Algemene principes 

Elke organisatie, zoals bijvoorbeeld een vzw, beschikt doorgaans over een aantal standaard, soms verplichte, verzekeringen. Bijvoorbeeld een aansprakelijkheidsverzekering (BA vzw) voor schade veroorzaakt aan derden, of een brandverzekering voor schade aan het gebouw (en de inboedel) waarin de organisatie gehuisvest is als eigenaar of als huurder. Deze verzekeringen worden in dit onderdeel niet verder behandeld. Doe hiervoor beroep op een verzekeringsmakelaar, of win informatie in bij Assuralia, de koepel van de Belgische verzekeringssector. 

Naast deze standaard verzekeringen kunnen collectiebeherende organisaties ook hun collectiestukken verzekeren.

Collectiestukken verzekeren

Beleid

Het is belangrijk om als collectiebeherende organisatie een beleid te ontwikkelen over het verzekeren van de eigen collecties. In dit geschreven beleid bepaalt de organisatie of er collectiestukken verzekerd moeten worden, en tegen welke risico’s. 

Risico's

Om collecties of collectiestukken te verzekeren, kan je naargelang het te verzekeren risico verschillende verzekeringen afsluiten: 

• tegen calamiteiten zoals brand, storm- en waterschade en andere natuurrampen; 
• tegen diefstal of vandalisme;
• in het kader van bruiklenen (transport) en tentoonstellingen (zie lager). 

Een erfgoedorganisatie die collecties beheert kan een specifieke verzekering afsluiten voor bv. schade aan collectiestukken (en de potentiële conserveringskosten in geval van schade) of voor vandalisme en diefstal van collectiestukken.

Een standaard brand- of diefstalverzekering volstaat niet om collectiestukken van hoge waarde te verzekeren, omdat er limieten staan op de verzekerde waarde van objecten en er diverse vrijstellingen kunnen gelden. Daarom worden hiertoe polissen op maat aangeboden door gespecialiseerde (kunst)verzekeraars. De premie is afhankelijk van de gewenste waarborg, de beveiliging van het risico en de aard van de te verzekeren stukken. 

Werkwijze

Om de verzekering af te sluiten moet de erfgoedorganisatie relevante gegevens voor de verzekeraar verzamelen in een inventaris, en de verzekeraar informatie verstrekken over zaken zoals de beveiligingsmaatregelen (diefstalpreventie) en het calamiteitenplan. Om collectiestukken te verzekeren moet de verzekeraar ook actuele waardebepalingen voor alle te verzekeren objecten ontvangen. Deze waarde wordt vastgelegd op basis van een voorafgaand expertiseverslag, opgesteld door een kunstexpert aanvaard door de verzekeraar. De premiebepaling is immers altijd maatwerk. 

Bewaar zorgvuldig het schriftelijk bewijs van de verzekering en controleer of alle gegevens juist zijn. Beveilig deze verzekeringsgegevens en houd controle op de toegang tot deze gegevens: ze bevatten vertrouwelijke informatie zoals waardebepalingen en beveiligingsmaatregelen. 

Bruiklenen en tentoonstellingen verzekeren

De meeste schadegevallen aan collectiestukken gebeuren tijdens transporten. Daarom moeten stukken die in bruikleen worden gegeven aan een erfgoedorganisatie door de bruikleennemer verzekerd worden. Bruiklenen ‘van nagel tot nagel’ verzekeren kan een behoorlijke hap uit het tentoonstellingsbudget betekenen. Cultuurloket biedt in haar kennisbank uitgebreide info aan over het verzekeren van kunstwerken bij bruiklenen en tentoonstellingen.  

Staatswaarborg voor grote tentoonstellingen

Om hoge verzekeringskosten van grote tentoonstellingen te vermijden biedt de Vlaamse overheid een staatswaarborg aan die de mogelijke schade 'van nagel tot nagel' en alle risico's dekt bij inkomende bruiklenen voor tijdelijke tentoonstellingen met een internationale uitstraling, de zgn. indemniteitsregeling. Meer informatie hierover staat op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Bruikleenverzekeringen en de indemniteitsregeling worden verder behandeld in het onderdeel bruiklenen.

Meer lezen

• Spectrum 5.0, Verzekering en indemniteit (procedures) 
• Cultuurloket, Verzekeren van tentoonstelling van kunstwerken
• Dep. CJM, Indemniteitsdecreet