Hoofdstuk 3: Noodreactie en herstel

Het beredderingsteam in overleg tijdens een oefening. Foto: Depotwijzer.be

Het noodreactie- en herstelplan is de kern van het calamiteitenplan. U moet er snel en in de juiste volgorde alle informatie vinden die u nodig hebt om correct te handelen.

Per calamiteit is een bundel uitgewerkt met alle informatie die nodig is voor de eerste noodreactie en bij het herstel. We werkten de volgende noodsituaties uit:

Bommelding - verdacht pakje
Brand
Water
Stroomstoring - technische problemen
Diefstal - vandalisme

Het calamiteitenplan kan nog worden uitgebreid met bundels voor de uitbraak van ongedierte en/of schimmel, overvallen, gaslek/ontploffingsgevaar en andere risico's die zich plots kunnen manifesteren en die u niet kunt controleren. Baseer u hiervoor op uw risicoanalyse. Andere schadefactoren zoals verontreinigingen, fysische krachten, informatieverlies, verkeerde temperatuur, verkeerde relatieve vochtigheid en licht en straling behoren eerder tot de 'dagelijkse' preventieve conservering.

Een gelijkvormige structuur en korte imperatieven kunnen zorgen voor een vlot verloop in nood. Wij hebben ons gebaseerd op de applicatie ERS: Emergency Response and Salvage. Maak voor de herkenbaarheid gebruik van de veiligheidspictogrammen die zijn vastgelegd volgens de Europese norm ISO 7010.

We bespreken hieronder de stappen die aan bod moeten komen in een noodreactie- en herstelplan.

Alarmeer

De veiligheid van mensen primeert. Start de evacuatieprocedure voor de mensen. Zoek naar hulp en help mindervalide mensen.
Schakel de alarmprocedure in en waarschuw de verantwoordelijke van het gebouw.
Controleer of de energiebronnen (gas, elektriciteit) en het water zijn afgesloten. Laat dit over aan wie bevoegd is.
Bij noodweer met stortvloed en hevige regenval: plaats voorwerpen op een hoger niveau dan de kelder en zeker verwijderd van de vloer en van de onderste legplanken.
Neem de waarschuwingslijst mee, de inventaris, de nooduitrusting en het calamiteitenplan.
Contacteer de crisisploeg (coördinatoren) om instructies te geven.

Veiligheid eerst

Ga het gebouw niet binnen vooraleer het is vrijgegeven door de brandweer, de politie of de veiligheidsdienst.
Blijf kalm en stel iedereen gerust. Alarmeer het personeel en breng ze op de hoogte van mogelijke gevaren.
Werk voor de veiligheid telkens met twee personen.

Verdere acties wanneer de locatie veilig is

Wees voorzichtig bij het betreden van de ruimtes!
Let op omvallende of instortende kasten en obstakels.
Let op schade aan de elektriciteitsleidingen, vonkontladingen, defecte of beschadigde draden en de geur van verbrande isolatie. Schakel de elektriciteit uit aan de hoofdschakelaar als dat zonder risico mogelijk is (alleen door wie bevoegd is). Meld de problemen aan het elektriciteitsbedrijf.
Sluit de waterleidingen af.
Ruikt u gaslucht of hoort u een sissend geluid? Open een raam en verlaat onmiddellijk het gebouw. Laat de hoofdkraan afsluiten door iemand die weet hoe het moet. Blijf van lichtknopjes en andere schakelaars af. Door het minste vonkje kan het gas ontploffen. Contacteer het gasvoorzieningsbedrijf onmiddellijk.

Zet een crisiscentrum op

Roep de hulp in van de collectiehulpverleners en schakel de vrijwilligers in de omgeving in.
Zet een crisiscentrum op voor de communicatie met als uitrusting: computers, een kopieerapparaat en communicatiemiddelen (gsm, walkietalkies, enz.).
Let op voor diefstal door voorbijgangers. Alleen de politie geeft toelating om het gebouw binnen te gaan en de brandweer kijkt na of het veilig is.
Zet een controlepost op voor de communicatie tussen verschillende diensten.
Zorg voor een veilige en afsluitbare reddingswerkruimte met afsluitbare kasten, niet-roestende tafels en rekken, absorberende materialen (vloeipapier, keukenrol, handdoek), spoelbassins, kratten, siliconenpapier, plasticfolie en schoon water, ventilatoren, stopcontacten, enz.
Controleer de financiële mogelijkheden, verzekeringen, hulp door de overheid, enz.
Contacteer beredderingsbedrijven en restauratoren (hulpverleners voor vriezen en vriesdrogen; zie adressenlijst restauratoren) en meld de omvang van de schade.
Laat het veiligheidssysteem herstellen.

