eigendom: Benelux-verdrag van 25 februari 2005 inzake intellectuele eigendom (merken en tekeningen of modellen).

Wet bescherming persoonsgegevens of Privacywet: Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Wetten openbaarheid bestuur: Wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur – Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten.

Wet bescherming kweekproducten: Wet van 20 mei 1975 tot bescherming van kweekproducten.

Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijnswet (De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk), Codex over het welzijn op het werk en ARAB; De gezondheids- en veiligheidsregelgeving met betrekking tot het verplaatsen van museumobjecten vindt men terug in het Belgisch arbeidsrecht, met name de reglementering betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (Welzijnswet). De gebundelde uitvoeringsbesluiten noemt men de Codex over het welzijn op het werk. Er is geen specifieke, afzonderlijke wetgeving over veiligheid en gezondheid in musea. Voor bepaalde (vooral de meer technische) materies is nog steeds de ARAB (Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming van 27 september 1947) van kracht. Het ARAB is reeds grotendeels uitgehold en het is de bedoeling dat het in de toekomst volledig opgeheven wordt door ook de resterende nog nuttige bepalingen uit het ARAB over te hevelen naar de Codex over het welzijn op het werk. De Belgische wetgeving met betrekking tot arbeidsomstandigheden en productveiligheid is voor een zeer belangrijk deel bepaald door de Europese Unie.

top

16 - Gebruik collecties

Definitie

Het beheren en documenteren van alle soorten gebruik en diensten op basis van collecties en objecten in het museum. Dit omvat tentoonstelling en presentatie, inzet van steuncollecties voor educatieve doeleinden en werking van objecten, onderzoek en verzoeken, reproductie en commercieel gebruik van objecten en gerelateerde documenten. Gebruikers zijn museummedewerkers (en vrijwilligers) of bezoekers, ter plekke, per brief, telefonisch, elektronisch of via andere communicatiemiddelen.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben voor het gebruik van collecties. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het gebruik van collecties de volgende zaken regelt:

top

Voor u begint

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Leg in uw beleid vast dat het museum er zeker van moet zijn over de rechten te beschikken om zijn collecties naar wens te gebruiken en dat het er zeker van moet zijn dat het deze rechten niet onbewust heeft weggegeven aan derden (bijvoorbeeld publicatierecht).
Zie 15 - Rechten

Als het museum de procedures Voorbereiding Inkomend object, Inkomend object en Verwerving heeft geïmplementeerd, dan is het beleid over het gebruik van collecties op deze punten al duidelijk gemaakt en dan zullen de voorwaarden voor het gebruik van individuele objecten al vastgesteld zijn.

Beschrijf in het beleid met betrekking tot het gebruik van collecties de volgende punten:

De toegankelijkheidsniveaus toegekend aan verschillende objectsoorten op basis van relevante criteria zoals:

  • (juridische) status;
  • wettelijke regelgeving met betrekking tot veiligheid en gezondheid;
  • conservering en veiligheid;
  • standplaats;
  • beschikbare bronnen;
  • gevoeligheid (bijvoorbeeld potentieel kwetsend materiaal of menselijke resten);

De museummedewerkers die gemachtigd zijn om toegang tot objecten en documentatie te verlenen;

Het voorzien in collectiecatalogi en -indexen , bijvoorbeeld in gepubliceerde vorm;

De maximale termijn voor de bevestiging van de aan- of afwezigheid van specifieke objecten;

De bezoekuren waarin afspraken gemaakt kunnen worden voor onderzoek van objecten;

Het voorzien in geschikte faciliteiten voor de onderzoeker, met richtlijnen voor:

  • de beveiliging van objecten (surveilleren, objecten controleren na onderzoek);
  • gevoelige informatie (beperkte toegang tot bepaalde informatiecategorieën);

Condities en voorwaarden voor de beoordeling van objecten die geen deel uitmaken van de collectie van het museum, bijvoorbeeld bij taxaties of echtheidsverklaring;

Specifieke clausules voor verschillend soort gebruik zoals:

Onderzoek:

  • verwijzingen naar activiteiten van verwante organisaties en collecties, academische verenigingen, gespecialiseerde groepen of individuen;
  • het onderzoeksniveau dat medewerkers moeten naleven;
  • de wijze van documenteren van onderzoeksresultaten;
  • parameters voor destructief of beschadigend onderzoek op geregistreerde specimina;
  • bijzonderheden over auteursrecht

Tentoonstelling:

