Zoals elk intensief project is ook een waarderingstraject gebaat bij een haalbaar projectplan, een goede documentatie en een open en consistente communicatie naar de verschillende belanghebbenden. Hoe vroeger in het proces je daar de krijtlijnen voor uitzet, hoe beter.

Een waarderingstraject bestaat uit de volgende fasen: 

• Definitiefase: uitwerking van de vraagstelling(en), analyse van de al beschikbare informatie, eerste projectvoorstel en vastleggen van de context.
• Voorbereidingsfase: selectie van de waarderingsmethodiek (toetsingskader en waarderingsformulier), in functie van het traject; samenstelling van het kernteam en de klankbordgroep, concrete projectplanning en voorbereiding van de leden van de kerngroep.
• Realisatiefase: uitvoering van de waardering waarbij de trajectbegeleider de consistentie van het traject bewaakt, met aandacht voor documentatie en communicatie naar de klankbordgroep.
• Nazorgfase: verslaggeving, brede communicatie en terugkoppeling naar de aanleiding.

Elementen van een projectplan

Voor de concrete aanpak van het waarderingstraject bepaal je best op voorhand: 

• de aanleiding en de vraagstelling;
• het toetsingskader (in grote lijnen, want je werkt dit best samen met het team uit);
• het aantal werkvergaderingen en optionele reservedata (als het werk trager vooruitgaat dan gedacht). Dit is uiteraard maatwerk: naargelang het traject kan je hier werken met stappen of mijlpalen. Bv. voor een tentoonstelling: eerste selectie, tweede selectie, keuze per zaal ...;
• de tools en werkvormen die je gekozen hebt. Bv: werken met een waarderingsformulier of eerder inzetten op andere gespreksvormen;
• de concrete werkwijze. Bv: druk je de waarderingsformulieren af? Projecteer je schema’s? Deel je documenten op een platform? Haal je de objecten uit het depot of werk je met fiches? Hier zijn veel mogelijkheden;
• de rolverdeling tussen projectleider, gespreksleider, conservator/collectiebeheerder, kernteam en klankbordgroep (zie eerder);
• de manier waarop je het traject documenteert en deze documentatie beschikbaar houdt (zie verder);
• het communicatieplan (zie verder).

Benoem ook welke informatie reeds beschikbaar is over de kenmerken en de waarden en waar je die terugvindt.

In de checklist voor co-waarderen vind je nog meer hulpvragen om een traject te plannen.  

Het documentatieplan

Het is belangrijk om het waarderingstraject goed te documenteren. Zo weet je organisatie later nog op welke manier de beslissingen genomen zijn. Niet alle documentatie hoeft uit een geschreven tekst te bestaan. Ook een videoverslag of een podcast kunnen manieren zijn om elementen van het traject te documenteren. 

Wat moet je zeker vastleggen? 

• Het kader waarbinnen de resultaten van het waarderingstraject betekenis krijgen: de doelstellingen en de context van het traject of de tools die daarvoor worden gekozen, met inbegrip van het toetsingskader en de gebruikte methodiek.
• Het beslissingsproces: het voortraject en alle aanpassingen aan het projectplan, verslagen van de overlegmomenten en alle relevante communicatie. 
• De evaluatie van het verloop van het traject. Liep het vlot? Waar ging het moeizaam? Waarover was de meeste discussie? 
• Een heldere verantwoording van de gemaakte keuzes: waarom komen jullie tot deze score/weging? Wat waren de argumenten?
• De waardestelling of het waarderingsrapport per stuk of (deel)collectie.

Met een sectorbrede werkgroep werkte FARO een Excel-lijst uit om een waardering te registreren volgens Spectrum 5.0 | Collectie-evaluatie. 

Het communicatieplan

Het is belangrijk om van bij de start een communicatieplan op te maken. Zo bepaal je welke belanghebbenden op welk moment op de hoogte worden gebracht van het waarderingstraject en voorkom je weerstand.

• Spreek af wie de communicatie op zich zal nemen. 
• Maak een overzicht van alle communicatiemomenten en doelgroepen. 

Communicatietips voor waarderingstrajecten lees je hier.

Meer tips en inspiratie over communicatie (in het algemeen) vind je elders op de Erfgoedwijzer, in de dossiers Communicatieplanning en Communicatiepraktijk.