De Experts Group on Archival Description (EGAD) van de ICA stelde begin september het conceptuele model voor het nieuwe beschrijvingsmodel Records in Context (RiC) voor. Met RiC wil EGAD de bestaande beschrijvingspraktijk gebaseerd op de archiefstandaarden ISAD(G), ISAAR(cpf), ISDF en ISDIAH actualiseren en harmoniseren. EGAD betracht met RiC ook een betere aansluiting op records management praktijken en digitaal documentbeheer. Naast het conceptuele model zal EGAD voor RiC ook een ontologie ontwerpen. De ontwerpstandaard kan worden gedownload via de ICA-website.

In het nieuwe model worden entiteiten, eigenschappen en relaties vastgelegd. Een archiefbeschrijving wordt opgebouwd door entiteiten via relaties met elkaar te verbinden. Er worden hiervoor 14 entiteiten benoemd en 792 relaties gedefinieerd. Voor elk van de entiteiten is in RiC vastgelegd wat hun eigenschappen zijn.

Het nieuwe model bestendigt enerzijds de huidige wijze van archief beschrijven, maar biedt ook nieuwe en bijkomende mogelijkheden aan. Zo zal het niet langer nodig zijn om dezelfde limitatieve set van beschrijvingsvelden voor elk beschrijvingsniveau te hanteren, zoals wel wordt voorgeschreven door ISAD(G). Er wordt bij de entiteiten een onderscheid gemaakt tussen records en record sets door er verschillende eigenschappen aan toe te kennen. Hierdoor wordt het mogelijk een record op een andere manier te beschrijven dan een record set. Een andere noviteit is de introductie van een ‘multidimensionele’ beschrijving als alternatief voor de puur hiërarchische, multilevel beschrijving van een archief. Met zo’n multidimensionele aanpak worden standalone beschrijvingen mogelijk zonder dat hiervoor een hiërarchische structuur of overerving nodig zijn.

RiC-CM is nu beschikbaar gesteld voor commentaar. Deadline voor feedback is 31 december 2016. De VVBAD-werkgroep Automatisering levert zelf zijn bijdrage, maar zamelt ook reacties in van andere archivarissen en wil deze gecoördineerd overmaken aan de EGAD.

Mogelijke punten van feedback zijn:

• de verhouding multilevel vs multidimensionele beschrijving
• de entiteiten: RiC identificeert 14 entiteiten, waar in de huidige archiefstandaarden 4 entiteiten centraal staan. Voldoen deze 14 entiteiten om zowel analoog als digitaal archief te beschrijven? Zijn bepaalde entiteiten eerder te beschouwen als eigenschap?
• de eigenschappen: RiC somt de eigenschappen van elke entiteit op. Is er nood aan verplichte eigenschappen? Zijn alle eigenschappen relevant? Hoe passen de metadata van digitale archieven hier in?
• de relaties: RiC voorziet heel veel mogelijke relaties tussen entiteiten. Is het haalbaar voor archivarissen om alle mogelijke relaties te registreren? Kunnen gebruikers zelf nog verbanden of informatie vinden als relaties niet expliciet zijn gelegd?
• de uitwisselbaarheid van archiefbeschrijvingen

Feedback op RiC kan aan de werkgroep Automatisering bezorgd worden op het e-mailadres wau@vvbad.be, voor 1 december 2016. In december verwerkt de werkgroep de feedback, wordt ze vertaald naar het Engels en aan de EGAD bezorgd.

Bron: VVBAD