  • de methode en frequentie van de controle van tentoongestelde objecten;
  • standaarden voor projectbeheer en -planning;
  • de behandeling van vertrouwelijke en gevoelige informatie, bijvoorbeeld van de locatie van archeologische sites, het tentoonstellen van menselijke resten en objecten met een religieuze betekenis;

Objecten in werking:

  • de soorten gebruik toegestaan voor elke collectie, bijvoorbeeld het bespelen van muziekinstrumenten;
  • de wijze waarop de gebruiker een aanvraag moet indienen;
  • wie het gebruik kan autoriseren;

Reproductie:

  • de wijzen van reproductie die zijn toegestaan;
  • bijzonderheden over auteursrecht

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

  • zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
  • een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
  • dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op gebruik van collecties.
top

2

Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat het gebruik van collecties beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van:

  • wijzigingen in het juridisch kader;
  • wijzigingen in het beleid van het museum.
top

Een aanvraag of voorstel voor gebruik opstarten

3

Stel een document op met daarin de informatie die de gebruiker bij de aanvang van de procedure moet verschaffen, of zorg dat de gebruiker een dergelijk document aanlevert. Dit document kan de vorm hebben van een standaard aanvraagformulier (bijvoorbeeld voor reproductie, expositie of onderzoek). Het moet de volgende informatie omvatten:

  • naam en achtergrond (bijvoorbeeld vroegere ervaring ter zake) van de beoogde gebruiker(s);
  • de datum van het verzoek;
  • het voorgenomen gebruik, met inbegrip van gebeurtenissen of activiteiten die met het gebruik verband houden. Voor reproducties is de volgende informatie vereist: het gewenste beeld (bijvoorbeeld deel van het object, details), soort (bijvoorbeeld zwart/wit negatief), afmetingen en aantal gewenste reproducties;
  • een korte beschrijving van het object;
  • datum van het voorgestelde gebruik of de datum waarop de reproducties beschikbaar moeten zijn;
  • de plaats van gebruik en de conditie ervan (bijvoorbeeld omgevingscondities, veiligheid).

Het bovenstaande dekt de vereiste informatie voor alle soorten van gebruik. Bepaalde types gebruik vereisen echter additionele informatie om te noteren. De aanvraag kan bijvoorbeeld de vorm aannemen van een volledig uitgewerkt tentoonstellingsvoorstel of een aanvraagformulier voor onderzoek.

Een volledig uitgewerkt tentoonstellingsvoorstel omvat:

  • een tijdschema;
  • een lijst van de benodigde middelen;
  • het thema of het scenario van de tentoonstelling;
  • het doel van de tentoonstelling;
  • de titel van de tentoonstelling;
  • bijzonderheden over auteursrecht;
  • beperkingen of standaarden die in acht moeten worden genomen en het gebruik van onderaannemers en hun voorwaarden, zoals methode en het tijdstip van betaling.

Een aanvraagformulier voor onderzoek omvat:

  • de naam van de onderzoeker, zijn/haar organisatie, adres en telefoonnummer;
  • het voorgelegde identiteitsbewijs;
  • naam, adres en telefoonnummer van de referentie;
  • datum en duur van het bezoek;
  • het doel van het bezoek;
  • de aangevraagde objecten en documentatie.

Noteer een verwijzing naar het aanvraagformulier.

Vereiste informatiegroepen:
top

Aanvragen voor bruikleen

4

Verwerk externe aanvragen voor het lenen van objecten volgens de procedure Uitgaande bruikleen.
Zie 19 - Uitgaande bruikleen - Procedure

top

Beoordelen van een aanvraag of voorstel voor gebruik

5

Voordat een aanvraag beoordeeld kan worden, moet het museum de volgende informatie tot zijn beschikking hebben:

  • een lijst van in aanmerking komende objecten en bijbehorende documentatie;
  • de beschikbaarheid van objecten en documentatie en hun geschiktheid voor het voorgestelde gebruik;
  • het beleid of de ethische codes van het museum, waarmee het voorgestelde gebruik niet in tegenspraak moet zijn;
  • relevante objectgegevens uit het collectie-informatiesysteem (bijvoorbeeld de geschiedenis van het object, vervaardigingsgegevens, veldwerkinformatie enzovoorts);
  • de conditie van de objecten;
  • een analyse van risico's voor de objecten die het reproductieproces met zich meebrengt. Indien noodzakelijk, volg aanbevelingen die daaruit voortkomen (bijvoorbeeld consolidatie van het object om beschadiging te voorkomen);
  • het conserverings- en onderhoudsplan van het object en het logboek voor gebruik van werkende objecten;
  • vereisten met betrekking tot de omgevingsconditie;
  • vereisten voor hanteren en tentoonstellen, waaronder de gebruikte methoden om reproducties te maken;
  • vereisten of wettelijke beperkingen met betrekking tot status, veiligheid en gezondheidsrisico's;
  • de beschikbaarheid van reproducties;
  • kopieën van of verwijzingen naar relevante correspondentie;
  • eigendomsrechten, wettelijke voorschriften, vergunningen en voorwaarden die gelden voor het gebruik van de objecten;
  • juridische of ethische problemen met betrekking tot het gebruik van gevoelig materiaal;
  • bronvermelding en dankbetuiging;
  • de afmetingen van objecten;
  • de standplaats van objecten;
  • bijzonderheden over auteursrecht.

