Het opstellen van een beleidsplan is een goede aanleiding om de eigen organisatie weer eens met een frisse blik te bekijken, om na te gaan wat er goed gaat en waar er verbetering mogelijk is. Maar hoe pakt u dit proces precies aan? In dit dossier vertellen we u hoe u een beleidsplanningsproces kunt vormgeven.

De vijf stappen van een planningsproces

Een beleidsplanningsproces bestaat uit vijf grote fases, die elk een ander doel hebben:

• Het traject voorbereiden: tijdens deze eerste stap maakt u een stakeholderanalyse, stelt u uw planningsteam samen en denkt u na over de momenten waarop u een bredere groep wil betrekken. Het resultaat is een schets van het beleidsplanningstraject, bijvoorbeeld in het schema dat u onderaan deze pagina vindt.
   
• Missie en visie formuleren: in deze stap verbeeldt u zich waarvoor u wil gaan en welk verschil uw organisatie wil maken. Deze fase resulteert in een ontwerp van missie en visie en in een overzicht van waarden die u belangrijk vindt. 
   
• Omgevingsanalyse maken: in deze fase onderzoekt u wanneer u die droom al waarmaakt en waar er nog kansen voor verbetering zijn. Dit doet u door uw huidige producten en diensten te evalueren, uw interne processen kritisch te bekijken, na te gana welke noden er in de omgeving leven en een aantal externe trends onder de loep te nemen. Deze fase resulteert in tussenlandingen: deelrapporten, overzichten en werkmateriaal dat u in de volgende stappen kunt inzetten.
   
• Nieuwe producten of diensten ontwerpen: nadat u weet wat er al is, en wat eventueel zou kunnen, is het de moeite waard om een tussenfase in te lassen waarin u nieuwe producten of diensten ontwerpt. Door even heel concreet na te gaan welke pistes interessant kunnen zijn, toetst u meteen wat haalbaar is en vooral wat energie geeft om verder op in te zetten. Deze fase resulteert in scenario’s en prototypes.
   
• Beleidsplan uitwerken: in dit finale blok komt alles samen. Uw droom wordt concreet, en u zet de ontdekkingen en gouden ideeën om in een concreet plan voor de komende jaren. Het moment om te werken aan een SWOT, doelstellingen te formuleren en acties en indicatoren op te lijsten. Op basis daarvan maakt u een meerjarenplan en een begroting op. En het resultaat is dan een beleidsplan.

Deze vijf componenten lijken heel lineair, maar de realiteit is natuurlijk complexer dan dat. Het onderzoeken en ontwerpen stimuleren en inspireren elkaar. Vaak moet u de missie en visie ook aanpassen op basis van wat u heeft ontdekt en bedacht. De check met het meerjarenplan en de begroting kan tot gevolg hebben dat u de doelstellingen moet aanpassen. Voortschrijdend inzicht is dus altijd een belangrijke medespeler.

Werkschema

Voor het ontwerpen van uw planningstraject kunt u werken met een schema dat u tijdens de rit steeds verder kunt aanvullen. In dit dossier vindt u heel wat ideeën voor de 'hoe' van het traject. Denk ook na over de checkfase: wanneer koppelt u bijvoorbeeld terug naar de raad van bestuur? U vindt op deze pagina een Word-template voor dit schema. En ook enkele concrete voorbeelden van hoe u dat schema kunt invullen.