Een overzicht op bestandsniveau van de verschillende aanwezige archieven en documentaire verzamelingen werd gemaakt. Van elk archief of collectie werd, volgens de richtlijnen van ISAD (G) en ISAAR (CPF), op het hoogste beschrijvingsniveau een fiche opgesteld. Vervolgens werden deze archieven en collecties, aan de hand van deze fiches, ook geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen.

Na de beschrijving op bestandsniveau, werd op een dieper niveau geïnventariseerd. Er werd gestart met de inventarisatie van het NMVB-archief. Dit archief heeft een nationale relevantie en is het omvangrijkst. Het is op te delen in drie afdelingen :

- het archief van de centrale administratie,

- het archief afkomstig uit de verschillende provincies

- het archief over het rollend materieel.

Eerst werden het archief van de centrale administratie en de archieven van de verschillende provincies geïnventariseerd. Gedurende het project werd zo ongeveer 150 strekkende meter ontsloten.

Aangezien de oorspronkelijke ordening van de NMVB-archieven nog (deels) aanwezig was en het vanaf 1951 gebruikte ordeningsplan van de NMVB (het zogenaamde V-plan) nog bewaard is, werd deze ordening behouden. Het V-plan werd sterk vereenvoudigd om tot een archiefschema te komen.

Van het archief van Ragheno, een kleiner privaat archief van de Mechelse bouwer van spoorwegmaterieel, werd in afwachting van een definitieve inventarisatie, een plaatsingslijst opgemaakt. Hierdoor is ook dit archief toegankelijk voor het brede publiek.

De inventarisatie gebeurde volgens de richtlijnen van het Algemeen Rijksarchief waarin rekening wordt gehouden met de standaarden ISAD (G) en ISAAR(CPF). De inventarisatie gebeurde tevens parallel met de inventarisatie van de archieven van het Ministerie van Verkeerswezen in het Rijksarchief. Tijdens het inventariseren werd het archief geschoond: plastic mapjes, nietjes en paperclips werden verwijderd, en het hiertoe aangekochte zuurvrij papier en dozen verpakt.

Bij afloop van het project is de inventaris van het archief van de centrale administratie van de NMVB en de provincies afgewerkt. De volgende maanden zal verder gewerkt worden aan de inventarisatie van het archief over het rollend materieel en de inventarisatie van de resterende archieven. De voorlopige inventaris is reeds raadpleegbaar op de website van META (www.metavzw.be/archieven).

Voor de overgebrachtte archieven van de MIVG zal nu verder gewerkt worden aan een selectie van het archief en een voorlopige plaatsingslijst.