Voer indien nodig bijkomend onderzoek uit om de geschiktheid voor het doel, de gebruiker of de plaats van het voorgenomen gebruik vast te stellen. Dat kan ook het opvragen van een faciliteitenrapport betekenen voor een voorgestelde plaats (bijvoorbeeld de concertzaal waar een muziekinstrument zal worden bespeeld), of van persoonlijke referenties voor een onderzoeker.

Het kan nodig zijn om advies in te winnen van een deskundige op het relevante gebied, in het bijzonder wanneer het voorgestelde gebruik afwijkt van de dagelijkse situatie.

top

Autorisatie van het voorgestelde gebruik

6

Als de museummedewerker die het aangevraagde gebruik verwerkt of voorstelt niet bevoegd is om het gebruik van de collectie te autoriseren, moet hij die machtiging bij de bevoegde persoon aanvragen. In de praktijk zijn dit bijvoorbeeld:

  • het bestuursorgaan, voor objecten van groot belang die slechts voor bonafide wetenschappers toegankelijk zijn;
  • verantwoordelijke(n) voor educatie, voor het hanteren van collecties door schoolgroepen.

De beslissing moet formeel aan de indiener van het voorstel worden meegedeeld. Als autorisatie is verleend, kan het nodig zijn bepaalde voorwaarden of beperkingen schriftelijk vast te stellen.

top

Voorbereiding voor gebruik

7

Reserveer de geselecteerde en beschikbare objecten voor de periode van gebruik.

top

8

Voer een conditiecontrole uit.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Start conserveringswerkzaamheden, indien noodzakelijk.
Zie 10 - Actieve en preventieve conservering - Procedure

top

9

Zorg desgevraagd voor de reproductie van de objecten.

Het museum moet een groot deel van de verzamelde informatie doorgeven aan de persoon die het object gaat reproduceren. Deze informatie bestaat uit:

  • objectnummer;
  • korte beschrijving van het object;
  • afmetingen van het object en de afmetingen hoe het zal worden weergegeven in de reproductie (bijvoorbeeld wordt het object gereproduceerd in een open of gesloten positie);
  • vereisten voor het hanteren van het object;
  • vereisten voor het bewaren van het object;
  • soort, afmetingen van en aantal gewenste reproducties (bijvoorbeeld kleurtransparantie, zwart-wit afdruk, schaal van het model en het materiaal dat gebruikt moet worden);
  • vereiste aanzicht of uitsnede (bijvoorbeeld deel van het object of close-up);
  • standplaats van het object;
  • museummedewerker die de verantwoordelijkheid draagt voor het object;
  • datum wanneer het werk voltooid moet zijn.

Noteer, waar mogelijk, in het collectie-informatiesysteem de volgende informatie over de reproductie (behandel de reproductie als een ander object):

  • reproductienummer (waar van toepassing);
  • korte beschrijving van de reproductie, met een verwijzing naar het originele object en het volg- of objectnummer;
  • reproductiedatum;
  • persoon of organisatie die de reproductie heeft aangevraagd;
  • persoon of organisatie die de reproductie heeft vervaardigd;
  • reden voor de reproductie;
  • soort reproductie;
  • beschrijving van de reproductie (welk deel van het object werd gereproduceerd, wat is er nog meer te zien op de reproductie);
  • gegevens over de persoon/organisatie die het auteursrecht bezit;
  • bijzonderheden over auteursrecht;
  • standplaats van de reproductie.

10

Verwijs waar nodig naar de informatie in het collectie-informatiesysteem of naar andere beschikbare informatie.

top

Implementatie van gebruik

11

Stel een tijdschema op voor het gebruik en zorg ervoor dat de gevraagde objecten op het afgesproken tijdstip op de juiste plaats aanwezig zijn. Noteer zowel de vaste als de tijdelijke standplaatsen van alle objecten volgens de voorschriften van het museumbeleid.
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

12

Voor presentaties en tentoonstellingen geldt: