Het is geen geheim dat de Baltische staten voorlopers zijn op het vlak van informatietechnologie en het beheren van digitale informatie. Dit werd in Estland vertaald naar een nieuwe Archiefwet die op 1 januari 2012 in werking is getreden.

De vorige Archiefwet was nog maar een decennium oud toen de Estse overheid in 2008 besliste om een nieuwe archiefwet te maken. De reden hiervoor was drieledig. Eerst en vooral is er de snel evoluerende informatietechnologie, de vooruitgang van de uitwisseling en opslag van elektronische informatie en het internet. Daarnaast speelt ook de invloed van voorgaande evoluties op de traditionele opvattingen over de archiefwerking en dienstverlening een grote rol. En tot slot was de Archiefwet van 1998 veel te gedetailleerd uitgewerkt waardoor ze telkens bij veranderende omstandigheden moest worden aangepast.

Het resultaat is een korte en duidelijke wettekst (amper drie pagina’s) die enkel opneemt wat “unavoidable and necessary” is. De wet is thematisch gestructureerd volgens de belangrijkste functies van het archiefwerk: informatiebeheer vooraleer het wordt overgedragen aan een publiek archief, de selectie van documenten, de overdracht, bewaring en het gebruik van de documenten. Er is een Engelstalige versie van de Archiefwet beschikbaar.

In het laatste jaarboek van het National Archief van Letland zit, van pagina 15 tot 23, een Engelstalige tekst die de totstandkoming, de scope van de wet en de functies van de publieke archieven in de wet beschrijft. Lectuur van deze tekst beveel ik u zéér warm aan, er staat interessante en innoverende informatie in, over onder meer de rol van het Nationaal Archief, de selectie of de bewaartermijnen.

Vanuit mijn perspectief onthoud ik dat deze Archiefwet het concept Publieke archieven hanteert. Het gaat verder dan het juridische statuut van het archief als overheidsarchief. Onder dit concept worden ook alle collecties van documenten met een culturele en historische waarde begrepen. De wet voorziet dat sommige instellingen zoals musea, bibliotheken, onderwijs - en wetenschappelijke instellingen, die collecties van documenten met een culturele en historische waarde bezitten, de functies van een publiek archief in gebieden ordenen, preserveren en toegangen uitoefenen. Deze Archiefwet heeft geen impact op de activiteiten van private archieven, maar: “it creates an opportunity for providing an owner of valuable private documents with support from the national budget to arrange, describe and preserve these documents”. Goed bezig, die Esten.