Beernem - Verhuis provinciale landbouwcollectie Bulskampveld - provincie West-Vlaanderen

Thema
informatiebeheer
bewaren, verpakken en transporteren
Aard collectie
Agrarische collectie van ca. 1.450 erfgoedstukken, met focus op karren en wagens.
Context

De provinciale landbouwcollectie Bulskampveld maakte tot 2014 deel uit van het Provinciaal Museum Bulskampveld, geopend in 1982 op het provinciedomein Lippensgoed-Bulskampveld in Beernem.

In de loop van 2015 en 2016 verhuisde de volledige collectie naar een opslagruimte in Zwevezele in het kader van de bevoegdheidsoverdracht van de Provincie West-Vlaanderen naar de Vlaamse overheid.

Doel

De landbouwcollectie verhuizen van Beernem naar Zwevezele met inzet van een digitale standplaatsregistratie.

Timing
Oktober 2015 - december 2016.
Budget
Totaal: € 35.000 (inclusief 21% BTW), waaronder: transportkosten (€ 21.800), polyethyleen (PE) europaletten (€ 75/st.), hardware verhuismodule (€ 3.200), inrichting opslagruimte (€ 7.500) en toebehoren onderhoud (€ 1.000).
Aantal medewerkers
Twee provinciale depotconsulenten.
Externe hulp

Provinciale diensten (dienst accommodatie en groendienst); externe leveranciers (takeldiensten en verhuisfirma).

Concrete aanpak

Stappenplan

  • Registreren van de collectie door het Centrum Agrarische Geschiedenis (CAG) in de provinciale erfgoeddatabank (Adlib software van Erfgoedinzicht.be), in het kader van het project Agrarische erfgoedcollecties in West-Vlaanderen (2014-2016).
  • Berekenen van het volume van de collectie op basis van de maximale afmetingen (karren en wagens werden op schaal op millimeterpapier getekend).
  • In categorieën indelen van de collectie volgens formaat: handwerktuigen, toestellen en machines, karren en wagens.
  • Per transportbeweging:
    • aanbrengen van barcodelabels met objectnummer (hanglabels bevestigd met kabelbandje;
    • reinigen (met borstel, stofzuiger en/of perslucht);
    • transportklaar maken objecten (paletten, verhuisdekens ...);
    • voorbereiden van de opslagruimte (reinigen vloer en rekken, indelen van de depotvloer in vakken met behulp van markeertape, nummeren van de rekken met magneetstrips, aanbrengen barcode-etiketten met standplaatscode);
    • uitvoeren van het transport;
    • aanvullen van de digitale standplaatsregistratie m.b.v. de Adlib-verhuismodule (Admove app Axiell).


Timing

  • oktober 2015: leegmaken van de opslagruimte in Zedelgem (ca. 150 stukken in 2 verhuisdagen);
  • februari - december 2016: verhuizen van de handwerktuigen, toestellen en machines uit Beernem (ca. 1.170 stukken in 9 verhuisdagen);
  • april - november 2016: verhuizen van de karren en wagens uit Beernem (ca. 80 stukken, 6 verhuisdagen).


Praktische hulpmiddelen

  • Drie transpaletten
  • Twee paletliften
  • Polyethyleenpaletten
  • Industriële stofzuiger en handborstels
  • Markeertape en -toestel, magneetstroken
  • Barcodelabels en -etiketten, labelprinter met inktlint en onderhoudscontract, iPhone met scansleeve
Evaluatie
  • De verhuis van een omvangrijke collectie met grote stukken zoals machines, karren en wagens vraagt heel wat tijd en expertise. Dankzij de grondige digitale registratie van de collectie door het CAG in Erfgoedinzicht was het mogelijk om de verschillende verhuisbewegingen goed voor te bereiden.
  • De Adlib-verhuismodule is een heel laagdrempelige tool om de digitale standplaatsregistratie tot een goed einde te brengen. Bovendien vormt het gebruik ervan een extra controle op de registratie en is de tool ook bij het verdere beheer van de collectie van dienst (toestandcontrole, bruikleenverkeer, intern transport ...).
  • Het vervoer van historische karren en wagens is vlot verlopen met een takelwagen, mits een goede begeleiding en aandacht voor de kwetsbare onderdelen. De toestand van elk stuk werd namelijk genoteerd tijdens de registratie van de collectie, volgens de instructies van de Monumentenwachter-Interieur van de Provincie West-Vlaanderen.
Aanbevelingen
  • Alles begint met een goede collectie-inventaris. Vooral de maximale afmetingen, de materiaalsoorten, de bewaartoestand en de standplaatsregistratie van elk object waren belangrijk voor het plannen en uitvoeren van de verhuis.
  • Verhuizen doet u niet 'tussen de soep en de patatten'. Voorzie voldoende tijd voor:
    • de voorbereidende werken (labelen, reinigen, verpakken, bestellingen bij leveranciers, ...);
    • het transport zelf;
    • de afronding (digitale standplaatsregistratie, facturatie ...);
    • eventuele onvoorziene omstandigheden.
  • Het transport van grote stukken vereist extra hulpmiddelen, zoals paletten, transpalet en paletlift. Spaar uw rug en ga omzichtig te werk. Schakel tijdig extra hulp in van collega's.
  • Hebt u onvoldoende kennis over landbouwcollecties? Vraag dan advies aan het CAG. Bent u niet vertrouwd met het transport van landbouwmateriaal? Win dan advies in bij een erfgoedconsulent of een beheerder van een gelijkaardige collectie (bv. Karrenmuseum Essen). 
Contactgegevens