Erfgoed is onderhevig aan aftakeling, slijtage en schade. Om tijdig te kunnen ingrijpen, is het belangrijk dat u de toestand van uw collectie opvolgt. Minstens even belangrijk is de correcte en uniforme registratie van de schade in het collectiebeheersysteem.

Definities van de begrippen uit SPECTRUM:

• Conditiecontrole: de controle van de fysieke toestand van een object of een groep objecten, doorgaans door observatie, vastgelegd in een conditierapport of in het collectiebeheersysteem. Vaak leidt een conditiecontrole tot aanbevelingen voor het gebruik, de behandeling en de omgeving.
• Conditie-inspectie: een opeenvolgende reeks van conditiecontroles waarmee kan worden vastgesteld of de conditie van een object verbetert of verslechtert.
• Conditiedoorlichting: de conditiecontrole van een groot aantal objecten.
• Materiaaltechnisch onderzoek: een grondig (natuur)wetenschappelijk en fotografisch onderzoek van de fysieke elementen van het object. De resultaten worden genoteerd in een gedetailleerd rapport over de samenstelling van het object en zijn conditie. Dit onderzoek leidt vaak tot aanbevelingen voor het gebruik, de conservering en de omgeving.

Hoe pakt u het aan?

Wie?

U en uw collega's komen het vaakst in aanraking met de objecten en vormen dus de eerstelijnscontrole. Met een kritisch oog kunt u zelf wijzigingen in de toestand (bv. barst, verkleuring, schilfering, uitvliegopeningen van insecten) opmerken, registreren en advies vragen. Om grotere of zwaardere objecten veilig te kunnen verplaatsen, werkt u best minimaal per twee.

De interpretatie van de ernst van de schade, de oorzaak en de noodzakelijke acties vergen materialenkennis en ervaring: een conservator-restaurator kan deze taak met kennis van zaken voor u uitvoeren en een conditierapport opmaken. 

Soms treedt er 'rapporteringsmoeheid' op. Het kan gebeuren dat de depotbeheerder een bepaalde schade minimaliseert of over het hoofd ziet. Wissel de geregistreerde gegevens voldoende uit of laat u door externe deskundigen begeleiden.

Volgens welke methode?

• Volg de SPECTRUM-procedures 'Conditiecontrole en technisch onderzoek' en 'Audit' voor een conditiedoorlichting.
• De conditiecontrole of -doorlichting kan op verschillende manieren gebeuren. Het meest gedetailleerde resultaat krijgt u met een controle per object, maar dit is natuurlijk een tijdrovende bezigheid en niet altijd realistisch. Bij grotere collecties is het handiger om een steekproef te doen. Hoe u dat doet, leest u in de e-publicatie 'Steekproef: hulpmiddel bij collectiebeheer'.
  • Voor archieven en erfgoedbibliotheken werd er een specifieke steekproefsgewijze aanpak ontwikkeld, respectievelijk UPAA en UPLA genoemd. 
• Er zijn verschillende schadeatlassen en bijhorende conditiebladen om u te helpen bij het herkennen van schade aan een bepaalde materiaalsoort (zie leestips onderaan). Daarom kan het handig zijn om de toestand van uw collectie te controleren per materiaalsoort.
• Welke velden u in het collectiebeheersysteem moet invullen en hoe u dat gestandaardiseerd aanpakt, leest u in het Invulboek Objecten: groep Conditie.

Wanneer? Hoe vaak?

Er is geen standaard die bepaalt wanneer en hoeveel keer u een toestandscontrole moet uitvoeren.

Omwille van aansprakelijkheid en verzekeringskwesties doet u best altijd een controle van de conditie en de volledigheid bij:

• Binnenkomst van een object. Het eerste conditierapport is tevens de nulmeting, aan de hand waarvan u latere ontwikkelingen kunt inschatten.
• Inkomende bruiklenen (objecten die u leent van een andere beheerder).
• Uitgaande bruiklenen (objecten die u uitleent aan een andere organisatie).

