Zeldzame gebeurtenissen met fysische krachten, brand of overstroming kunnen ervoor zorgen dat objecten gemixt raken en dat de band met hun identificatiegegevens verloren is. Diefstal betekent totaal verlies van een object. Hoewel het object hierbij verloren is uit een collectie, in plaats van misplaatst binnen een collectie, is het effect gelijkaardig.

Wat zijn de oorzaken van informatieverlies? 

Zowel handelingen als het ontbreken of nalaten van handelingen kunnen bijdragen tot het risico van informatieverlies. Een voorbeeld van een actie die informatieverlies teweegbrengt is het misplaatsen van een object. Een voorbeeld van nalatigheid is het gebrek aan registratie van een uitgaande bruikleen.

Verkeerde acties

Alle activiteiten met als gevolg: het verlies van voorwerpen, het verlies van gegevens, het verlies van een of meerdere verbanden tussen object en gegevens. Bijvoorbeeld:

• objecten verkeerd plaatsen,
• inventarisnummers of labels verwijderen,
• onleesbare of dubbelzinnige registratie of nummering,
• registratie van gegevens op een niet-permanente manier,
• fouten tijdens het overzetten of overschrijven van gegevens,
• gebruik van ongeschikte materialen en producten voor het nummeren en verpakken van objecten, zoals inkt die niet kleurvast en uv-bestendig is, labels die gevoelig zijn voor scheuren en slijtage, of zuur papier.

Specifieke voorbeelden zijn:

• Het hanteren van een object of collectie op een manier die onrespectvol is voor bepaalde stakeholders en daarmee waardeverlies inhoudt voor die stakeholders, bv. heilige en gewijde objecten.
• Objecten die gebruikt worden als gerechtelijke bewijzen, waarvan de integriteit niet gegarandeerd kan worden.

Nalatigheid

• Depotruimtes die niet opgeruimd gehouden worden, werken informatieverlies sterk in de hand.
• Juridische verplichtingen (bv. import- en exportrestricties of douaneformaliteiten, onbetwistbaar eigendomsbewijs) om het eigendom te waarborgen worden niet opgevolgd.
• Elektronische data (collectieregistratie, maar denk ook aan audiovisueel materiaal op onstabiele dragers, digital born erfgoed) zijn niet overgezet naar nieuwe formaten om de toegankelijkheid te waarborgen.
• De objectidentificatie is niet permanent.
• Objecten of collecties zijn niet als zodanig adequaat geïdentificeerd om weggooien te voorkomen.
• De standplaats van objecten wordt niet nauwkeurig getraceerd om te voorkomen dat ze zoek raken.
• Onderhoudspersoneel is niet voldoende ingelicht om te voorkomen dat (delen van) objecten per ongeluk worden weggegooid of misplaatst.

Nalatigheid kunt u voorkomen door het uitschrijven en opvolgen van adequate procedures voor registratie, standplaatswijziging, inventarisbeheer en hanteren. Houd rekening met de werkdruk en de haalbaarheid en zorg dat iedereen toegewijd blijft aan de procedures, ook bij een hoge werkdruk.

Wat zijn de gevolgen van informatieverlies? 

Het verlies van objecten, of hele collecties en de gegevens die hun waarde geven door de context en de betekenis. Met 'verlies' bedoelen we hier: 'niet terugvinden wat is opgevraagd'.

Het effect kan klein lijken, zoals de onzekerheid dat een enkel object goed is geïdentificeerd. Geen enkele collectie is immers perfect gedocumenteerd en er sluipen altijd fouten in de registratie. Wanneer de graad van fouten voor onderzoekers en gebruikers (ook het personeel) onaanvaardbaar wordt, dan zijn niet alleen de objecten zelf aangetast. Ook de gehele collectie zal daardoor aan waarde verliezen.

