Inkomende en uitgaande bruiklenen

Een bruikleen heeft altijd een begin- en einddatum en een specifiek doel – denk bijvoorbeeld aan een tentoonstelling, onderzoek, restauratie of immaterieel-erfgoedpraktijk. Met collectiemobiliteit valoriseer je niet alleen jouw collectiestukken en/of die van de ander, je bouwt ook een institutioneel en persoonlijk netwerk uit.
Dé cruciale factor is vertrouwen tussen bruikleengever en bruikleennemer: die band berust op kennis over de ontvangende organisatie en haar doel, heldere communicatie en duidelijk afgesproken rechten en plichten. Zo'n vertrouwensband opbouwen met een partij waarmee je nog niet eerder samenwerkte vraagt natuurlijk tijd. Bovendien zijn er bij bruikleenverkeer wettelijke en administratieve verplichtingen, ethische en ecologische vraagstukken om rekening mee te houden. Kortom: begin er tijdig aan!
Het bruikleenbeleid en de procedures van je instelling
Elke organisatie bepaalt (in haar collectiebeleidsplan) zelf de voorwaarden, criteria, procedures, rollen en beslissingsbevoegdheden voor uitgaande en inkomende bruiklenen. De ene voert een actief bruikleenbeleid, de andere krijgt er slechts sporadisch mee te maken. In SPECTRUM vind je de minimumvereisten en standaardprocedures voor erkende collectiebeherende organisaties terug. Die bieden jou als collectiebeheerder of registrar veel houvast, maar pas ze vooral aan op maat van jouw organisatie en collectie.
- SPECTRUM-procedure uitgaande bruikleen (objecten uitlenen)
- SPECTRUM-procedure inkomende bruikleen (objecten lenen)
De bruikleenovereenkomst
De bruikleengever en bruikleennemer leggen, na goedkeuring van de aanvraag, hun wederzijdse rechten en plichten vast in een overeenkomst. De bruikleen is in principe een overeenkomst 'om niet', dus zonder tegenprestatie of vergoeding (is die er wel, dan gaat het volgens de wetgeving om huur).
Als basis kan je een model gebruiken, maar bekijk samen met een jurist (intern of extern) of er aanvullingen en wijzigingen nodig zijn voor jouw instelling en specifieke situatie. Herhaal dit proces minstens elke beleidsperiode, want beslissingsbevoegdheden en andere parameters wijzigen.
- Model bruikleenovereenkomst Cultuurloket
- Voorwaarden uitgaande museale bruikleen Contour Law
- Voorwaarden inkomende museale bruikleen Contour Law
- Voorbeeld bruikleenovereenkomst STAM - Stadsmuseum Gent
- Voorbeeld bruikleenovereenkomst Collectie Hasselt
Administratieve en juridische verplichtingen
Afhankelijk van de aard en waarde van de stukken en/of de grenzen die overschreden worden, kan extra regelgeving van kracht zijn en ben je mogelijk verplicht om een melding te maken of een vergunning aan te vragen. Transportbedrijven zijn doorgaans goed op de hoogte en kunnen je ontzorgen. Toch is het belangrijk om tijdig na te gaan wat je verantwoordelijkheden zijn en hoelang een aanvraagprocedure duurt.
Formaliteiten bij de invoer van cultuurgoederen
-
Buitenlandse musea vragen steeds vaker om een 'letter of comfort' waarin wordt bevestigd dat geleende kunstwerken niet in beslag genomen kunnen worden tijdens tijdelijke tentoonstellingen. In Vlaanderen levert de Vlaamse minister van Cultuur de attesten voor vrijwaring van inbeslagname (immunity from seizure) af, op voordracht van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Informatie en voorwaarden vind je hier.
-
Bij tijdelijke invoer − zoals een bruikleen voor een tentoonstelling − betaal je in principe geen invoerrechten, maar er zijn voorwaarden aan verbonden. Bij definitieve invoer − langdurige bruikleen, schenking of aankoop − kan je als erkend museum een definitieve vrijstelling van invoerrechten en btw bekomen. Ook hier dien je heel wat voorwaarden in acht te nemen. Hoe vraag je de vrijstelling van invoerrechten en btw aan bij de douane? Uitleg, een concrete workflow voor inkomende (tijdelijke of langdurige) bruiklenen, sjablonen en het adres van de contactpersoon voor Nederlandstalige dossiers vind je hier.
- Model verbintenis definitieve invoer
- Model verbintenis tijdelijke invoer
- Douaneformaliteiten voor bruikleenverkeer met landen buiten de EU (‘derde landen’) - workflow voor inkomende bruikleen
Formaliteiten bij de uitvoer van cultuurgoederen
- Sinds 2008 is er een EU-wijde vergunningsplicht voor de uitvoer van cultuurgoederen buiten de EU, zowel voor definitieve als tijdelijke uitvoer. De verordening omvat vijftien categorieën, waarbij de vergunningsplicht afhankelijk is van de leeftijd en waarde van het cultuurgoed. Niet voor elk cultuurgoed is dus een vergunning nodig. Meestal vraagt de transportfirma die ook instaat voor de douaneformaliteiten de vergunning aan.
- Gaat het om een topstuk dat is opgenomen op de Vlaamse Topstukkenlijst óf voldoet aan de criteria zeldzaam en onmisbaar? Dan is een toelating nodig om het buiten Vlaanderen te brengen. Lees dus zeker verder op deze pagina.
- Bij uitgaande bruikleen is het aan het ontvangende museum en/of de transportfirma om informatie te verstrekken over de douaneformaliteiten van dit land.
