De collectie-informatie up-to-date houden is een van de belangrijkste taken van de registrator of depotbeheerder. Die moet op elk moment kunnen voorleggen hoeveel objecten er zich in een bepaalde ruimte bevinden, hoeveel er zijn uitgeleend of in restauratie zijn, waar een specifiek object zich exact bevindt enz. Een bijgewerkte en volledige inventaris is de hoeksteen van het collectiebeheer. De tijd waarin de depotbeheerder alle objecten 'uit het hoofd' wist staan, is definitief voorbij. Alle informatie moet geregistreerd zijn.

Informatieverlies

Toch kan het gebeuren dat de informatie in het collectiebeheersysteem afwijkt van de reële situatie in uw instelling. Dat kan meerdere oorzaken hebben:

• Er is een historische achterstand met het registreren van bepaalde deelcollecties.
• Er zijn fouten geslopen in de registratie van bepaalde informatie.
• Een duidelijke procedure voor standplaatswijzigingen ontbreekt.
• Er is wel een procedure voor standplaatswijzigingen, maar meerdere collega's kunnen objecten verplaatsen. Zij zijn niet allemaal bekend met de procedure of leven ze niet nauwkeurig na.
• Er is onvoldoende tijd of kennis om de conditie van objecten op te volgen, waardoor objecten verder aftakelen zonder dat u tijdig kunt ingrijpen. En waardoor u enkel de spreekwoordelijke brandjes kunt blussen.
• Er is een probleem met de opslag van gegevens en/of documentatie.
• Er zijn moedwillig gegevens gewist of veranderd, bijvoorbeeld om een diefstal te verdoezelen.

Hoe voorkomt u dit?

• Scherp uw procedures en werkafspraken aan volgens SPECTRUM. Voorzie een infomoment of een herhaling voor uw collega's en vrijwilligers. 
• Kijk jaarlijks de toegangsrechten en rollen in het collectiebeheersysteem na. Dit wordt besproken op de pagina 'Hoe start u met een collectiebeheersysteem?'
• Organiseer periodieke standplaatscontroles en conditiecontroles om de volledigheid en nauwkeurigheid van uw collectiebeheersysteem te testen. 
  • Volg daarvoor de SPECTRUM-procedures 'Audit' en 'Conditiecontrole en technisch onderzoek' en de handleiding 'De steekproef als hulpmiddel voor collectiebeheer'.
  • Bepaal de taken, scope en frequentie volgens de draagkracht van uw instelling. Er zijn geen richtlijnen voor de frequentie: kies liever voor een haalbaar doel dan voor een halfslachtig resultaat.
  • Op de volgende pagina's leest u er meer over.
• Organiseer af en toe een thesaurusopschoning.
• Schrijf na elke controle of opkuisbeweging een rapport met de werkwijze, de duurtijd en de voornaamste bevindingen. Dit is zeer nuttige informatie om terug te koppelen met uw directie, om mee aan de slag te gaan, maar ook om een volgende controle te organiseren.
• Vul in uw collectiebeheersysteem per gecontroleerd record de datum van de controle in en de naam van de controleur. Zo heeft u bij een probleem dat later opduikt een ijkpunt.