Hoe nummert u objecten?

Nummering op wandtapijt. Foto: © Vlaamse Gemeenschapscommissie, fotograaf: Loes Nijsmans

Elk voorwerp in een collectie moet geïdentificeerd worden. Elk erfgoedobject krijgt daarom een individueel en uniek inventarisnummer. Zo kan het verbonden worden met zijn gegevens op de objectfiche of in het record in een databank.

Drie basisvereisten

  • Het nummer moet onlosmakelijk met het voorwerp verbonden zijn.
  • Het nummer mag nooit onleesbaar worden, ook niet bij manipulatie, verplaatsing enz.
  • Het nummer moet te allen tijde verwijderbaar zijn, zonder dat het object schade oploopt.

Methode en plaats van het nummer

  • De meest praktische manier om te nummeren is doorlopend. Gebruik liever geen afkortingen, zoals een code voor een materiaal of deelcollectie. Deze gegevens worden beter neergeschreven in de objectfiche, niet op het object zelf.
  • Denk goed na voor u met het nummeren begint. De aard en het materiaal, maar ook de bewaringstoestand van een voorwerp, bepalen welke nummeringmethodes geschikt zijn en welke u beter vermijdt.
  • Ga bij het bepalen van de plaats waar u het nummer aanbrengt overdacht, logisch en consequent te werk.
  • Breng het nummer bij voorkeur steeds aan op dezelfde, zo onopvallend mogelijke plaats, die geen risicovolle manipulaties vereist om het te kunnen lezen. Bij meubels tegen een muur bijvoorbeeld brengt u het nummer beter niet op de rugzijde aan, maar aan de binnenzijde, bijvoorbeeld van de rechterdeur (die het eerst opengaat).
  • Nummer alle losse of los te maken onderdelen.
  • Zeer kleine objecten krijgen een label of, als dat niet kan (bv. schelpjes, muntstukken, miniatuurobjecten enz.), een nummer op de verpakking.
  • Het nummer moet altijd reversibel blijven: in geval van een hernummering of herbestemming moet u het oude nummer kunnen verwijderen zonder schade aan het object. Zo'n verwijdering doet u pas nadat alles administratief bewaard en gedocumenteerd is, en eventueel gefotografeerd.

Courante methodes

1. Vernis-stift-vernismethode: u schrijft het nummer met witte of zwarte stift op een vooraf aangebracht strookje vernis. Die onderlaag voorkomt dat de inkt in het voorwerp dringt. Na droging van de inkt strijkt u er een tweede vernislaagje over, ter bescherming. De droogtijd tussen deze drie fases is belangrijk om deze methode tot een goed einde te brengen.

2. Zacht potlood: gebruik dit om papieren voorwerpen en boeken te nummeren.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           


 

3. Stoffen etiket: u schrijft met een textielstift op een strook katoenen keperlint en naait dit met losse steken op het textiel.


 

        

4. Label: u brengt dit aan met een katoenen lint of katoen-polyesterdraad. Dit label is doorgaans van zuurvrij papier en kunt u beschrijven met zwarte stift of bedrukken met een barcode.

5. Etiket: gebruik zuurvrij papier en niet-zure lijm of zuurvrije, wateroplosbare gegomde kleefband van archiefkwaliteit.

Zuurvrije APLI labels met touwtje. Foto: © Musea en Erfgoed Antwerpen
Objecten worden vastgemaakt met katoenlint aan labels met barcode én museumfoam. Foto: © Musea en Erfgoed Antwerpen
Labels met barcode rond opgerold textiel met een beschermlaag van zuurvrij zijdepapier. Foto: © Musea en Erfgoed Antwerpen
Labels met barcode kunnen soms moeilijk aan kleine objecten vastgemaakt worden. Steek ze dan mee in de verpakking. Foto: © Musea en Erfgoed Antwerpen
Etiketten worden vaak aangebracht op archiefdozen. Foto: © Provincie Limburg, fotograaf: Tine Hermans


6. Elektronische tag: dit is een interactieve chip, aangebracht bij of op het voorwerp, of in de verpakking. De radiogolven worden gelezen door middel van een antenne, zodat het voorwerp niet aangeraakt of verplaatst hoeft te worden.

Soms beslist men om een object een voorlopig nummer te geven aan de hand van een label. Nadien wordt het definitieve nummer op het object zelf aangebracht.

Aan de slag!

  • Hanteer de (kunst)voorwerpen, zoals edelsmeedwerk, textiel, boeken enz. met katoenen of nitril handschoenen.
  • Pas indien nodig de ondergrond aan, zodat het voorwerp stabiel staat of ligt. 
  • Ga zorgvuldig en omzichtig te werk, materiaal per materiaal, en beperk u telkens tot enkele voorwerpen. 
  • Nummer bij voorkeur steeds in dezelfde contrasterende kleur, het liefst in het zwart, en in het wit op donkere voorwerpen en gekleurd glas.
  • Nummer op een zuivere, dus niet-vervuilde, ondergrond. Indien nodig moet u eerst het object ontstoffen.
  • Vergewis u er vóór het nummeren van dat het voorwerp in goede conditie is. Schrijf bijvoorbeeld niet op loskomende polychromie, donker aangelopen zilver of tranend glas.
  • Gebruik een kleine maar leesbare letter, strak en schreefloos.
  • Onderstreep verwarrende cijfers (606, 66, 99 enz.) of voorzie ze van een punt.
  • Breng het nummer ook op de verpakking aan (doos, hoes enz.), zodat u het object niet hoeft uit te pakken voor identificatie.

Nog enkele tips

  • U doet er goed aan de afspraken of regels in een handleiding vast te leggen.
  • Een tijdige en goede planning is van belang om vooraf de nodige maatregelen te kunnen treffen.
  • Maak na overleg een lijst van de medewerkers en hun verantwoordelijkheid: wie verplaatst de objecten, wie fotografeert, wie maakt nota's enz.
  • Als u onverpakte objecten van diverse aard en vorm opbergt, is het aangeraden om op de legplank een contourtekening mét het inventarisnummer van het object aan te brengen. 
  • Maak van de gelegenheid gebruik om ook de opbergkasten te ontstoffen.
  • Voorwerpen in restauratie kunt u laten nummeren door de restaurator zelf.

Laten

  • Krassen, graveren of schroeven in het materiaal (eventuele uitzondering: zie glasramen).
  • Het gebruik van metaal, zoals nummerplaatje, bevestigingsdraad enz.
  • Nagellak, zelfklevende stickers, plakband enz., want deze veroorzaken chemische schade aan het object.

Deze pagina werd uitgewerkt door Livia Snauwaert van het Departement Cultuur, Jeugd en Media en Jan De Cock voor Depotwijzer.be.