Directieassistent(e)

Functieomschrijving

De opdracht van het Hortamuseum in Sint-Gillis bestaat in de bescherming en de promotie van het œuvre van Horta via de conservering en valorisering van de verzamelingen en van het privéwoonhuis-atelier van Victor Horta. De opdrachten van het museum omvatten de organisatie van tentoonstellingen en van pedagogische ateliers (voor kinderen en voor een kwetsbaar publiek), en het uitvoeren van wetenschappelijke activiteiten. Het museum beschikt eveneens over een Onderzoekscentrum (bibliotheek en archieffonds). 

Het Hortamuseum is een vzw met een financiële autonomie van meer dan 60 %. Het museumteam is klein en dient dan ook polyvalent en flexibel te zijn.  

Taakinvulling

  • Hij/zij beheert de groepsbezoeken.
  • Hij/zij beheert de bookshop.
  • Hij/zij staat in voor de dagelijkse administratieve opvolging.
  • Hij/zij verzekert de wekelijkse boekhouding van de inkomsten.
  • Hij/zij staat in voor de aanbestedingen.

1. Groepsbezoeken

  • Opvolging van de reserveringen voor groepsrondleidingen.
  • Reservering van de gidsen.
  • Een factuur opmaken, indien nodig.

2. Bookshop

Opmerking: de bookshop wordt 6 dagen op 7 opengehouden door een team van een twintigtal vrijwilligers. Naast de verkoop staan ze ook in zekere mate in voor de opvolging. Het beheer van dit team wordt verzekerd door een van de vrijwilligers. Niettemin is de directieassistent(e) verantwoordelijk voor: 

  • De bevoorrading, tweemaal per week.
  • Het plaatsen van bestellingen bij leveranciers indien er tekorten zijn in de winkelvoorraad.
  • Een dienstvaardige opvolging en beschikbaarheid ten overstaan van het vrijwilligersteam.
  • Het instaan voor eventuele aanvullingen.

2. Administratieve opvolging

Volgende taken dienen te worden vervuld in nauwe samenwerking met de boekhouder en met de conservator: 

  • Opvolging subsidies.
  • Opvolging van bepaalde facturen en van specifieke boekhoudkundige aspecten.
  • Beheer van de gegevensdatabank van de genodigden voor de vernissages.

3. Boekhouding

  • Wekelijkse afrekening maken van het contant geld van de ticketverkoop.
  • Maandelijkse afrekening maken van het contant geld van de Bookshop.

4. Aanbestedingen

  • Indien nodig, drie aanbestedingen aanvragen bij bepaalde leveranciers.
  • Op langere termijn, specifieke overeenkomsten opstellen voor trouwe leveranciers.
Functieprofiel

Voorwaarden

  • In het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs.
  • Beschikken over minimum 5 jaar beroepservaring. 

Vereiste competenties

  • Kennis
    • Houder zijn van een diploma hoger onderwijs 
    • Beschikken over 5 jaar beroepservaring als assistent(e) of als directieassistent(e).
    • Perfecte kennis van het Frans en een goede beheersing van het Engels. 
  • Vaardigheden
    • Kunnen werken met een heel gevarieerd publiek
  • Persoonlijke eigenschappen
    • Flexibel en polyvalent 
    • Gevoel voor sociaal contact
    • Zin voor initiatief 
    • Sociale vaardigheden
    • Integriteit
Aanbod

Voorwaarden

  • 4/5de 
  • COD met evaluatie na 1 jaar dienst
  • Statuut B0
  • Inbegrepen: DKV, groepsverzekering, vervoer, maaltijdcheques
Praktische informatie

CV en motivatiebrief, ten laatste vóór 18 augustus, richten aan Marie-Laure Roggemans, Hortamuseum, Amerikaansestraat, 27, 1060 Sint-Gillis of via elisabeth@hortamuseum.be.

Op basis van de ontvangen kandidaturen worden er 4 kandidaten gekozen en ontvangen door de afgevaardigd beheerder en de conservator.

Het contract vangt aan op 1 oktober.

Praktische info

Titel
Directieassistent(e)
Werkgever
Hortamuseum
Uiterste inschrijvingsdatum

Elders op FARO

Of u nu actief bent in de cultureel-erfgoedsector of in aanverwante sectoren, vanuit wetenschappelijk oogpunt of gewoon vanuit interesse onderzoek ...
faro | tijdschrift over cultureel erfgoed is het tijdschrift van FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw. faro verschijnt viermaal
In de gloednieuwe toolbox 'Erfgoed waarderen' verzamelen we voor u alle informatie die u nodig heeft om een waardering tot ...