Stabiliseer het gebouw

Stabiliseer het gebouw nadat het is vrijgegeven door brandweer/politie.
Delen van het gebouw kunnen verontreinigd zijn. Ga het gebouw niet binnen zonder veiligheidsmaatregelen en draag uw persoonlijke beschermingsmiddelen.
Probeer bouwkundig gevaarlijke situaties op te heffen. Ondersteun zo nodig losgeraakt materiaal. Verwijder puin van de vloer, maar let op authentiek materiaal!
Identificeer de schade per ruimte en verwijder vuil op de grond.
Tracht de temperatuur en relatieve vochtigheid onder controle te houden en zorg dat de RV niet te hoog (boven 65%) wordt en de temperatuur niet boven 20°C gaat om schimmelgroei te vermijden.
Zet bij warm weer de airconditioning zo koud mogelijk. Behalve na een brand, dan is er kans op de verspreiding van roet.
Bij een lage temperatuur en lage RV buiten en hoge relatieve vochtigheid binnen: open ramen en gebruik ventilatoren.
Laat de verwarming zo veel mogelijk uit. Verwijder stilstaand water. Gebruik regelbare ontvochtigingsapparatuur als alles nat is geworden.
Droog stapsgewijs tot de juiste vochtigheidsgraad is bereikt. Te droog maken of te snel drogen is niet goed.
Verminder de stank en eventuele nog aanwezige gassen door ventilatie.
Bedek gebroken ramen met plastic indien het buiten warmer is dan binnen of gebruik tape.
Verzet geen voorwerpen zonder de conditie en nieuwe locatie ervan te noteren.
Maak foto's van de conditie van de collecties (nog niet van de individuele voorwerpen) en het depot.
Noteer de schade: belangrijk voor verzekeringen en om een herstelplan op te maken.
Neem gegevens mee van personeel, verzekeringen, inventaris, prioriteitenlijst, instanties (zie hoofdstuk 2).
Maak gebruik van de checklist waterschade en het waterschadewiel bij waterschade.
Pak kasten, stellingen en dergelijke in met plasticfolie en watervaste kleefband.
Haal voorwerpen van buiten naar binnen of zet ze vast.
Verzamel de nodige nooduitrusting.

Documenteer en evalueer de schade

Informeer de verzekeraar en/of de risicomanager en de financiële dienst. Mogelijk heeft u een evaluatie ter plaatse nodig vooraleer u actie kunt ondernemen.
Maak een eerste rondgang langs alle getroffen plekken, zodra het veilig is.
Maak een conditiebeschrijving voor u de objecten verplaatst. Gebruik goed beeldmateriaal om de staat van de collectie en het gebouw te registreren. Maak toelichtende teksten bij het beeldmateriaal.
Maak een ruwe schatting van het type materialen dat is beschadigd, de aard en de omvang van de schade. Een gedetailleerde evaluatie vertraagt het herstel.
Stel iemand aan om te onderhandelen met de verzekeringsagent, om de besluiten vast te leggen en voor het in veiligheid brengen van de voorwerpen.
Kijk uit voor de veiligheid van de collectiehulpverleners bij de evacuatie. Bepaal de status van de veiligheidssystemen.
Onderzoek of er schimmelaantasting is. Noteer hoe lang de materialen nat zijn, de temperatuur en relatieve vochtigheid. Herhaal de evaluatie als de condities veranderen.
Het documenteren van de schade is essentieel voor de verzekeringen en zal u helpen bij het plannen van het herstel.
Leg elke stap in het bergings- en herstelproces vast: fotografeer, schrijf op of spreek in op een bandje.