Het verlies kan ook onmiddellijk optreden als een organisatie de waarde van de objecten niet begrijpt en beslist ze af te stoten. Collectie-onderdelen kunnen per ongeluk weggegooid worden, eenvoudigweg omdat ze niet adequaat geïdentificeerd zijn als deel van die collectie. Verlies kan ook optreden door een verandering van doelstellingen of visie van de organisatie, wanneer het bestuur zich wil ontdoen van collecties door vernietiging. Hoewel dit om een keuze gaat en dus niet als een risico herkend zal worden vanuit het perspectief van de organisatie, gaat het (soms) wel om een verlies voor de maatschappij.

Objecten en collecties met een hoge gevoeligheid

Objecten

• Onwettig verworven objecten;
• voorwerpen met kleine afmetingen (moeilijk te labelen);
• fragiele voorwerpen (moeilijk te labelen);
• objecten met een hoge culturele waarde;
• objecten met onopgelost copyright of met problemen over eigendomsrecht;
• objecten die momenteel 'uit de mode' zijn, zoals oude taxidermische specimens;
• objecten met een andere gebruikswaarde dan de bulk van de collectie (bijvoorbeeld tentoonstellingswaarde in een onderzoekscollectie);
• objecten aangewend voor onderzoek op een destructieve wijze.

Collecties

• Een groot aantal objecten;
• hoge diversiteit aan objecten;
• collectiegegevens die vanuit verschillende bronnen worden gegenereerd of aangevuld;
• traditie van het illegaal verwerven van objecten;
• algemene slechte conditie van de objecten;
• digitale media gevoelig voor aftakeling en veroudering.

Collectiemedewerkers

• Toegang tot de collectie zonder beperkingen of zonder regels;
• het personeel is zich niet bewust van de wettelijke bepalingen;
• keuze van onstabiele producten of armoedige systemen voor catalogi en labels;
• onvolledige of inadequate registratie;
• het personeel is niet vertrouwd met de organisatie in het depot;
• slechte organisatiestructuur van de collectie;
• de waarde van de collectie is niet gekend door andere medewerkers;
• de culturele waarde wordt niet begrepen of gewaardeerd door de beheerders;
• onopgeleide vrijwilligers zijn zich niet bewust van de juiste procedures.

Verantwoordelijkheid van de directie

• De collectie wordt niet bewaard in toegewezen en geschikte ruimtes;
• de zorg voor de collectie is niet de eerste prioriteit;
• onvoldoende, parttime medewerkers;
• het personeel is niet opgeleid in collectiebeheer;
• er wordt een lagere prioriteit gegeven aan zorgvuldigheid dan aan productiviteit;
• onvermogen om de appreciatie voor de erfgoedwaarden aan te moedigen.

Geïntegreerde risicobeheersing

Doeltreffende procedures en regels zijn de sleutel om informatieverlies te beperken en te beheersen: SPECTRUM kan hiervoor een goede leidraad zijn. Procedures zijn vaak de verantwoordelijkheid van de registrator of de collectiebeheerder. In kleinere organisaties kan de verantwoordelijkheid hiervoor liggen bij zowel collectiebeheerders, als vrijwilligers of studenten.

U kunt het risico op informatieverlies verkleinen door alle transacties, gebruik en verplaatsingen van de objecten nauwgezet te documenteren, en door het systematisch en correct toepassen van de procedures die de objecten verbinden met hun gegevens.

• Dit begint met het verzekeren/uitklaren van de eigendomstitel van objecten. Laat papierwerk dat noodzakelijk is om een object te verwerven, op te halen of te importeren het object steeds vergezellen. Stappen ondernomen tijdens de verwerving moeten duidelijk zijn en officieel gedocumenteerd.
• Link de objecten vervolgens eenduidig aan een acquisitiefiche of schrijf ze in in het aanwinstenregister. 
• Wijs aan het object een uniek identificatienummer toe.
• Registreer dat nummer en alle identificatiegegevens in het collectie-informatiesysteem. Deze inventarisfiches moeten regelmatig worden geactualiseerd én onderhouden én veilig gearchiveerd. Indien nodig moeten ze worden omgezet naar een recenter bestandsformaat. Medewerkers moeten opgeleid zijn om deze acties te ondernemen en eventuele problemen op te lossen.
• Maak een heldere procedure om de voorwerpen op de juiste manier te nummeren. Leg vast:
  • met welke methode het nummer moet worden aangebracht,
  • welke materialen hiervoor gebruikt moet worden,
  • wanneer tijdelijke dan wel permanente nummers toegekend worden tijdens het proces van verwerving, voorbereiding van een tentoonstelling of uitgaande bruikleen.

