FARO publiceert handboek digitaliseren

Op Informatie aan Zee 2011 stelde FARO het Handboek documenten digitaliseren. Technische aspecten en kwaliteitseisen voor. Het handboek kan als PDF gedownload worden via de FARO-website.  

Het handboek vloeit voort uit het cursustraject Digitaliseren en digitaal archiveren. Een van de cursussen uit dit traject (module 2) spitst zich toe op de technische kant van het digitaliseren van documenten. Het cursusmateriaal van deze module werd gebundeld, uitgebreid en geactualiseerd.
 
Onder 'documenten' verstaan we alles wat tweedimensionaal is (Eng: still image) en omvat niet alleen dossiers en boeken, maar ook foto’s, kaarten, lijntekeningen, dia’s, glasnegatieven … Schilderijen en microfilms blijven buiten beschouwing. We kozen bewust voor het online plaatsen van het handboek en niet voor een papieren uitgave. Een digitaal handboek kan sneller geüpdatet worden én het laat ons toe om op een vlotte manier kennis te verspreiden bij een grote groep geïnteresseerden. Op deze wijze willen we op een snelle en toegankelijke manier tegemoet komen aan de vraag naar informatie over digitaliseren.
 
Waar gaat dit boek over? We doorlopen het volledige digitaliseringsproces. Elke stap wordt uitgelegd. Wanneer er verschillende mogelijkheden zijn, geven we aan in welke situatie u best welke mogelijkheid kiest. De onderwerpen die we behandelen zijn:
  • Hoe ga ik op een veilige manier om met mijn analoge originelen?
  • Wat voor toestellen koop ik?
  • Hoe kalibreer ik mijn toestel?
  • Welke instellingen kies ik?
  • Welke bewerkingen voer ik uit op mijn scans?
  • Wat voor bestandsformaten en compressiealgoritmen gebruik ik best (niet)?
  • Hoe controleer ik de kwaliteit?
  • Welke programma’s heb ik nodig?
  • Hoe ken ik bestandsnamen toe?
  • En nog veel meer…
Deze kennis is niet alleen nuttig wanneer u zelf begint met digitaliseren. Ook bij het uitbesteden is een grondige kennis van digitaliseren nodig. Het handboek laat toe een goed bestek op te stellen en inhoudelijk te discussiëren met digitaliseringsfirma’s. 
 
Het handboek bevat verder een uitgebreide bijdrage van Inge Moris en Bart Thoelen van het Stadsarchief Leuven. Zij beschrijven het Itinera Nova-project.  Dit project digitaliseert de registers van de Leuvens Schepenbank. Hun bijdrage beschrijft de keuzes die men maakte, de problemen die men ondervond en hoe men deze problemen heeft opgelost. Er is eveneens een bijdrage van Griet Kockelkoren (FARO vzw) en Guy De Witte (De Zilveren Passer bvba). Zij bespreken hoe men op een veilige manier omgaat met de analoge stukken. Werken met historische documenten vereist immers een zekere voorzichtigheid. De stukken mogen de scanstudio zeker niet beschadigd verlaten.
 
Op zoek naar nog meer informatie over digitaliseren? Het handboek bevat een selectie van toonaangevende websites en publicaties, evenals een volledige bibliografie van de geraadpleegde literatuur en websites. De selectie websites en publicaties bevat eveneens verwijzingen naar informatiebronnen over de niet-technische aspecten van digitaliseren zoals projectmanagement, auteursrecht … Verder bevat het handboek een uitgebreide lijst met websites uit binnen- en buitenland waarop gedigitaliseerde documenten gepubliceerd zijn, van de Westhoek tot in Tokyo.
 
Tot slot bevat het handboek verschillende handige checklists voor de aankoop van een scanner, de kwaliteitseisen van uw scans, een lijst met digitaliseringsfirma’s… Hierin worden de verschillende elementen opgesomd die u best vermeld in een lastenboek. Per element worden ook de verschillende (volgens ons zinvolle) mogelijkheden opgesomd. 
 
Met dit handboek komt FARO tegemoet aan de vraag om accurate, technische informatie over digitaliseren. We zetten zowel een stap omhoog als een stap vooruit: hogere kwaliteit door gebruik te maken van de nieuwste technologie en de recentste wetenschappelijke inzichten.
Jeroen Poppe