Bescherm/recupereer

Voor u het herstelplan uitvoert, houd u elke materiaalgroep in dezelfde conditie: natte voorwerpen nat, droge voorwerpen droog en vochtige voorwerpen vochtig.
Maak een onderscheid tussen beschadigde en onbeschadigde voorwerpen.
Laat onbeschadigde voorwerpen liggen als de omgeving stabiel en veilig is; indien niet, verplaats ze naar een veilige, klimaatgecontroleerde omgeving buiten de loop- of rijroutes. Registreer alle verplaatsingen.
Verplaats voorwerpen bij ramen en in kelders naar watervrije plekken. Verplaats ze bij een overstroming naar hogere verdiepingen. Verhuis de voorwerpen niet naar de zolder bij een zware storm.
Als geen enkel deel van het gebouw droog is, bescherm dan de voorwerpen met plasticfolie. Sluit de plastic niet af, anders is er gevaar voor een ongunstig microklimaat.
Sorteer de voorwerpen volgens de nood aan ingrepen en de ernst van de schade.
Houd ook rekening met de prioriteitenlijst: dat wil niet altijd zeggen dat u de waardevolste objecten eerst moet evacueren: u moet vooral controleren of ze veilig zijn en ze indien nodig beschermen.
Houd bij welke voorwerpen behandeling nodig hebben: waar, datum, nodige ingrepen, standplaatsregistratie (collectie-informatiesysteem of evacuatieformulier).
Zoek alle stukjes van gebroken voorwerpen bij elkaar en label ze.
Beperk het administratief werk tot het minimum, breng vooral de voorwerpen in veiligheid (zie later).
Controleer dagelijks op schimmelgroei. Als er schimmelgroei optreedt, isoleer de voorwerpen.
Vul het evacuatieformulier in voor de voorwerpen die zullen worden geëvacueerd. Registreer hoe lang de voorwerpen nat zijn geweest.
Goede documentatie van de schade is van belang voor de verzekering en draagt bij aan een snelle afwikkeling.

Prioriteiten bij herstel

Werk reddingsprioriteiten uit per groep van materialen, niet object per object.

Focus voor de eerste bescherming en redding op de prioriteitenlijst. Als die er niet is: bepaal de prioriteiten niet zozeer per voorwerp, maar eerder volgens de kwetsbaarheid van de materialen voor het incident in kwestie:
- objecten in bruikleen van andere instellingen;
- collecties die rechtstreeks verband houden met het collectieplan;
- unieke collecties die het meest worden gebruikt;
- meest waardevolle of minst vervangbare;
- meest representatieve per onderwerp;
- objecten met de grootste kans op verdere aftakeling als ze niet worden behandeld;
- materialen die de meeste kans hebben om succesvol te worden gered.
Denk ook aan de vitale informatie over de instelling:
- collectieregistratie;
- back-ups van het collectie-informatiesysteem.

Tips voor herstel van het gebouw

Roep de hulp in van de architect (dienst Patrimonium) om het gebouw watervrij te maken.
Verwijder stilstaand water uit kelders en kruipruimtes.
Contacteer een bouwfysisch ingenieur voor u water wegpompt: bij een hoge grondwaterstand kan pompen leiden tot het inzakken van de fundering of het breken van de vloeren.
Verwijder isolatiemateriaal dat doordrongen is van water en niet-historische afwerking.
Reinig eerst de historische vaste interieurafwerking. Vraag hierover raad aan een gekwalificeerde restaurator.
Droog de lucht door een goede ventilatie of met regelbare ontvochtigingsapparatuur. Gebruik nooit toestellen die kurkdroge lucht in de ruimte pompen.

Tips voor historische gebouwen/monumenten

Overleg voor het reinigen van monumenten en historische gebouwen met organisaties voor monumentenzorg, een restauratiearchitect, en een onderzoeker van historische interieurs.
Verwijder (stilstaand) water uit de kelder.
Overleg met een bouwfysisch ingenieur voor het wegpompen van water.
Ondersteun los pleisterwerk met triplex en houten steunplaten (T-klampen).
Inventariseer losse historische afwerking en decoratieve elementen.

Evacuatie van het erfgoed

Evacueer de voorwerpen volgens de volgorde van de prioriteitenlijst. Laat de voorwerpen aangetast door water staan en verzet ook geen voorwerpen die zijn aangetast door rook of brand, tenzij ze de weg versperren. Zo voorkomt u vervolgschade.