Regels rond specifieke objecten en materialen
-
Gaat het om een wilde planten- of diersoort? Is er een component in ivoor? Bevat het stuk plantaardig of dierlijk materiaal (schildpad, hoorn, tanden, been, hout, leder, bont, schelpen, koraal ...) dat werd verwerkt na 1947? Kijk dan goed na of de soort in kwestie beschermd is volgens de CITES-wetgeving en informeer je over de nodige stappen.
-
Bevat de bruikleen (vuur)wapens, dan is de Belgische wapenwetgeving van kracht, zowel binnen je eigen instelling als daarbuiten.
-
Bevat de bruikleen asbest, volg dan de aanbevelingen op deze pagina. Een gelijkaardige houding is warm aan te bevelen voor andere vormen van gevaarlijk erfgoed (toxische stoffen, radioactief materiaal ...).
-
Een toelating voor uitzonderlijk vervoer kan nodig zijn wanneer de objecten die de weg op gaan bijzonder groot of zwaar zijn en niet in een standaard voertuig passen.
Ethische kwesties
Bestaan er twijfels over de authenticiteit of de herkomst van de stukken? Zijn er (mogelijk) schadelijke stoffen of andere gezondheidsrisico’s aanwezig in de objecten? Gaat het om menselijke of dierlijke resten of is er sprake van andere beladen thema’s? Voer indien nodig en haalbaar bijkomend onderzoek uit. Weeg dan samen met je collega’s grondig af of een (inkomende of uitgaande) bruikleen wenselijk is. Zo neen, communiceer hierover transparant met de andere partij. Zo ja, onderneem gepaste acties, zoals hierboven voor asbest.
Behoud en beheer van bruiklenen
Hoe groter de waarde van de geleende goederen, des te strenger het beoordelingsproces en de voorwaarden vanuit de bruikleengever zullen zijn. Neem voldoende tijd om hierover met elkaar te communiceren en vertrouwen op te bouwen.
Om de bruikleenaanvraag en de risico’s voor de collectiestukken te kunnen beoordelen, kan de bruikleengever op voorhand bepaalde informatie opvragen bij de (kandidaat-)bruikleennemer over de omstandigheden waarin het stuk gebruikt zal worden. Dat kan in de vorm van metingen gebeuren of door middel van een uitgebreider faciliteitenrapport, waarvoor de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed een eenvoudig model beschikbaar stelt en de UK Registrars Group een uitgebreider model met supplementen.
De bruikleengever kan voorts bepaalde bewaaromstandigheden als voorwaarde opnemen in de bruikleenovereenkomst, vergezeld van de te nemen stappen als die niet gehaald worden en mogelijke gevolgen. Kopieer als bruikleengever niet letterlijk richtlijnen uit de literatuur, maar vraag dezelfde omgevingscondities waaraan het object doorgaans wordt blootgesteld. Informatie over de belichtingsdosis, het binnenklimaat, beveiliging en calamiteitenplanning lees je elders op deze Erfgoedwijzer.
Verzekering en indemniteit
Als bruikleennemer moet je ‘als een voorzichtig en redelijk persoon’ zorgen voor het geleende goed. Om je eigen organisatie − en indirect ook de bruikleengever − in te dekken tegen onverwachte risico’s gedurende de bruikleenperiode, ben je (in de museumsector) doorgaans verplicht om een nagel-tot-nagelverzekering af te sluiten. Vraag de bruikleengever om een actuele verzekeringswaarde per geleend stuk. Het conditierapport voor en na elk transport dient als bewijs voor aansprakelijkheid. Voor meer nuttige informatie kan je terecht bij Cultuurloket.
Voor zeer grote internationale tentoonstellingen in Vlaanderen die aan bepaalde voorwaarden voldoen, heeft de Vlaamse overheid een indemniteitsregeling. Ook verschillende andere landen bieden trouwens een gelijksoortige regeling aan, mocht jouw collectiestuk pronken op een grote tentoonstelling in het buitenland.
Ecologisch verantwoorde collectiemobiliteit
Er bestaan een aantal richtlijnen en tools die de ecologische impact van je bruikleenverkeer kunnen helpen verminderen:
- Het Bizot Green Protocol (versie 2023) en de Klimaatverklaring voor erfgoedorganisaties (2023)
- Gallery Climate Coalition Carbon Calculator
- Koerier of geen koerier? Beslissingsboom en checklist voor duurzamer koerieren (verwacht 2025)
Deze pagina kwam tot stand in samenwerking met collega's Henrike Radermacher, Anne Milkers en Julie Lambrechts.
Met dank aan Benny Bergmans (FOD Financiën – Algemene Administratie Douane & Accijnzen) en de collectiebeheerders van de landelijke en bovenlokale musea in Vlaanderen die informatie deelden en meewerkten aan een of meerdere bijlagen. In het bijzonder: Karolien De Clippel (Modemuseum Hasselt), Christine De Weerdt en Lars De Jaegher (STAM), Sam Hendriks (FOMU), Frances Berry (S.M.A.K.), Veerle De Meester en Fleur van Paassen (KMSKA), Claire Baisier en Marina Christiaens (Musea en Erfgoed Antwerpen), Charlotte Bouteligier (Musea Brugge), Els Veraverbeke (Musea Ieper), Isabelle Van den Broeke en Goedele Pulinx (M Leuven), Anke Kesters en Marthe Lemmens (Collectie Vlaamse Gemeenschap), Veerle Meul (Middelheimmuseum), Jan Devree (M HKA), Bart Demarsin (Gallo-Romeins Museum) en Patrick Allegaert (voorzitter Vlaams Museumoverleg).