Op 8 oktober organiseerde piva iGov, het Oost-Vlaams agentschap voor lokaal e-government, een demonstratie van het archiefbeheersysteem (ABS) dat in 2019 kan gebruikt worden door de Oost-Vlaamse lokale besturen. Het resultaat van een traject dat meer dan een decennium in beslag nam.

Lange weg naar een ABS

Uit een onderzoek in 2008 bleken enkele lokale besturen nood te hebben aan een efficiënt systeem om zowel hun analoge als digitale archieven te beheren. Dit was het signaal voor de VVBAD, de beroepsvereniging voor archivarissen, om een werkgroep op te richten die zich zou bezighouden met de opmaak van een modellastenboek voor een archiefbeheersysteem. De werkgroep werkte een datamodel uit dat conform was aan de internationale archiefstandaarden.

In 2013 besloten Beveren, Dendermonde, Gent, Halle, Londerzeel en Ninove nog een stap verder te zetten en op basis van het gemeenschappelijke lastenboek samen een archiefbeheersysteem te ontwikkelen. Bij voorkeur kon dit ook ter beschikking worden gesteld van andere lokale besturen. In 2015 sloegen piva eGov, Stad en OCMW Gent en de Nederlandse firma DEVENTit de handen in elkaar voor de ontwikkeling van een ABS.

De gemeenten Beveren, Dendermonde, Halle, Londerzeel en Ninove werden actief betrokken in het uittesten van het ABS, en zijn ook pilootgemeenten om het ABS effectief te implementeren. Piva eGov zal ervoor zorgen dat ook de andere lokale besturen volwaardig kunnen participeren.

Poortwachter voor alle informatie

Het ABS is een poortwachter waar alle informatie passeert die voor korte- en langetermijnbewaring is bedoeld, zowel analoog als digitaal. Dit maakt het mogelijk dat informatie efficiënt en eenvoudig kan worden beheerd en ontsloten. Het is bovendien de sleutel voor de verdere noodzakelijke automatisering.

Het ABS automatiseert daarnaast alle archiefprocessen die toelaten om geautomatiseerd te werken. Zoals het verwerken van overdrachten, het opnemen van schenkingen, het uitvoeren van de selectie voor vernietiging, het beheren van het depot, enzovoort. Digitale documenten passeren ook beter via het ABS dankzij een makkelijke overdrachtsprocedure en een link met een digitaal depot.

Het ABS zal ervoor zorgen dat de Oost-Vlaamse burger via een publieksomgeving toegang krijgt tot de archiefdocumenten van zijn of haar gemeente. Dit zal de zichtbaarheid en transparantie van de Oost-Vlaamse lokale besturen aanzienlijk verhogen.

En de toekomst?

Dit archiefbeheersysteem van en voor lokale besturen heeft een lange rit achter de rug, maar ziet de finish wenken. In het voorjaar van 2019 zullen de meeste functionaliteiten opgeleverd zijn. Binnenkort start piva eGov met het aansluiten van de pilootgemeenten. De andere deelnemende lokale besturen worden in de eerste helft van 2019 aangesloten. De finishlijn is echter geen eindpunt, maar vormt de start van een efficiënter, effectiever en kwaliteitsvoller informatiebeheer bij de Oost-Vlaamse besturen.

Bron: piva eGov

Foto: Carine Goossens van gemeente Beveren over het waarom van een/het archiefbeheersysteem. (c) piva eGov