Voor objecten of deelcollecties die weinig 'bewegingen' meemaken of weinig gehanteerd worden door u en uw collega's, kunnen bijkomende controles nodig zijn. De frequentie en aanpak hiervan bepaalt u zelf. Werk op basis van een prioriteitenlijst een meerjarenplanning uit en neem dit op in het collectieplan. Bijvoorbeeld: eerst alle objecten die nog nooit een check-up kregen, eerst de materialen die gevoelig zijn aan aanwezige risico's en/of eerst alle topstukken van het museum. Om tijdsefficiënt te werken, kunt u de conditiedoorlichting best combineren met andere werkzaamheden, zoals een standplaatscontrole of een waarderingsoefening.

Het beste tijdstip voor een controle kan afhangen van de seizoenen. Bij een niet-geklimatiseerde ruimte gebeurt ze het best in de lente, bij het uitvliegen van de insecten. In een stabiele, geklimatiseerde ruimte zal het seizoensgegeven minder meespelen.

Wat hebt u nodig?

Voorzie op voorhand het nodige materiaal, zodat u vlot en veilig kunt doorwerken:

• beschermingsmateriaal, zoals handschoenen,
• een (verrijdbare) werktafel of een tafelwagentje,
• materiaal om een voorwerp mee te ondersteunen, zoals een kussen, een laag zachte foam of een boekensteun,
• potloden,
• inventarislijsten met de geregistreerde toestand,
• kopies van het conditieblad, of een laptop om de bevindingen te noteren,
• vergrootglas,
• zaklamp of staande lamp, om met scheerlicht te kunnen kijken naar onregelmatigheden in het oppervlak,
• meetlat, om de grootte van scheuren of kieren op te meten,
• fotocamera met opgeladen batterij. Die kunt u gratis ontlenen bij de Uitleendienst Erfgoed.

Documentatie om schade te evalueren:

• oudere foto's van het object,
• oudere conditierapporten, inspectierapporten van Monumentenwacht en restauratieverslagen,
• schadeatlas(sen),
• het hoofdstuk Materialen en soorten collecties,
• VerzekerDe Bewaring.

Er bestaan tegenwoordig ook verschillende applicaties voor digitale conditierapportage. Als u vaak conditierapporten schrijft, is zo'n investering wellicht het overwegen waard.

Conditiecontrole bij binnenkomst

• Plaats het voorwerp eerst in een quarantaineruimte om andere objecten te beschermen tegen mogelijke besmetting of aantasting door houtworm, schimmels en dergelijke.
• Maak een beknopte omschrijving van de conditie en vermeld daarin beschadigingen en lacunes. Soms is een uitgebreide conditierapportage vereist en een beoordeling van de risico's, zowel voor mensen als voor andere objecten.
• Voeg steeds een of meerdere afbeeldingen toe.
• Digitaliseer alle externe documenten die te maken hebben met de conditierapportage of mutatie van objecten. Registreer deze documenten altijd in het collectiebeheersysteem en bewaar ze duurzaam.
• Noteer eventuele ontbrekende stukken.
• Houd losse onderdelen van het voorwerp bij elkaar, bijvoorbeeld door ze in één verpakkingseenheid te doen. Neem desnoods een overzichtsfoto van alle stukken en plak die op de verpakking. Registreer altijd welke en hoeveel losse onderdelen er zijn; dan valt het sneller op wanneer er iets ontbreekt.
• Als het aantal objecten niet geteld kan worden, bijvoorbeeld bij een groot aantal potscherven, maak dan een aantekening van de omvang, bijvoorbeeld 'twee dozen'. Een andere oplossing is de verpakking met inhoud wegen.
• Pak een voorwerp dat verpakt wordt aangeboden voorzichtig uit. Registreer zo nodig hoe het verpakt is, bijvoorbeeld door foto's te maken. Wanneer het object na enige tijd teruggaat, is het handig te weten hoe het verpakt was en het op dezelfde wijze terug te bezorgen. Objecten worden alleen zonder direct onderzoek aanvaard als het uitpakken door gespecialiseerd personeel moet gebeuren. Noteer dit op het ontvangstbewijs.
• Plaats het object pas na controle van de conditie in het depot.