Als er voldoende procedures aanwezig zijn, is de kritische factor voor het beperken van het risico op informatieverlies de volharding van de medewerkers om bij hogere werkdruk te blijven voldoen aan deze standaarden.

Wat betreft de digitale archiefcollecties, is de gehele collectie en niet enkel de collectie-informatie in gevaar. Vooral voor digitale collecties die niet vaak worden geconsulteerd is dit een hoog risico. De kans bestaat dat de data onleesbaar worden omdat ze niet tijdig zijn overgezet naar nieuwe software. Voor de meeste instellingen is de meest efficiënte methode het linken van de back-up en herformattering van de digitale collectie-informatie aan die van het zakelijke documentbeheer.

Doeltreffend beleid en procedures vormen de sleutel om de risico’s te beheersen. Het ontwikkelen en implementeren van dergelijke inspanningen houdt in dat er periodiek wordt geactualiseerd, opgeleid en geanalyseerd om de kwaliteit te handhaven. 

Voorkomen

• Zorg ervoor dat er een duidelijke identificatie aan de objecten wordt toegekend, nog vooraleer ze verworven worden.
• Label alle objecten of groepen objecten met identificatienummers. Soms is dat niet haalbaar, omdat het object te klein of te fragiel is. Gebruik in dat geval een hanglabel of breng het nummer aan op de individuele verpakking of op de ondersteuning.
• Geef ook de standplaatsen een uniek nummer om alle verplaatsingen eenduidig te kunnen registreren.

Blokkeren

• Ontwikkel en implementeer beleid en procedures om te verzekeren dat alle bewegingen van objecten adequaat geregistreerd worden en dat de richtlijnen voor het labelen correct en systematisch worden toegepast. 
• Vul de inventaris altijd aan met duidelijke foto's. Indien het nummer toch verloren gaat of onleesbaar wordt, kunt u zo de gezochte informatie met enige moeite toch nog terugvinden.

Detecteren

• Voer regelmatig een controle uit van de inventaris om symptomen van informatieverlies op te sporen. In grote collecties is een steekproefsgewijze aanpak een valabel alternatief voor een volledige check-up.
• Een proeflezing van data na de invoer of migratie is essentieel om transcriptie- of migratiefouten op te sporen.

Reageren

• Implementeer procedures voor het vervangen van verkleurde of verdwenen labels, het opnieuw archiveren van documentatie na gebruik enzovoort. 
• Periodieke training van vrijwilligers, medewerkers, en de gebruikers van de collectie in deze procedures helpt om informatieverlies te voorkomen.
• Het opschonen van data en het rechtzetten van registratiefouten zijn andere mogelijke reacties op problemen met informatieverlies.

Remediëren

• Onderhoud en gebruik een systeem voor het documenteren van objecten die gescheiden zijn van hun data en data die gescheiden zijn van hun objecten. Dit houdt vaak in dat u een register bijhoudt van losgeraakte labels, inventarisfiches, en/of specimens dat kan worden geraadpleegd om overeenkomsten te vinden bij het ontdekken van nieuwe verweesde onderdelen.
• Vraag gebruikers om verweesde objecten onder de aandacht te brengen van de collectiemanager.
• Voor digitale collecties die niet meer leesbaar zijn vanwege een verouderd bestandsformaat kunnen regelingen getroffen worden om ze te herformatteren.